Guida per i responsabili dei viaggi su come influenzare le scelte dei viaggiatori in materia di sostenibilità

Dall’intuizione all’influenza

Conoscere l’impatto dei viaggi d’affari è una cosa. Influenzare le scelte che lo determinano è un’altra. Chi viaggia prende decisioni basandosi su costi, tempi, comodità, politiche aziendali e impegni personali, spesso nel giro di pochi minuti. Come può la sostenibilità inserirsi in questo processo decisionale?

Questa guida aiuta i responsabili dei viaggi a rendere visibile la sostenibilità nei momenti chiave del processo decisionale, a fornire indicazioni più chiare e a valutare cosa funziona all’interno del programma di viaggio. Include anche un piano pratico di implementazione in 90 giorni per aiutarti a mettere in pratica i cinque passaggi.

Segui questi cinque passaggi: scegli la decisione, individua il momento, fornisci indicazioni, misura il risultato e migliora l’approccio.

1. Scegli una decisione su cui intervenire

Scegli una decisione in cui informazioni più chiare potrebbero aiutare i viaggiatori a confrontare le opzioni più adatte. Potrebbe trattarsi di scegliere il treno su una tratta idonea, confrontare voli a basse emissioni quando orari e tariffe lo consentono, optare per la classe economica se la politica aziendale lo permette, oppure selezionare un hotel con informazioni rilevanti sulla sostenibilità. Definisci il gruppo target, i criteri di ammissibilità e le condizioni pratiche. Poi usa i dati su viaggi, emissioni e spese per identificare la decisione su cui vale la pena intervenire.

• Definisci il gruppo di viaggiatori a cui rivolgerti, i viaggi ammissibili ed eventuali esclusioni.
• Concorda su compromessi accettabili in termini di costo, durata del viaggio, comodità e impegni personali.

Esempio: concentrati sull’aumento delle prenotazioni ferroviarie su tratte idonee di durata inferiore alle quattro ore, laddove la politica aziendale, i costi e le esigenze di viaggio lo consentano.

Misura: calcola la percentuale di prenotazioni ammissibili che attualmente riflettono il comportamento scelto, poi fissa un obiettivo pilota realistico.

2. Individua i momenti in cui le decisioni possono cambiare

Concentrati sui momenti in cui la scelta è ancora aperta. Nel sondaggio “Sostenibilità: approfondimenti sui viaggiatori” di BCD Travel, la disponibilità limitata e la mancanza di informazioni sono state citate dal 34% dei viaggiatori come ostacoli alla scelta di viaggi più sostenibili, insieme a costi, tempi di viaggio e comodità. Una guida efficace dovrebbe eliminare gli attriti, non aumentarli.

• Traccia il percorso dalla pianificazione del viaggio alla prenotazione, all’approvazione e alla valutazione post-viaggio.
• Identifica dove i viaggiatori hanno un’alternativa valida e cosa impedisce loro di sceglierla.
• Dai priorità a uno o due punti di contatto con un volume sufficiente per effettuare dei test.

Esempio: se i viaggiatori confrontano le opzioni durante la ricerca ma chi approva vede solo il prezzo, supporta entrambi i punti di contatto con la stessa politica e le stesse indicazioni sui compromessi.

Punti di contatto utili: richiesta di viaggio, ricerca e prenotazione, approvazione, prima del viaggio, durante il viaggio e dopo il viaggio.

Misura: monitora quante decisioni idonee avvengono in ciascun punto di contatto selezionato e la percentuale che porta alla scelta preferita.

3. Inserisci indicazioni chiare nel flusso di lavoro dei viaggi

Le indicazioni sono più utili quando le scelte sono ancora aperte. Anche se il 50% di chi acquista viaggi usa i messaggi degli strumenti di prenotazione online, solo il 28% dei viaggiatori ricorda di averli visti, secondo i sondaggi di BCD del 2026 su acquirenti e viaggiatori.

• Offri ai viaggiatori un’azione chiara da compiere, non solo dati sulle emissioni senza indicazioni precise.
• Inserisci il messaggio nella ricerca, nella prenotazione o nell’approvazione, ovunque venga effettuata la scelta.
• Assicurati che la politica aziendale, le indicazioni per l’approvazione e le comunicazioni rafforzino la stessa aspettativa.

Esempio: durante la prenotazione, mostra l’opzione preferita, le condizioni della politica aziendale e il compromesso accettato tra costo e durata del viaggio in un unico breve messaggio.

Adatta il canale al momento: usa la pagina di pianificazione per valutare il viaggio, il flusso di prenotazione per confrontare le opzioni, le notifiche di approvazione per le eccezioni e i messaggi prima o dopo il viaggio per promemoria e feedback.

Misura: confronta la percentuale della scelta desiderata prima e dopo l’introduzione delle linee guida.

4. Misura le decisioni che contano

Stabilisci un punto di riferimento prima del lancio, poi monitora le scelte effettive insieme a emissioni, costi, conformità ed esperienza dei viaggiatori.

• Usa le stesse regole di idoneità prima e durante la fase pilota.
• Separa i viaggi idonei da quelli non idonei in modo che il risultato sia significativo.
• Analizza i risultati per tratta, gruppo di viaggiatori o canale di prenotazione, laddove i dati lo consentano.

Esempio: su rotte selezionate in cui più di un volo soddisfa i criteri concordati di orario e tariffa, confronta la frequenza con cui i viaggiatori scelgono l’opzione a basse emissioni prima e dopo l’introduzione delle linee guida. Analizza il risultato insieme al costo totale del viaggio, alle eccezioni alle politiche e all’esperienza dei viaggiatori.

Misura: monitora il comportamento selezionato, le emissioni stimate, il costo totale del viaggio, le eccezioni alle politiche e un semplice indicatore dell’esperienza dei viaggiatori.

5. Impara, adatta e ripeti

Considera il primo lancio come un progetto pilota ben definito. Limitalo a un paese specifico, a un gruppo di viaggiatori, a un insieme di rotte o a uno scenario di prenotazione, e concorda la durata e i parametri di successo prima del lancio. L’obiettivo è capire cosa funziona, per quali viaggiatori e in quali condizioni, prima di espandere l’approccio.

• Testa una variabile alla volta, come il messaggio, la tempistica o la procedura di approvazione.
• Fai ai viaggiatori e a chi approva la prenotazione una o due domande mirate sui punti di attrito.
• In base ai risultati, mantieni, modifica o interrompi l’intervento.

Esempio: se un promemoria di prenotazione viene visualizzato ma non modifica le scelte, prova a modificare la tempistica o la formulazione prima di estendere il progetto pilota.

Misura: cerca un cambiamento duraturo nel comportamento scelto senza effetti inaccettabili sui costi, sulla conformità o sull’esperienza del viaggiatore.

Esempio di implementazione in 90 giorni

L’implementazione in 90 giorni mostra come la guida in cinque fasi possa essere applicata in tre fasi nell’arco di 90 giorni. Giorni 1-30, Fasi 1-2: concentrati sulla scelta della decisione e sull’identificazione del momento giusto. Giorni 31-60, Fase 3: concentrati sull’introduzione e il test delle indicazioni. Giorni 61-90, Fasi 4-5: riguardano la misurazione dei risultati, l’apprendimento e il perfezionamento. Adatta i tempi alla decisione, ai dati disponibili e al processo di approvazione interno.

Giorni 1-30 | Fasi 1-2: Scegli la decisione e individua il momento

• Definisci un comportamento prioritario, un gruppo target e le decisioni rilevanti.
• Stabilisci il punto di riferimento per comportamento, emissioni, costi, conformità ed esperienza.
• Metti d’accordo le parti interessate su politica, responsabilità, compromessi e punti decisionali da affrontare.

Giorni 31-60 | Fase 3: Introdurre e testare le linee guida

• Scegli uno o due momenti in cui le linee guida possono influenzare la decisione.
• Crea e testa il messaggio, la formulazione delle linee guida, il canale e il percorso delle eccezioni.
• Stabilisci il periodo di prova, gli indicatori da monitorare e i criteri per perfezionare, interrompere o ampliare l’iniziativa.

Giorni 61-90 | Fasi 4-5: Misura, impara e perfeziona

• Lancia l’iniziativa con un ambito ben definito, ad esempio un paese, un gruppo di viaggiatori, una serie di tratte idonee o uno scenario di prenotazione specifico.
• Confronta i risultati con quelli di riferimento e raccogli feedback mirati.
• Decidi cosa mantenere, perfezionare o interrompere prima del prossimo test o dell’espansione controllata.