Leitfaden für Travel Manager: Nachhaltigere Reiseentscheidungen gezielt fördern

Von der Erkenntnis zum Einfluss

Die Auswirkungen von Geschäftsreisen zu kennen, ist eine Sache. Die Entscheidungen zu beeinflussen, die sie prägen, ist eine andere. Reisende treffen ihre Entscheidungen oft innerhalb weniger Minuten – basierend auf Kosten, Zeit, Komfort, Richtlinien und persönlichen Verpflichtungen. Wie lässt sich Nachhaltigkeit in diesen Entscheidungsprozess einbinden?

Dieser Leitfaden hilft Travel Managern dabei, Nachhaltigkeit an wichtigen Entscheidungspunkten sichtbar zu machen, klarere Leitlinien zu geben und zu messen, was im Reiseprogramm funktioniert. Er enthält außerdem einen praktischen 90-Tage-Plan, der dabei hilft, die fünf Schritte in die Tat umzusetzen.

Befolge diese fünf Schritte: Wähle die Entscheidung aus, identifiziere den Zeitpunkt, gib Leitlinien vor, messe das Ergebnis und verbessere den Ansatz.

1. Wähle eine Entscheidung aus, auf die du Einfluss nehmen möchtest

Wähle eine Entscheidung aus, bei der klarere Informationen Reisenden helfen könnten, geeignete Optionen zu vergleichen. Das kann die Wahl der Bahn auf einer in Frage kommenden Strecke sein, der Vergleich emissionsärmerer Flüge, wenn Flugpläne und Tarife passen, die Wahl der Economy-Klasse, sofern die Richtlinie dies zulässt, oder die Auswahl eines Hotels mit relevanten Nachhaltigkeitsinformationen. Definiere die Zielgruppe, die Zulassungskriterien und die praktischen Rahmenbedingungen. Nutze dann Reise-, Emissions- und Ausgabendaten, um die Entscheidung zu identifizieren, auf die es sich zu beeinflussen lohnt.

• Lege die Zielgruppe der Reisenden, die in Frage kommenden Reisen und eventuelle Ausschlüsse fest.
• Einigt euch auf akzeptable Kompromisse hinsichtlich Kosten, Reisezeit, Komfort und persönlicher Verpflichtungen.

Beispiel: Konzentriere dich darauf, die Buchungen von Zugfahrten auf in Frage kommenden Strecken unter vier Stunden zu steigern, sofern Richtlinien, Kosten und Reiseanforderungen dies zulassen.

Maßnahme: Berechne den Prozentsatz der zulässigen Buchungen, die derzeit das ausgewählte Verhalten widerspiegeln, und lege dann ein realistisches Pilotziel fest.

2. Finde die Momente, in denen sich Entscheidungen ändern lassen

Konzentriere dich auf Momente, in denen eine Wahl noch offen ist. In der Umfrage „Sustainability: Traveler Insights“ von BCD Travel wurden begrenzte Verfügbarkeit und fehlende Informationen jeweils von 34 % der Reisenden als Hindernisse für nachhaltigere Reiseentscheidungen genannt – neben Kosten, Reisezeit und Komfort. Eine effektive Beratung sollte Reibungspunkte beseitigen, statt sie zu verstärken.

• Verfolge den gesamten Prozess von der Reiseplanung über die Buchung und Genehmigung bis hin zur Nachbetrachtung der Reise.
• Finde heraus, wo Reisende eine praktikable Alternative haben und was sie davon abhält, diese zu wählen.
• Priorisiere ein oder zwei Kontaktpunkte mit ausreichendem Volumen, um sie zu testen.

Beispiel: Wenn Reisende während der Suche Optionen vergleichen, die Genehmiger aber nur den Preis sehen, unterstütze beide Kontaktpunkte mit denselben Richtlinien und Hinweisen zu den Vor- und Nachteilen.

Nützliche Berührungspunkte: Reiseantrag, Suche und Buchung, Genehmigung, vor der Reise, während der Reise und nach der Reise.

Messung: Verfolge, wie viele relevante Entscheidungen an jedem ausgewählten Kontaktpunkt getroffen werden und wie hoch der Prozentsatz ist, der zur bevorzugten Wahl führt.

3. Integriere klare Leitlinien in den Reise-Workflow

Leitlinien sind am nützlichsten, solange die Auswahlmöglichkeiten noch offen sind. Obwohl 50 % der Reiseeinkäufer die Hinweise in Online-Buchungstools nutzen, konnten sich laut den BCD-Umfragen unter Einkäufern und Reisenden aus dem Jahr 2026 nur 28 % der Reisenden daran erinnern, diese gesehen zu haben.

• Gib Reisenden eine klare Handlungsanweisung, statt nur Emissionsdaten ohne Anleitung.
• Platziert die Nachricht bei der Suche, der Buchung oder der Genehmigung – genau dort, wo die Entscheidung getroffen wird.
• Stell sicher, dass Richtlinien, Genehmigungshinweise und die Kommunikation dieselbe Erwartung vermitteln.

Beispiel: Zeige während der Buchung die bevorzugte Option, die Richtlinienbedingungen und den akzeptierten Kompromiss zwischen Kosten und Reisezeit in einer kurzen Nachricht an.

Passe den Kanal an den jeweiligen Moment an: Nutze die Planungsseite für die Reiseüberlegung, den Buchungsablauf für den Optionsvergleich, Genehmigungsbenachrichtigungen für Ausnahmen und Nachrichten vor oder nach der Reise für Erinnerungen und Feedback.

Messen: Vergleiche die Quote der gewünschten Wahl vor und nach Einführung der Anleitung.

4. Miss die Entscheidungen, auf die es ankommt

Erstelle vor dem Start eine Ausgangsbasis und verfolge dann die tatsächlichen Entscheidungen parallel zu Emissionen, Kosten, Einhaltung der Vorschriften und dem Reiseerlebnis.

• Wende vor und während des Pilotprojekts dieselben Zulassungsregeln an.
• Trenne berechtigte von nicht berechtigten Reisen, damit das Ergebnis aussagekräftig ist.
• Werte die Ergebnisse nach Strecke, Reisendengruppe oder Buchungskanal aus, sofern die Daten dies zulassen.

Beispiel: Vergleiche auf ausgewählten Strecken, auf denen mehr als ein Flug die vereinbarten Zeitplan- und Tarifkriterien erfüllt, wie oft Reisende sich vor und nach Einführung der Leitlinien für die emissionsärmere Option entscheiden. Betrachte das Ergebnis im Zusammenhang mit den Gesamtkosten der Reise, Ausnahmen von den Richtlinien und dem Reiseerlebnis.

Maßnahme: Verfolge das ausgewählte Verhalten, die geschätzten Emissionen, die Gesamtkosten der Reise, Ausnahmen von den Richtlinien und einen einfachen Indikator für das Reiseerlebnis.

5. Lernen, anpassen und wiederholen

Betrachte die erste Einführung als klar definiertes Pilotprojekt. Beschränke es auf ein bestimmtes Land, eine bestimmte Reisendengruppe, eine bestimmte Streckenkombination oder ein bestimmtes Buchungsszenario und lege vor dem Start die Dauer und die Erfolgskriterien fest. Das Ziel ist es, herauszufinden, was funktioniert, für welche Reisenden und unter welchen Bedingungen, bevor du den Ansatz ausweitest.

• Teste jeweils nur eine Variable, zum Beispiel die Botschaft, den Zeitpunkt oder die Art der Genehmigung.
• Stell Reisenden und Genehmigern ein oder zwei gezielte Fragen zu Reibungspunkten.
• Behalte die Maßnahme bei, passe sie an oder beende sie je nach den Ergebnissen.

Beispiel: Wenn eine Buchungsaufforderung zwar gesehen wird, aber keine Änderung der Auswahl bewirkt, teste den Zeitpunkt oder den Wortlaut, bevor du das Pilotprojekt ausweitest.

Messkriterium: Achte auf eine nachhaltige Veränderung des gewählten Verhaltens, ohne dass es zu inakzeptablen Auswirkungen auf Kosten, Compliance oder das Reiseerlebnis kommt.

Beispiel: 90-tägige Einführung

Die 90-tägige Einführung zeigt, wie der Fünf-Schritte-Leitfaden in drei Phasen über 90 Tage angewendet werden könnte. Tage 1–30, Schritte 1–2: Hier geht es um die Auswahl der Entscheidung und die Identifizierung des Zeitpunkts. Tage 31–60, Schritt 3: Konzentriere dich auf die Einführung und das Testen der Anleitung. Tage 61–90, Schritte 4–5: Hier geht es um die Messung der Ergebnisse, das Lernen und die Optimierung. Passe den Zeitplan an die Entscheidung, die verfügbaren Daten und den internen Genehmigungsprozess an.

Tage 1–30 | Schritte 1–2: Wähle die Entscheidung aus und identifiziere den Zeitpunkt

• Lege ein vorrangiges Verhalten, eine Zielgruppe und relevante Entscheidungen fest.
• Erstelle eine Ausgangsbasis für Verhalten, Emissionen, Kosten, Compliance und Nutzererfahrung.
• Stimme die Beteiligten hinsichtlich der Richtlinien, der Verantwortlichkeiten, der Kompromisse und der zu behandelnden Entscheidungspunkte ab.

Tage 31–60 | Schritt 3: Führe die Leitlinien ein und teste sie

• Wähle einen oder zwei Momente aus, in denen die Leitlinien die Entscheidung beeinflussen können.
• Erstelle und teste die Botschaft, den Wortlaut der Richtlinie, den Kommunikationskanal und den Ausnahmepfad.
• Lege den Pilotzeitraum, die Zielkennzahlen und die Kriterien fest, anhand derer du die Leitlinien verfeinern, beenden oder ausweiten kannst.

Tage 61–90 | Schritte 4–5: Messen, lernen und verfeinern

• Starte mit einem klar definierten Umfang, z. B. einem Land, einer Reisegruppe, einer Reihe von in Frage kommenden Strecken oder einem bestimmten Buchungsszenario.
• Vergleiche die Ergebnisse mit der Ausgangsbasis und sammle gezieltes Feedback.
• Entscheide vor dem nächsten Test oder der kontrollierten Ausweitung, was beibehalten, verfeinert oder eingestellt werden soll.