Ein neuer Vergleich von 10 BCD-Kunden aus dem Life-Sciences-Bereich zeigt, wie sich die Berichterstattung über Werttransfer (Transfer of Value, ToV) weiterentwickelt, wobei die Komplexität jedoch weiterhin besteht. Die ToV-Berichterstattung ist ein etablierter Prozess in der Life-Sciences-Branche, mit dem Zahlungen oder Wertübertragungen an medizinische Fachkräfte (Healthcare Professionals, HCPs) – wie beispielsweise Reisekosten, Tagungen oder Beratungshonorare – erfasst werden. In vielen Märkten ist dies eine gesetzliche Vorschrift und ein entscheidender Bestandteil für den Nachweis von Transparenz und Compliance. Da Reisen und Tagungen zunehmend globaler werden, geht es nicht mehr darum, ob eine ToV-Berichterstattung erforderlich ist. Vielmehr geht es darum, wie effektiv sie system-, regionen- und teamübergreifend unterstützt wird. Die Anforderungen sind zwar klar, doch die Umsetzung ist alles andere als einfach. Genau hier häufen sich Berichtsrisiken, Prüfungsrisiken und manueller Aufwand.
Eine aktuelle Vergleichsstudie unter 10 globalen Life-Sciences-Unternehmen zeigt deutliche Fortschritte in drei Bereichen:
- Klarere Verantwortlichkeiten für die ToV-Verantwortung
- Strukturiertere Governance
- Verstärkte Automatisierung
Dies unterstreicht zudem eine bekannte Tatsache: Die ToV-Berichterstattung stützt sich nach wie vor auf fragmentierte Daten, mehrere Systeme oder Prozesse sowie eine enge funktionsübergreifende Koordination. Der Weg führt hin zu Konsistenz und Vertrauen in einem komplexen Umfeld.
Die Compliance-Abteilung ist für ToV verantwortlich. Die Umsetzung erfolgt gemeinsam.
Im heutigen Umfeld wird die Governance immer klarer. Über den gesamten Benchmark hinweg:
- 9 von 10 Unternehmen weisen die Verantwortung für die ToV-Berichterstattung dem Compliance-Bereichzu
- 1 von 10 weist die Zuständigkeit dem Einkauf zu
Die Erfassung der für die ToV-Berichterstattung erforderlichen Daten erstreckt sich über mehrere Teams und Systeme: Reise, Tagungen, Spesen und Finanzen. Jedes davon ist für einen Teil des Gesamtbildes zuständig.
Hier zeigt sich die Komplexität am deutlichsten
Wenn Reisen und Tagungen über voneinander getrennte Anbieter oder Plattformen verwaltet werden, wechseln Unternehmen, die bei der Compliance führend sind, zu Partnern, die eine einheitliche Datenerfassung bereits bei der Buchung und Durchführung unterstützen können. Denn wenn Daten frühzeitig strukturiert werden, wird das Berichtswesen weniger manuell, weniger reaktiv und zuverlässiger.
Hybride Modelle und teilweise Automatisierung sind die Norm
Die meisten Unternehmen im Benchmark (6 von 10) arbeiten nach einem hybriden Modell: globale Aufsicht bei regionaler Verwaltung. Dies spiegelt die Realität globaler Vorschriften, lokaler Marktnuancen und unterschiedlicher operativer Reife wider. Das gleiche hybride Muster zeigt sich auch im Technologiebereich: 8 von 10 Unternehmen geben an, über teilweise automatisierte Prozesse zu verfügen, während 2 weiterhin auf eine manuelle Konsolidierung mittels Tabellenkalkulationen und Uploads setzen.
Viele Programme zwingen die Reisekostenabrechnung nicht auf eine einzige Plattform. Stattdessen konzentrieren sie sich darauf, das Ökosystem ineinandergreifen zu lassen. Integrierte Reise- und Tagungslösungen, die speziell für die Life-Sciences-Branche entwickelt wurden, können dabei helfen, Datenfelder zu standardisieren, Identifikatoren abzustimmen und den Datenfluss zwischen den Systemen zu automatisieren. Dadurch wird der manuelle Aufwand reduziert und gleichzeitig regionale Flexibilität ermöglicht. Das Ziel ist nicht die Zentralisierung, sondern einheitliche Datenstandards bei dezentraler Umsetzung.
Die Datenkonsistenz bleibt eine große Herausforderung bei der Berichterstattung
Bei reisebezogenen Ausgaben gibt es nach wie vor kein dominantes Erfassungssystem. Die Hälfte der Befragten gab an, dass dies je nach Ausgabentyp variiere, während andere sich hauptsächlich auf TMC-Rechnungen, Spesenabrechnungsdaten oder eine Kombination verschiedener Quellen stützen. Dies führt zu anhaltenden Abweichungen bei der Erfassung und Berichterstattung von Daten in den verschiedenen Unternehmen. Diese Inkonsistenzen werden durch die Vielzahl der Systeme verstärkt, die zur ToV-Berichterstattung beitragen, darunter Konferenzplattformen, Reisesysteme, Spesenabrechnungs-Tools und Daten aus Firmenkreditkarten. Dies erhöht den Abstimmungsaufwand und das Berichtsrisiko, insbesondere bei engen Berichtsfristen und strenger behördlicher Kontrolle.
Die größte Chance liegt nicht in der Berichterstattung, sondern in der vorgelagerten Datengestaltung.
Der effektivste Weg, die Komplexität der Berichterstattung zu reduzieren, besteht darin, das Datendesign bereits in einer früheren Phase des Prozesses zu verbessern. Programme, die erforderliche Datenfelder in Buchungs- und Registrierungsabläufe integrieren – insbesondere im Reise- und Tagungsbereich –, können Abweichungen bereits an der Quelle reduzieren. Genau dort hat die Standardisierung die größte Wirkung und lassen sich Risiken am einfachsten kontrollieren.
Was als Nächstes kommt: intelligentere Automatisierung, nicht nur mehr Automatisierung
In den nächsten 12 bis 24 Monaten plant die Hälfte der Unternehmen, die Automatisierung auszuweiten. Andere erwarten kurzfristig keine größeren Veränderungen, und nur sehr wenige streben völlig neue Systeme an. Anstelle einer groß angelegten Transformation legen die Unternehmen den Schwerpunkt auf eine konsistentere Datenerfassung, eine bessere systemübergreifende Integration und einen besseren Einblick in die Programmleistung.
Die Fortschritte werden bewusster – und realistischer. Dazu gehören auch Benchmarking und Analysen, die den Teams helfen, Lücken zu identifizieren und festzustellen, wo Verbesserungen die größte Wirkung erzielen.
Wichtigste Erkenntnis
Die ToV-Berichterstattung in den Life Sciences verbessert sich zwar, ist aber nach wie vor komplex. Die meisten Unternehmen arbeiten mit geteilter Zuständigkeit, mehreren Systemen und teilweiser Automatisierung. Die Chance besteht nicht darin, die Landschaft zu vereinfachen. Vielmehr geht es darum, mehr Klarheit, Abstimmung und Konsistenz in den Datenfluss zu bringen. Wenn Reise- und Tagungsprogramme unter Berücksichtigung der Compliance gestaltet werden, kann dies helfen:
- den manuellen Aufwand zu reduzieren
- die Datenkonsistenz zu verbessern
- das Vertrauen in die Berichterstattung zu stärken
Bei ToV geht es nicht um ein einzelnes System. Es geht darum, das gesamte Ökosystem so zu gestalten, dass es klar, konsistent und unter Einhaltung der Vorschriften zusammenarbeitet.
So unterstützt BCD Unternehmen aus dem Life-Sciences-Bereich
Bei BCD Travel arbeitet unser Life Sciences Center of Excellence mit Unternehmen zusammen, um Reise-, Tagungs- und Datenökosysteme aufeinander abzustimmen – und so sicherzustellen, dass die ToV-Berichterstattung in jeder Phase der Reise unterstützt wird, und zwar durch:
- Integrierte Lösungen für Reisen und Tagungen
- Strukturierte Datenerfassung bereits bei der Buchung
- Beratung und Benchmarking-Kompetenz
Wir helfen Unternehmen aus dem Life-Sciences-Bereich dabei, mehr Klarheit, Konsistenz und Vertrauen in ihre ToV-Programme zu gewinnen. Denn in einem komplexen, regulierten Umfeld entsteht Erfolg nicht durch die Vereinfachung der Rahmenbedingungen.
Er entsteht dadurch, dass wir gemeinsam dafür sorgen, dass es funktioniert. Von Grund auf offen konzipiert.
Fragen und Antworten: Berichterstattung zur Wertübertragung
Die ToV-Berichterstattung erfasst Zahlungen oder Wertübertragungen an medizinische Fachkräfte (HCPs), wie beispielsweise Reisekosten, Tagungsgebühren oder Beratungshonorare. Sie ist in vielen Märkten gesetzlich vorgeschrieben und ein wesentlicher Bestandteil der Transparenz und Compliance in der Life-Sciences-Branche.
Weil die Umsetzung von mehreren Systemen, Teams und Datenquellen abhängt. Reise-, Besprechungs-, Spesen- und Finanzsysteme erfassen jeweils nur einen Teil der Daten. Ohne einheitliche Strukturen und Integration müssen Unternehmen die Informationen manuell zusammenführen und abgleichen – was Risiken und Ineffizienz mit sich bringt.
Das größte Risiko sind inkonsistente Daten. Abweichungen bei der Erfassung von HCP-Identifikatoren, der finanziellen Zuordnung und den Veranstaltungsdetails können zu Folgendem führen:
- Fehler in der Berichterstattung
- Erhöhtem Abstimmungsaufwand
- Erhöhtem Risiko bei Prüfungen
Nicht unbedingt. Die meisten Unternehmen arbeiten in hybriden Umgebungen, und ein Austausch der Systeme ist nicht immer praktikabel. Führende Programme konzentrieren sich stattdessen auf:
- die Gewährleistung einer einheitlichen Datenerfassung an der Quelle
- die Angleichung von Datenstandards
- die Integration von Systemen
Konzentrieren Sie sich auf die Datenerfassung bereits bei der Buchung oder Registrierung. Durch die frühzeitige Einbindung von Pflichtfeldern (z. B. HCP-Kennungen, Veranstaltungs-IDs, Kostenstellen) im Prozess wird der manuelle Aufwand in den nachfolgenden Schritten reduziert und die Genauigkeit der Berichterstattung verbessert.
Es geht nicht nur darum, mehr Automatisierung hinzuzufügen – es geht darum, bestehende Systeme miteinander zu vernetzen, damit Daten konsistent zwischen ihnen fließen. Eine effektive Automatisierung reduziert den manuellen Konsolidierungsaufwand und unterstützt gleichzeitig die regionale Flexibilität.
Indem sie ihr Programm mit dem von anderen Unternehmen vergleichen und Folgendes bewerten:
- Transparenz hinsichtlich der Berichtsleistung und bestehender Lücken
- Datenkonsistenz systemübergreifend
- Umfang der erforderlichen manuellen Eingriffe
- Stärke der Integration zwischen den Bereichen Reisen, Tagungen und Finanzen