Uma nova comparação entre 10 clientes da BCD no setor de ciências da vida mostra como os relatórios de Transferência de Valor (ToV) estão evoluindo, mas a complexidade persiste. Os relatórios de ToV são um processo bem estabelecido no setor de ciências da vida que acompanha pagamentos ou transferências de valor oferecidos a profissionais de saúde (HCPs), como viagens, reuniões ou honorários de consultoria. Trata-se de uma exigência regulatória em muitos mercados e um elemento essencial para demonstrar transparência e conformidade. À medida que viagens e reuniões se tornam cada vez mais globais, o desafio não é mais se a prestação de contas de ToV é obrigatória. Trata-se de quão eficazmente ele é suportado entre sistemas, regiões e equipes. Embora os requisitos sejam claros, a execução continua longe de ser simples. É aí que se acumulam os riscos de relatórios, a exposição a auditorias e o esforço manual.
Uma análise comparativa recente envolvendo 10 organizações globais do setor de ciências da vida destaca um progresso claro em três áreas:
- Responsabilidade mais clara pela gestão do ToV
- Governança mais estruturada
- Maior automação
Isso também reforça uma realidade já conhecida: os relatórios de ToV ainda dependem de dados fragmentados, de múltiplos sistemas ou processos e de uma estreita coordenação entre as funções. O caminho a seguir é rumo à consistência e à confiança em um ambiente complexo.
A área de conformidade é responsável pelo ToV. A execução é compartilhada.
No ambiente atual, a governança está se tornando mais clara. Em toda a análise comparativa:
- 9 em cada 10 organizações atribuem a responsabilidade pelos relatórios de ToV à área de Conformidade
- 1 em cada 10 atribui a responsabilidade ao departamento de Compras
A coleta dos dados necessários para os relatórios de ToV envolve várias equipes e sistemas: viagens, reuniões, despesas e finanças. Cada um deles é responsável por uma parte do quadro geral.
É aqui que a complexidade se manifesta com mais intensidade
Quando viagens e reuniões são gerenciadas por meio de fornecedores ou plataformas desconexas, as organizações líderes em conformidade estão migrando para parceiros capazes de garantir uma captura consistente de dados no momento da reserva e da execução. Pois, quando os dados são estruturados desde o início, a geração de relatórios se torna menos manual, menos reativa e mais confiável.
Modelos híbridos e automação parcial são a norma
A maioria das organizações no estudo comparativo (6 em cada 10) opera por meio de um modelo híbrido: supervisão global com gestão regional. Isso reflete a realidade das regulamentações globais, das nuances dos mercados locais e dos diferentes níveis de maturidade operacional. O mesmo padrão híbrido se observa na tecnologia, com 8 em cada 10 organizações relatando processos parcialmente automatizados e 2 ainda dependendo da consolidação manual por meio de planilhas e uploads.
Muitos programas não estão forçando a TOV a adotar uma única plataforma. Em vez disso, eles se concentram em fazer com que o ecossistema funcione de forma integrada. Soluções integradas para viagens e reuniões, projetadas especificamente para o setor de ciências da vida, podem ajudar a padronizar campos de dados, alinhar identificadores e automatizar o fluxo de dados entre sistemas, reduzindo o esforço manual e, ao mesmo tempo, permitindo flexibilidade regional. O objetivo não é a centralização, mas padrões de dados consistentes em uma execução descentralizada.
A consistência dos dados continua sendo um grande desafio para a geração de relatórios
Para despesas relacionadas a viagens, ainda não existe um sistema de registro dominante. Metade dos entrevistados afirmou que isso varia de acordo com o tipo de despesa, enquanto outros se baseiam principalmente no faturamento das TMCs, nos dados de despesas ou em uma combinação de fontes. Isso resulta em variações contínuas na forma como os dados são capturados e relatados nas organizações. Essas inconsistências são agravadas pelo número de sistemas que contribuem para os relatórios de ToV, incluindo plataformas de reuniões, sistemas de viagens, ferramentas de despesas e dados de cartões corporativos. Isso aumenta o esforço de reconciliação e o risco dos relatórios, especialmente quando os prazos de entrega são apertados e o escrutínio regulatório é intenso.
A maior oportunidade não está nos relatórios. Está no projeto de dados na fase inicial.
A maneira mais eficaz de reduzir a complexidade dos relatórios é aprimorar o projeto de dados em uma fase inicial do processo. Programas que incorporam campos de dados obrigatórios aos fluxos de trabalho de reserva e registro, especialmente em viagens e reuniões, podem reduzir a variabilidade na fonte. É aí que a padronização tem maior impacto e onde o risco é mais fácil de controlar.
O que vem a seguir: automação mais inteligente, não apenas mais automação
Nos próximos 12 a 24 meses, metade das organizações planeja aumentar a automação. Outras não esperam grandes mudanças no curto prazo, e muito poucas estão buscando sistemas totalmente novos. Em vez de uma transformação em grande escala, as organizações estão priorizando uma captura de dados mais consistente, uma melhor integração entre os sistemas e uma visibilidade mais sólida do desempenho dos programas.
O progresso está se tornando mais deliberado — e mais realista. Isso também inclui análises comparativas e análises de dados que ajudam as equipes a identificar onde existem lacunas e onde as melhorias terão maior impacto.
Conclusão principal
Os relatórios de ToV no setor de ciências da vida estão melhorando, mas ainda são complexos. A maioria das organizações opera com responsabilidade compartilhada, vários sistemas e automação parcial. A oportunidade não está em simplificar o cenário. E sim em trazer mais clareza, alinhamento e consistência à forma como os dados circulam por ele. Quando os programas de viagens e reuniões são elaborados levando em conta a conformidade, isso pode ajudar a:
- Reduzir o trabalho manual
- Melhorar a consistência dos dados
- Aumentar a confiança nos relatórios
No ToV, o progresso não se resume a um único sistema. Trata-se de fazer com que todo o ecossistema funcione em conjunto, de forma clara, consistente e em conformidade com as normas.
Como a BCD apoia organizações do setor de ciências da vida
Na BCD Travel, nosso Centro de Excelência em Ciências da Vida trabalha com organizações para alinhar os ecossistemas de viagens, reuniões e dados — ajudando a garantir que os relatórios ToV sejam apoiados em todas as etapas da jornada, por meio de:
- Soluções integradas de viagens e reuniões
- Captura estruturada de dados no momento da reserva
- Experiência em consultoria e benchmarking
Ajudamos as organizações do setor de ciências da vida a alcançar maior clareza, consistência e confiança em seus programas de ToV. Pois, em um cenário complexo e regulamentado, o sucesso não vem da simplificação do ambiente.
Ele vem de fazer com que tudo funcione — juntos. Aberto por natureza.
Perguntas e respostas: Relatórios de Transferência de Valor
A declaração de ToV rastreia pagamentos ou transferências de valor oferecidos a profissionais da área da saúde (HCPs), como viagens, reuniões ou honorários de consultoria. É uma exigência regulatória em muitos mercados e um elemento essencial para demonstrar transparência e conformidade no setor de ciências da vida.
Porque a execução depende de vários sistemas, equipes e fontes de dados. Os sistemas de viagens, reuniões, despesas e finanças capturam, cada um, uma parte dos dados. Sem estruturas consistentes e integração, as organizações precisam consolidar e reconciliar as informações manualmente — o que gera riscos e ineficiência.
O maior risco são os dados inconsistentes. Variações na forma como os identificadores de profissionais de saúde, a atribuição financeira e os detalhes dos eventos são capturados podem levar a:
- Erros nos relatórios
- Maior esforço de reconciliação
- Maior exposição durante auditorias
Não necessariamente. A maioria das organizações opera em ambientes híbridos, e substituir sistemas nem sempre é viável. Os programas líderes se concentram, em vez disso, em:
- Garantir a captura consistente de dados na fonte
- Alinhar os padrões de dados
- Integrar sistemas
Concentre-se na captura de dados no momento da reserva ou do cadastro. Incorporar campos obrigatórios (por exemplo, identificadores de profissionais de saúde, IDs de eventos, centros de custo) logo no início do processo reduz o trabalho manual nas etapas posteriores e melhora a precisão dos relatórios.
Não se trata apenas de adicionar mais automação — trata-se de conectar os sistemas existentes para que os dados fluam de maneira consistente entre eles. A automação eficaz reduz a consolidação manual, ao mesmo tempo em que mantém a flexibilidade regional.
Comparando seu programa com o de outras empresas do setor e avaliando:
- Visibilidade do desempenho e das lacunas nos relatórios
- Consistência dos dados entre os sistemas
- Nível de intervenção manual necessário
- Força da integração entre viagens, reuniões e finanças