Der Leitfaden für Travel Manager: Nachhaltige Entscheidungen von Reisenden gezielt beeinflussen 

Von Transparenz zu Verhaltensänderung 

Die Auswirkungen von Geschäftsreisen zu verstehen, ist nur der erste Schritt. Die größere Herausforderung besteht darin, Reiseentscheidungen aktiv zu beeinflussen. 

Reisende wägen bei der Buchung verschiedene Faktoren ab: Kosten, Reisezeit, Komfort, Unternehmensrichtlinien und persönliche Verpflichtungen. Nachhaltigkeit muss sich in diesem Spannungsfeld behaupten. Erfolgreiche Geschäftsreiseprogramme setzen deshalb nicht auf Appelle, sondern auf klare Orientierung zum richtigen Zeitpunkt. 

Dieser Leitfaden zeigt, wie Travel Manager Nachhaltigkeit an entscheidenden Punkten im Buchungsprozess sichtbar machen, Reisenden praktische Handlungsempfehlungen geben und den tatsächlichen Einfluss ihrer Maßnahmen messen können. Ergänzend enthält er einen 90-Tage-Aktionsplan für die schrittweise Umsetzung. 

Der Ansatz basiert auf fünf Schritten: 

1. Die richtige Entscheidung treffen 
2. Den entscheidenden Moment identifizieren 
3. Klare Orientierung geben 
4. Ergebnisse messen 
5. Erkenntnisse nutzen und optimieren 

1. Die Entscheidung treffen, die den größten Unterschied macht

Dazu gehören beispielsweise: 

• die Wahl der Bahn auf geeigneten Strecken, 
• emissionsärmere Flugoptionen bei vergleichbaren Kosten und Reisezeiten, 
• die Buchung der Economy Class, sofern die Reiserichtlinie dies zulässt, 
• oder die Auswahl von Hotels mit relevanten Nachhaltigkeitsmerkmalen. 

Legen Sie fest, welche Reisenden angesprochen werden sollen und unter welchen Bedingungen die gewünschte Entscheidung realistisch und praktikabel ist. Nutzen Sie Reise-, Emissions- und Ausgabendaten, um die größte Einflussmöglichkeit zu identifizieren. 

Beispiel: Steigerung der Bahnquote auf Strecken unter vier Stunden Reisezeit, sofern Richtlinien, Kosten und geschäftliche Anforderungen es zulassen. 

Erfolgsmessung: Ermitteln Sie zunächst den aktuellen Anteil geeigneter Buchungen, die bereits das gewünschte Verhalten widerspiegeln. Definieren Sie darauf aufbauend ein realistisches Pilotziel. 

2. Die Momente identifizieren, in denen Entscheidungen beeinflusst werden können

Veränderungen entstehen dort, wo noch eine Wahl möglich ist. 

Die BCD –Studie Sustainability: Traveler Insights zeigt, dass fehlende Verfügbarkeit und mangelnde Informationen für jeweils 34 % der Reisenden Hindernisse für nachhaltigere Entscheidungen darstellen. Ebenso wichtig sind Faktoren wie Kosten, Reisezeit und Komfort. 

Wirksame Maßnahmen reduzieren Hürden, statt zusätzliche Komplexität zu schaffen. 

Empfehlungen: 

• Analysieren Sie die gesamte Reisekette von der Planung bis zur Nachbereitung. 
• Identifizieren Sie Punkte, an denen eine praktikable Alternative besteht. 
• Konzentrieren Sie sich zunächst auf ein oder zwei Berührungspunkte mit ausreichend Buchungsvolumen. 

Beispiel: Wenn Reisende während der Suche verschiedene Optionen vergleichen können, Genehmigende aber lediglich den Preis sehen, sollten beide Schritte dieselben Richtlinien und Entscheidungsgrundlagen erhalten.

Typische Einflussmomente: 

• Reiseanfrage 
• Suche und Buchung 
• Genehmigung 
• Reisevorbereitung 
• Während der Reise 
• Nach der Reise 

Erfolgsmessung: Verfolgen Sie, wie viele relevante Entscheidungen an den ausgewählten Kontaktpunkten getroffen werden und wie häufig die bevorzugte Option gewählt wird. 

3. Orientierung direkt in den Buchungsprozess integrieren

Hinweise sind dann am wirkungsvollsten, wenn die Entscheidung noch nicht getroffen wurde. 

Laut den BCD Studien 2026 nutzen zwar 50 % der Travel Manager und Einkäufer Nachrichten in Online-Buchungstools, jedoch erinnern sich nur 28 % der Reisenden daran, solche Hinweise gesehen zu haben. 

Die Schlussfolgerung: Es kommt nicht nur auf die Botschaft an, sondern auch auf deren Platzierung. 

Best Practices: 

• Geben Sie eine konkrete Empfehlung statt reiner Emissionsdaten. 
• Platzieren Sie den Hinweis dort, wo die Entscheidung tatsächlich getroffen wird. 
• Sorgen Sie dafür, dass Kommunikation, Richtlinien und Genehmigungsprozesse dieselbe Botschaft vermitteln. 

Beispiel: Während der Buchung wird die bevorzugte Option zusammen mit den relevanten Richtlinien und akzeptierten Kosten- oder Zeitabweichungen in einer kurzen Nachricht angezeigt. 

Der richtige Kanal im richtigen Moment: 

• Planungsseiten für erste Überlegungen 
• Buchungsstrecken für den direkten Vergleich 
• Genehmigungsschritte für Ausnahmen 
• Vor- oder Nachreise-Kommunikation für Erinnerungen und Feedback 

Erfolgsmessung: Vergleichen Sie die Nutzungsrate der gewünschten Option vor und nach Einführung der Maßnahme. 

4. Die Entscheidungen messen, die wirklich zählen

Eine belastbare Ausgangsbasis ist entscheidend. 

Messen Sie nicht nur Emissionen, sondern auch die tatsächlichen Entscheidungen der Reisenden sowie deren Auswirkungen auf Kosten, Compliance und Reiseerlebnis. 

Empfehlungen: 

• Verwenden Sie während der gesamten Pilotphase dieselben Kriterien. 
• Trennen Sie geeignete und nicht geeignete Reisen. 
• Analysieren Sie Ergebnisse nach Route, Zielgruppe oder Buchungskanal. 

Wichtige Kennzahlen: 

• Gewünschtes Buchungsverhalten 
• Geschätzte Emissionen 
• Gesamtreisekosten 
• Richtlinienausnahmen 
• Reisendenzufriedenheit 

5. Lernen, anpassen und ausbauen

Betrachten Sie die erste Einführung als Pilotprojekt. 

Begrenzen Sie den Test auf ein Land, eine Reisendengruppe, bestimmte Strecken oder ein bestimmtes Buchungsszenario. Definieren Sie vor dem Start klare Erfolgskriterien. 

Ziel ist nicht die sofortige Skalierung, sondern das Verständnis darüber, welche Maßnahmen bei welchen Reisenden und unter welchen Bedingungen funktionieren. 

Empfehlungen: 

• Testen Sie jeweils nur eine Variable. 
• Holen Sie gezieltes Feedback von Reisenden und Genehmigenden ein. 
• Treffen Sie Entscheidungen auf Basis der Ergebnisse. 

Beispiel: Wenn ein Buchungshinweis wahrgenommen wird, das Verhalten jedoch nicht ändert, testen Sie zunächst Zeitpunkt oder Formulierung, bevor die Maßnahme ausgeweitet wird. 

Erfolgsmessung: Achten Sie auf nachhaltige Verhaltensänderungen ohne negative Auswirkungen auf Kosten, Compliance oder Reiseerlebnis. 

Ein 90-Tage-Aktionsplan für mehr nachhaltige Reiseentscheidungen 

Der 90-Tage-Aktionsplan zeigt, wie sich der Fünf-Schritte-Ansatz in drei Phasen umsetzen lässt. In den ersten 30 Tagen definieren Sie die gewünschte Verhaltensänderung und identifizieren die relevanten Entscheidungsmomente. In den Tagen 31 bis 60 führen Sie gezielte Orientierungshilfen ein und testen deren Wirkung. Die letzte Phase, Tage 61 bis 90, konzentriert sich auf die Messung der Ergebnisse sowie die kontinuierliche Optimierung des Ansatzes. Passen Sie den Zeitplan an Ihre Ziele, verfügbaren Daten und internen Freigabeprozesse an. 

Tag 1-30: Priorität festlegen und Einflussmomente identifizieren 

• Zielverhalten definieren 
• Ausgangswerte für Verhalten, Emissionen, Kosten, Compliance und Zufriedenheit ermitteln 
• Zuständigkeiten, Richtlinien und Entscheidungszeitpunkte abstimmen 

Tag 31-60: Orientierung bereitstellen und testen 

• Ein bis zwei relevante Einflussmomente auswählen 
• Botschaften, Richtlinienhinweise und Kommunikationskanäle testen 
• Pilotdauer und Erfolgskriterien festlegen 

Tag 61-90: Ergebnisse bewerten und optimieren 

• Pilot mit klar definiertem Umfang starten 
• Ergebnisse mit der Ausgangsbasis vergleichen 
• Feedback auswerten 
• Maßnahmen beibehalten, anpassen oder beenden