Störungen kennen keine Saison. Hurrikansaison, Unwetter, geopolitische Ereignisse, Arbeitskämpfe und Lieferengpässe können die Anpassungsfähigkeit eines Reiseprogramms schnell auf die Probe stellen.
Viele verwaltete Reiseprogramme wurden unter der Annahme vorhersehbarerer Bedingungen konzipiert. Heute müssen Reiseverantwortliche Veränderungen als betriebliche Realität einkalkulieren – und nicht als Ausnahme. Art, Zeitpunkt und Ort von Störungen können sich ändern, doch die Frage bleibt dieselbe: Wenn morgen eine Störung eintreten würde, wie gut wäre Ihr Reiseprogramm darauf vorbereitet, darauf zu reagieren?
Es scheint, als seien Geschäftsreiseprogramme und -richtlinien auf ein Modell ausgerichtet, in dem die Lage vorhersehbar war – doch das trifft schon lange nicht mehr zu. Heute müssen Unternehmen davon ausgehen, dass Störungen an der Tagesordnung sind, und ihre Programme entsprechend gestalten. Ein widerstandsfähiges Reiseprogramm entsteht nicht erst während einer Krise, sondern muss bereits im Vorfeld aufgebaut werden.
Amy Dalton
Senior Vice President, Regional, bei BCD
Ein Fünf-Schritte-Rahmenkonzept für die Vorbereitung von Reiseprogrammen
Bei Resilienz geht es nicht darum, auf jedes mögliche Szenario eine perfekte Antwort zu haben. Es geht vielmehr darum, die Fähigkeiten, Beziehungen und Prozesse aufzubauen, die Ihrem Unternehmen helfen, auf veränderte Bedingungen zu reagieren. Unternehmen, die besser auf Störungen vorbereitet sind, konzentrieren sich in der Regel auf fünf Bereiche:
- Geschäftliche Ausrichtung und Programmgestaltung
- Flexible Lieferantenstrategien
- Nutzung von Informationen zur Entscheidungsfindung
- Kommunikation mit und Unterstützung von Reisenden
- Kontinuierliche Bewertung und Verbesserungen
Nutzen Sie die folgenden Fragen, um Ihr Programm auf Herz und Nieren zu prüfen und eventuelle Lücken zu identifizieren.
1. Stimmen Sie die Interessengruppen hinsichtlich der Vorsorge aufeinander ab.
Reiseunterbrechungen sind selten nur ein Problem des Reisemanagements. Wenn sich Pläne unerwartet ändern, kann dies Auswirkungen auf die Sicherheit der Reisenden, die Produktivität, die Kosten und die Geschäftskontinuität haben. Ein widerstandsfähiges Programm beginnt mit Klarheit: Wer muss einbezogen werden, wer trifft Entscheidungen und wer ist für die Reaktion verantwortlich?
Die am besten vorbereiteten Unternehmen bringen die Bereiche Reisen, Beschaffung, Personalwesen, Finanzen, Sicherheit und Führung zusammen, um gemeinsame Prioritäten und Zuständigkeiten festzulegen, bevor Störungen auftreten – und nicht erst, wenn die Teams versuchen, diese zu bewältigen.
Stellen Sie sich vor, eine größere Störung betrifft über Nacht Hunderte von Reisenden. Weiß jeder, wer dafür verantwortlich ist, die Situation einzuschätzen, Entscheidungen zu treffen, mit den Reisenden zu kommunizieren und die Reaktion zu koordinieren?
Fragen Sie sich: Verstehen die wichtigsten Beteiligten ihre Rolle, wenn Reisepläne ins Wanken geraten?
2. Bauen Sie Flexibilität in Ihre Lieferantenstrategie ein.
Die Lieferantenstrategie ist einer der am häufigsten übersehenen Faktoren für die Bereitschaft. Unternehmen, die stark von einer begrenzten Anzahl von Lieferanten abhängig sind, können zwar Kosten oder Komplexität reduzieren, doch eine solche Konzentration kann auch Schwachstellen schaffen, wenn Kapazitäten ausfallen, der Service unterbrochen wird oder Arbeitskämpfe auftreten.
Das Ziel besteht nicht darin, bevorzugte Lieferanten aufzugeben. Vielmehr geht es darum, zu wissen, wo man Alternativen hat, wenn ein bevorzugter Lieferant nicht liefern kann. Das könnte bedeuten, alternative Lieferanten zu identifizieren, verfügbare Kapazitäten zu erfassen oder Flexibilität in die Beschaffungsstrategien einzubauen, bevor Reisende diese Alternativen benötigen.
Fragen Sie sich: Wenn ein bevorzugter Lieferant morgen nicht mehr verfügbar wäre, welche realistischen Alternativen hätten Reisende – und wie schnell könnten Sie diese nutzen?
3. Setzen Sie Transparenz in Entscheidungen um.
Zu wissen, was gerade passiert, ist nur der erste Schritt. Resilienz hängt davon ab, zu wissen, was als Nächstes zu tun ist. Reiseprogramme bieten möglicherweise Einblick in den Aufenthaltsort der Reisenden, die Leistung der Anbieter und sich ändernde Bedingungen. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, ob Teams diese Informationen schnell genug miteinander verknüpfen können, um zu ermitteln, wer betroffen ist, Optionen zu bewerten und Maßnahmen zu ergreifen.
Stellen Sie sich eine Störung vor, die mehrere Reiseziele betrifft. Kann Ihr Team betroffene Reisende schnell identifizieren? Kann es die verfügbaren Optionen einschätzen? Können die richtigen Personen auf der Grundlage dieser Informationen handeln?
Das Ziel sind nicht mehr Daten. Es geht darum, die richtigen Informationen in bessere und schnellere Entscheidungen umzusetzen.
Fragen Sie sich: Helfen Ihre Reisedaten Ihrem Team dabei, Maßnahmen zu ergreifen – oder sagen sie Ihnen lediglich, was gerade passiert?
4. Bereiten Sie die Kommunikation mit den Reisenden und deren Betreuung vor.
Wenn es zu Störungen kommt, wollen Reisende nicht wissen, dass Ihr Unternehmen gerade eine Reaktion ausarbeitet. Sie wollen wissen, was sie als Nächstes tun sollen. Die Unternehmen, die Störungen am effektivsten bewältigen, entwickeln nicht erst mitten in einer Krise neue Prozesse. Sie haben bereits Kommunikationsstrukturen, Eskalationswege und Leitfäden für Reisende etabliert. Sie wissen, wie sie kommunizieren werden, wer von ihnen informiert werden muss und welche Unterstützung Reisende erhalten, wenn sich Pläne ändern.
Technologie kann Unternehmen dabei helfen, in großem Maßstab zu kommunizieren. Menschliches Fachwissen ist entscheidend, wenn Situationen komplexer werden, Entscheidungen nicht eindeutig sind oder Reisende zusätzliche Unterstützung benötigen.
Fragen Sie sich: Wenn Ihre Reisenden heute Abend von einer Störung betroffen wären, könnten Sie ihnen dann schnell klare, umsetzbare Anweisungen geben – und ihnen die Unterstützung bieten, die sie benötigen, wenn sich Pläne ändern?
5. Kontinuierlich bewerten und verbessern.
Resilienz ist kein einmaliges Projekt. Ein Programm, das auf die Störung von gestern vorbereitet war, ist möglicherweise nicht auf die von morgen vorbereitet. Durch die regelmäßige Überprüfung der Lieferantenleistung, der Reisendenbetreuung, der Kommunikationseffektivität, der Einhaltung von Richtlinien und der betrieblichen Ergebnisse lassen sich Lücken aufdecken, bevor sie zu Problemen werden.
Die richtigen Prioritäten variieren je nach Organisation. Ein kleineres Programm muss möglicherweise die Kommunikation und die Prozesse zur Sorgfaltspflicht stärken. Ein größeres globales Programm muss sich möglicherweise auf die Lieferantenstrategie, Informationsbeschaffung, Szenarioplanung oder komplexere Reaktionsfähigkeiten konzentrieren.
Wichtig ist es, einen Feedback-Kreislauf zu schaffen: Was hat funktioniert? Wo sind Reisende ins Stocken geraten? Wo fehlten den Teams Informationen oder Handlungsoptionen? Was sollte sich vor der nächsten Störung ändern?
Fragen Sie sich: Wann haben Sie das letzte Mal die Bereitschaft Ihres Reiseprogramms von Anfang bis Ende getestet?
Die Vorbereitung beginnt, bevor es zu einer Störung kommt
Die nächste Störung könnte ein Wetterereignis, ein geopolitisches Problem, eine Lieferengpass – oder etwas sein, das niemand vorhergesehen hat. Sie können nicht kontrollieren, was als Nächstes passiert. Sie können jedoch kontrollieren, wie gut Ihr Reiseprogramm darauf vorbereitet ist, wenn es passiert.
Ein widerstandsfähiges Programm hängt nicht davon ab, jedes Szenario vorherzusagen. Es schafft die Fähigkeit zur Anpassung, indem es die Beteiligten aufeinander abstimmt, Flexibilität bei den Lieferanten schafft, Informationen in Maßnahmen umsetzt, eine klare Kommunikation vorbereitet und kontinuierlich prüft, was funktioniert.
Ist Ihr Reiseprogramm bereit für die nächste Störung?
Sprechen Sie mit BCD und Advito darüber, wo Ihr Programm stark ist, wo möglicherweise Lücken bestehen und welche praktischen Schritte die Bereitschaft verbessern können.
Lassen Sie uns darüber sprechenEin Leitfaden für die Widerstandsfähigkeit von Reiseprogrammen
Unsere neue Ressourcenseite „Leitfaden für die Widerstandsfähigkeit von Reiseprogrammen“ fasst diese Elemente in einem praktischen Rahmenkonzept für Reiseverantwortliche zusammen. Nutzen Sie die Erkenntnisse, um Ihren aktuellen Ansatz auf Herz und Nieren zu prüfen, potenzielle Lücken zu identifizieren und festzustellen, wo zusätzliche Kapazitäten Ihr Programm stärken könnten.