Nach einem langen Reisetag kann es frustrierend und beunruhigend sein, wenn man feststellt, dass ein bereits bestätigtes Hotelzimmer doch nicht verfügbar ist. Das kommt zwar selten vor, kann aber passieren. Und wenn es doch passiert, brauchen Reisende schnelle Antworten, zuverlässige Unterstützung und einen klaren Plan für das weitere Vorgehen.
Für Reisemanager können Hotelüberbuchungen das Wohlbefinden der Reisenden, die Produktivität und die Fürsorgepflicht beeinträchtigen. Deshalb beginnt eine effektive Reaktion auf Störungen bereits vor der Reise – mit den richtigen Prozessen, Tools, Kommunikationswegen und Notfallplänen, die bereits vorhanden sind. Wenn Buchungen, Reisendeninformationen und Unterstützungsressourcen über ein verwaltetes Reiseprogramm miteinander vernetzt sind, sind Unternehmen besser in der Lage, schnell zu reagieren und das Reiseerlebnis sowie die Geschäftskontinuität entscheidend zu verbessern.
Warum ein bestätigtes Zimmer möglicherweise nicht verfügbar ist
Hotels sehen sich gelegentlich mit Situationen konfrontiert, in denen die Anzahl der ankommenden Gäste die verfügbaren Zimmer übersteigt – sei es aufgrund ungenauer Prognosen, verlängerter Aufenthalte, unerwarteter Wartungsprobleme oder Nachfrageschwankungen. Diese Überbuchung kann dazu führen, dass Reisende nicht das Zimmer bekommen, das sie erwartet haben.
Wie Reiseprogramme Reisende darauf vorbereiten können
Der beste Zeitpunkt, um auf eine Störung im Hotelbetrieb zu reagieren, ist, bevor sie eintritt. Reiseprogramme können Reisende auf folgende Weise vorbereiten:
- Buchungen über zugelassene Kanäle fördern.
- Reisenden unterwegs Zugriff auf ihre Reisedaten gewähren.
- Hilfekanäle leicht auffindbar machen.
- erklären, wann und wie man Hilfe in Anspruch nehmen kann;
- Klare Kontaktdaten für den Fall, dass außerhalb der Geschäftszeiten Hilfe benötigt wird.
Checkliste: Was sollte ein Reisender tun, wenn ein Hotel die Buchung nicht einhalten kann
Manchmal „verlegen“ Hotels Gäste in ein anderes Haus, wenn sie eine Buchung nicht einhalten können. Wenn einem Reisenden mitgeteilt wird, dass sein Zimmer nicht verfügbar ist, sollte er:
- Nach einer alternativen Unterkunft fragen
- Bei Bedarf einen Transfer anfordern
- sich die Erstattung angemessener Kosten bestätigen lassen
- Quittungen aufbewahren und wichtige Informationen zur Störung notieren
- sich an das TMC oder das Support-Team des Unternehmens wenden, falls weitere Hilfe benötigt wird
Sorgfaltspflicht bei Planänderungen
Wenn ein Reisender in eine andere Unterkunft umgeleitet wird, muss sein Unternehmen wissen, wo er untergebracht ist, und über eine zuverlässige Möglichkeit verfügen, ihn zu erreichen. Das Reisemanagement gewinnt noch mehr an Bedeutung, wenn das Hotelproblem mit Unwettern, Verkehrsbeeinträchtigungen oder anderen Vorfällen einhergeht, die das Wohlergehen des Reisenden beeinträchtigen könnten.
Vernetzte Reisendendaten, Reisepläne und Supportmöglichkeiten helfen Unternehmen dabei, den Kontakt zu Reisenden aufrechtzuerhalten und bei veränderten Umständen effektiver zu reagieren. Für BCD-Kunden kann Tripsource Insights dabei helfen, potenziell betroffene Reisende zu identifizieren und die Maßnahmen zur Bewältigung von Vorfällen zu unterstützen.
Warum zugelassene Buchungskanäle wichtig sind
Zugelassene Buchungskanäle helfen Unternehmen dabei, den Überblick über die Reiserouten und Aufenthaltsorte der Reisenden zu behalten. Wenn Buchungen und Reisendeninformationen über ein verwaltetes Reiseprogramm miteinander verknüpft sind, können Reiseteams schnell erkennen, was gerade passiert, feststellen, wer möglicherweise betroffen ist, und entsprechende Maßnahmen ergreifen.
Wenn ein Hotel eine Buchung nicht einhalten kann, kann der Zugriff auf Reiseplan und Buchungsdetails die Reaktionszeit verkürzen und es einfacher machen, dem Reisenden zu helfen. Im Gegensatz dazu können Buchungen, die außerhalb der zugelassenen Kanäle getätigt werden, Informationslücken verursachen, was es schwieriger macht, Reisende ausfindig zu machen, mögliche Auswirkungen einzuschätzen oder Hilfe zu koordinieren.
Über die Einhaltung der Reiserichtlinien hinaus helfen genehmigte Buchungskanäle Unternehmen dabei, die Aktivitäten der Reisenden zu überwachen und ihre Fähigkeit zu stärken, ihrer Fürsorgepflicht nachzukommen, wenn es zu Störungen kommt.
Wie BCD und Tripsource helfen können
Wenn ein Hotel eine Reservierung nicht einhalten kann, brauchen Reisende oft sofortige Informationen und einen klaren Plan für das weitere Vorgehen. Tripsource bietet Reisenden an einem Ort Zugriff auf Reiseplan, Reservierungsdaten und Support-Informationen und hilft ihnen so, ihre Optionen schnell abzuwägen. Zum Beispiel können Reisende mithilfe der Funktion „Hotels in der Nähe“ oder der Kartenansicht nach alternativen Unterkünften suchen und direkt in der App neue Reservierungen vornehmen.
Falls zusätzliche Hilfe benötigt wird, stehen die Reiseberater von BCD bereit, um Alternativen zu prüfen und Reisende während der Unannehmlichkeiten zu unterstützen. Gemeinsam helfen Tripsource und BCD Reisenden, Probleme schnell zu lösen, und unterstützen Unternehmen dabei, sich besser auf mögliche Auswirkungen auf ihr Reiseprogramm vorzubereiten.
So sieht eine gut vorbereitete Reaktion aus
Stell dir vor, ein Reisender kommt spätabends in einem Hotel an und erfährt, dass sein bestätigtes Zimmer nicht verfügbar ist. Da die Buchung über zugelassene Kanäle erfolgte, hat das Reiseprogramm Einblick in den Reiseplan. Reisende, die Tripsource nutzen, können in der App auf ihre Buchungsdetails zugreifen und den Support kontaktieren, um Notfallhilfe zu erhalten. Wenn die Selbstbedienungsoptionen nicht ausreichen, können sie über die In-App-Nachrichtenfunktion einen Reiseberater kontaktieren, um Hilfe bei den nächsten Schritten zu erhalten. Gleichzeitig bleibt das Unternehmen über den Aufenthaltsort des Reisenden und etwaige Änderungen an seiner Reiseroute auf dem Laufenden.
Profi-Tipp: Ein starkes Hotelprogramm kann dazu beitragen, die Auswirkungen von Störungen zu verringern, indem es Reisenden Zugang zu bevorzugten Unterkünften, konsolidierten Buchungsdaten und Unterstützung bei Planänderungen bietet.