Une nouvelle étude comparative portant sur 10 clients de BCD dans le secteur des sciences de la vie montre comment le reporting des transferts de valeur (ToV) évolue, mais que la complexité demeure. Le reporting ToV est un processus bien établi dans le secteur des sciences de la vie qui permet de suivre les paiements ou les transferts de valeur accordés aux professionnels de santé, tels que les frais de déplacement, les réunions ou les honoraires de conseil. Il s’agit d’une exigence réglementaire sur de nombreux marchés et d’un élément essentiel pour démontrer la transparence et la conformité. À mesure que les déplacements et les réunions s’internationalisent, le défi ne réside plus dans la question de savoir si le reporting ToV est obligatoire. Il s’agit désormais de déterminer dans quelle mesure il est pris en charge efficacement à travers les systèmes, les régions et les équipes. Si les exigences sont claires, leur mise en œuvre reste tout sauf simple. C’est là que s’accumulent les risques liés au reporting, l’exposition aux audits et la charge de travail manuel.
Une récente étude comparative menée auprès de 10 organisations mondiales du secteur des sciences de la vie met en évidence des progrès manifestes dans trois domaines :
- Une responsabilité plus clairement définie en matière de ToV
- Une gouvernance plus structurée
- Une automatisation accrue
Cela confirme également une réalité bien connue : le reporting ToV repose encore sur des données fragmentées, de multiples systèmes ou processus, et une coordination étroite entre les différentes fonctions. La tendance est à la cohérence et à la confiance dans un environnement complexe.
La conformité est responsable du ToV. La mise en œuvre est partagée.
Dans le contexte actuel, la gouvernance se précise. À l’échelle de l’indice de référence :
- 9 organisations sur 10 attribuent la responsabilité des rapports ToV au service Conformité
- 1 sur 10 l’attribue au service des achats
La collecte des données nécessaires aux rapports ToV implique plusieurs équipes et systèmes : voyages, réunions, notes de frais et finances. Chacune d’entre elles détient une partie des informations.
C’est là que la complexité se fait le plus sentir
Lorsque les voyages et les réunions sont gérés par des prestataires ou des plateformes disparates, les entreprises soucieuses de la conformité se tournent vers des partenaires capables d’assurer une collecte cohérente des données dès la réservation et la mise en œuvre. En effet, lorsque les données sont structurées dès le départ, le reporting devient moins manuel, moins réactif et plus fiable.
Les modèles hybrides et l’automatisation partielle sont la norme
La plupart des organisations de l’étude comparative (6 sur 10) fonctionnent selon un modèle hybride : supervision mondiale et gestion régionale. Cela reflète la réalité des réglementations mondiales, des nuances propres aux marchés locaux et des niveaux de maturité opérationnelle variables. Ce même modèle hybride se retrouve dans le domaine technologique : 8 organisations sur 10 font état de processus partiellement automatisés, tandis que 2 continuent de s’appuyer sur une consolidation manuelle via des tableurs et des importations de données.
De nombreux programmes n’imposent pas le recours à une plateforme unique pour la gestion des voyages d’affaires (TOV). Ils s’attachent plutôt à assurer la cohésion de l’écosystème. Des solutions intégrées de gestion des voyages et des réunions, conçues spécifiquement pour le secteur des sciences de la vie, peuvent contribuer à normaliser les champs de données, à harmoniser les identifiants et à automatiser les flux de données entre les systèmes, réduisant ainsi les tâches manuelles tout en préservant la flexibilité régionale. L’objectif n’est pas la centralisation, mais l’application de normes de données cohérentes dans le cadre d’une exécution décentralisée.
La cohérence des données reste un défi majeur en matière de reporting
En ce qui concerne les dépenses liées aux voyages, il n’existe toujours pas de système de référence dominant. La moitié des personnes interrogées ont indiqué que cela variait selon le type de dépense, tandis que d’autres s’appuient principalement sur la facturation des agences de voyages d’affaires (TMC), les données de frais ou une combinaison de sources. Il en résulte des disparités persistantes dans la manière dont les données sont saisies et déclarées d’une organisation à l’autre. Ces incohérences sont aggravées par le nombre de systèmes contribuant au reporting des dépenses de voyage (ToV), notamment les plateformes de gestion des réunions, les systèmes de gestion des voyages, les outils de gestion des frais et les données issues des cartes d’entreprise. Cela accroît l’effort de rapprochement et le risque lié au reporting, en particulier lorsque les délais de déclaration sont serrés et que la surveillance réglementaire est stricte.
La plus grande opportunité ne réside pas dans le reporting, mais dans la conception des données en amont.
Le moyen le plus efficace de réduire la complexité du reporting consiste à améliorer la conception des données dès les premières étapes du processus. Les programmes qui intègrent les champs de données obligatoires dans les workflows de réservation et d’inscription, notamment dans les domaines des voyages et des réunions, permettent de réduire la variabilité à la source. C’est là que la standardisation a le plus d’impact et que le risque est le plus facile à maîtriser.
Prochaine étape : une automatisation plus intelligente, et pas seulement davantage d’automatisation
Au cours des 12 à 24 prochains mois, la moitié des organisations prévoient d’accroître leur niveau d’automatisation. D’autres ne s’attendent pas à des changements majeurs à court terme, et très peu d’entre elles envisagent de mettre en place des systèmes entièrement nouveaux. Plutôt que de se lancer dans une transformation à grande échelle, les organisations donnent la priorité à une saisie des données plus cohérente, à une meilleure intégration entre les systèmes et à une visibilité accrue sur les performances des programmes.
Les progrès deviennent plus réfléchis… et plus réalistes. Ils s’accompagnent également d’analyses comparatives et d’outils d’analyse qui aident les équipes à identifier les lacunes et les domaines où les améliorations auront le plus d’impact.
Point clé à retenir
Le reporting ToV dans le secteur des sciences de la vie s’améliore, mais reste complexe. La plupart des organisations fonctionnent selon un modèle de responsabilité partagée, avec plusieurs systèmes et une automatisation partielle. L’objectif n’est pas de simplifier l’environnement. Il s’agit d’apporter plus de clarté, d’alignement et de cohérence dans la manière dont les données circulent au sein de cet environnement. Lorsque les programmes de voyages et de réunions sont conçus dans le respect de la conformité, cela peut contribuer à :
- Réduire les tâches manuelles
- d’améliorer la cohérence des données
- Renforcer la confiance dans les rapports
Chez ToV, le progrès ne se résume pas à un simple système. Il s’agit de faire en sorte que l’écosystème fonctionne de manière cohérente, transparente et conforme.
Comment BCD accompagne les entreprises du secteur des sciences de la vie
Chez BCD Travel, notre Centre d’excellence dédié aux sciences de la vie collabore avec les organisations pour harmoniser les écosystèmes liés aux voyages, aux réunions et aux données, contribuant ainsi à garantir la prise en charge du reporting ToV à chaque étape du parcours, grâce à :
- Des solutions intégrées pour les voyages et les réunions
- Une collecte structurée des données dès la réservation
- Une expertise en conseil et en analyse comparative
Nous aidons les entreprises du secteur des sciences de la vie à gagner en clarté, en cohérence et en confiance dans leurs programmes ToV. Car dans un environnement complexe et réglementé, le succès ne vient pas d’une simplification de l’environnement.
Il résulte de notre capacité à le faire fonctionner – ensemble. Ouvert par conception.
Questions-réponses : reporting sur le transfert de valeur
La déclaration des transferts de valeur (ToV) permet de suivre les paiements ou transferts de valeur versés aux professionnels de santé, tels que les frais de déplacement, les réunions ou les honoraires de consultation. Il s’agit d’une obligation réglementaire sur de nombreux marchés et d’un élément essentiel pour démontrer la transparence et la conformité dans le secteur des sciences de la vie.
Parce que sa mise en œuvre repose sur de multiples systèmes, équipes et sources de données. Les systèmes de gestion des déplacements, des réunions, des dépenses et des finances enregistrent chacun une partie des données. En l’absence de structures cohérentes et d’intégration, les organisations doivent consolider et rapprocher manuellement les informations, ce qui engendre des risques et un manque d’efficacité.
Le principal risque réside dans le manque de cohérence des données. Les variations dans la manière dont sont enregistrés les identifiants des professionnels de santé, l’attribution financière et les détails des événements peuvent entraîner :
- Des erreurs de reporting
- Un effort de rapprochement accru
- Une exposition accrue lors des audits
Pas nécessairement. La plupart des organisations opèrent dans des environnements hybrides, et le remplacement des systèmes n’est pas toujours envisageable. Les programmes les plus performants se concentrent plutôt sur :
- Garantir une saisie cohérente des données à la source
- L’harmonisation des normes de données
- L’intégration des systèmes
Se concentrer sur la saisie des données dès la réservation ou l’inscription. L’intégration de champs obligatoires (par exemple, identifiants des professionnels de santé, identifiants de réunion, centres de coûts) dès le début du processus réduit le travail manuel en aval et améliore la précision des rapports.
Il ne s’agit pas simplement d’ajouter davantage d’automatisation, mais de connecter les systèmes existants afin que les données circulent de manière cohérente entre eux. Une automatisation efficace réduit le travail manuel de consolidation tout en préservant la flexibilité régionale.
En comparant leur programme à celui de leurs pairs et en évaluant :
- La visibilité sur les performances et les lacunes en matière de reporting
- La cohérence des données entre les différents systèmes
- Le niveau d’intervention manuelle requis
- La qualité de l’intégration entre les modules de gestion des voyages, des réunions et des finances