Après une longue journée de voyage, découvrir qu’une chambre d’hôtel déjà réservée n’est finalement pas disponible peut être frustrant et dérangeant. Même si c’est rare, ça peut arriver. Et quand ça arrive, les voyageurs ont besoin de réponses rapides, d’une aide fiable et d’une solution claire pour aller de l’avant.
Pour les gestionnaires de voyages, les surréservations d’hôtels peuvent avoir un impact sur le bien-être des voyageurs, leur productivité et le devoir de diligence. C’est pourquoi une réponse efficace aux imprévus commence avant le voyage, avec des processus, des outils, une communication et des plans d’urgence adaptés déjà en place. Lorsque les réservations, les infos sur les voyageurs et les ressources d’assistance sont reliées via un programme de gestion des voyages, les entreprises sont mieux à même de réagir rapidement et d’améliorer de manière significative l’expérience des voyageurs et la continuité des activités.
Pourquoi une chambre confirmée peut ne pas être disponible
Les hôtels sont parfois confrontés à des situations où le nombre de clients arrivant dépasse le nombre de chambres disponibles en raison de prévisions inexactes, de séjours prolongés, de problèmes d’entretien imprévus ou de fluctuations de la demande. Cette surréservation peut priver les voyageurs de la chambre à laquelle ils s’attendaient.
Comment les programmes de voyage peuvent préparer les voyageurs
Le moment le plus efficace pour gérer un imprévu dans un hôtel, c’est avant qu’ il ne se produise. Les programmes de voyage peuvent préparer les voyageurs en :
- Encourager les réservations via les canaux approuvés.
- En donnant aux voyageurs accès aux informations sur leur itinéraire pendant leur voyage.
- Facilitant l’accès aux canaux d’assistance.
- En expliquant quand et comment demander de l’aide.
- Fournir des coordonnées claires pour les heures d’ouverture.
Liste de contrôle : que doit faire un voyageur si un hôtel ne peut pas honorer sa réservation?
Il arrive parfois que les hôtels « réorientent » leurs clients vers un autre établissement lorsqu’ils ne peuvent pas honorer une réservation. Lorsqu’un voyageur apprend que sa chambre n’est pas disponible, il doit :
- Demander s’il existe un autre hébergement
- Demander un moyen de transport, si nécessaire
- Confirmer le remboursement des frais raisonnables
- Conserver les reçus et noter les informations clés liées à ce contretemps
- Contacter l’agence de voyages d’affaires (TMC) ou l’équipe d’assistance de l’entreprise s’il a besoin d’aide supplémentaire
Devoir de diligence en cas de changement de programme
Si un voyageur est redirigé vers un autre établissement, son entreprise doit savoir où il loge et disposer d’un moyen fiable de le joindre. La gestion des risques liés aux voyages prend encore plus d’importance lorsque le problème d’hôtel survient en même temps que des conditions météo extrêmes, des perturbations des transports ou d’autres incidents susceptibles d’affecter le bien-être du voyageur.
Les données sur les voyageurs, les itinéraires et les moyens d’assistance connectés aident les organisations à rester en contact avec les voyageurs et à réagir plus efficacement lorsque les circonstances changent. Pour les clients de BCD, Tripsource Insights peut aider à identifier les voyageurs potentiellement concernés et à soutenir les efforts de gestion des incidents.
Pourquoi les canaux de réservation approuvés sont-ils importants ?
Les canaux de réservation approuvés aident les entreprises à rester informées des itinéraires et de la localisation des voyageurs. Lorsque les réservations et les informations sur les voyageurs sont reliées via un programme de gestion des voyages, les équipes chargées des voyages peuvent rapidement comprendre ce qui se passe, identifier les personnes susceptibles d’être concernées et prendre les mesures qui s’imposent.
Si un hôtel ne peut pas honorer une réservation, le fait d’avoir accès à l’itinéraire et aux détails de la réservation peut accélérer les interventions et faciliter l’aide apportée au voyageur. À l’inverse, les réservations effectuées en dehors des canaux approuvés peuvent créer des lacunes dans les informations, ce qui rend plus difficile de localiser les voyageurs, de comprendre les répercussions potentielles ou de coordonner l’aide.
Au-delà du respect de la politique de voyage, les canaux de réservation approuvés aident les entreprises à surveiller l’activité des voyageurs et à renforcer leur capacité à remplir leurs obligations de diligence en cas de perturbations.
Comment BCD et Tripsource peuvent t’aider
Lorsqu’un hôtel ne peut pas honorer une réservation, les voyageurs ont souvent besoin d’informations immédiates et d’une solution claire. Tripsource permet aux voyageurs d’accéder à leur itinéraire, à leurs réservations et aux informations d’assistance en un seul endroit, ce qui les aide à évaluer rapidement leurs options. Par exemple, les voyageurs peuvent rechercher d’autres hébergements grâce à la fonctionnalité « Hôtels à proximité » ou à la carte, et effectuer de nouvelles réservations directement depuis l’appli.
Si une aide supplémentaire est nécessaire, les conseillers en voyages de BCD sont là pour t’aider à évaluer les alternatives et t’accompagner pendant cette période de perturbation. Ensemble, Tripsource et BCD aident les voyageurs à résoudre rapidement leurs problèmes tout en aidant les entreprises à mieux se préparer aux répercussions potentielles sur leur programme de voyages.
À quoi ressemble une réponse bien préparée ?
Imagine qu’un voyageur arrive à l’hôtel tard dans la soirée et apprenne que sa chambre confirmée n’est pas disponible. Comme la réservation a été effectuée via des canaux approuvés, le programme de voyage a une visibilité sur l’itinéraire. Les voyageurs qui utilisent Tripsource peuvent consulter les détails de leur réservation dans l’appli et contacter le service d’assistance pour obtenir une aide d’urgence. Si les options en libre-service ne suffisent pas, ils peuvent contacter un conseiller en voyages via la messagerie intégrée à l’appli pour savoir comment procéder. Pendant ce temps, l’entreprise reste informée de la localisation du voyageur et de tout changement dans son itinéraire.
Conseil de pro : un bon programme hôtelier peut aider à réduire l’impact des imprévus en donnant aux voyageurs accès à des établissements privilégiés, à des données de réservation centralisées et à une assistance lorsque les plans changent.