Le interruzioni non conoscono stagioni. La stagione degli uragani, le condizioni meteorologiche avverse, gli eventi geopolitici, le azioni sindacali e le interruzioni nella catena di approvvigionamento possono mettere rapidamente alla prova la capacità di adattamento di un programma di viaggi.
Molti programmi di gestione dei viaggi sono stati concepiti in base a condizioni più prevedibili. Oggi, i responsabili dei viaggi devono pianificare il cambiamento come una realtà operativa, non come un’eccezione. Il tipo, i tempi e il luogo delle interruzioni possono variare, ma la domanda rimane la stessa: se domani si verificasse un’interruzione, quanto sarebbe pronto il vostro programma di viaggi a reagire?
Sembra che i programmi e le politiche di viaggio aziendali siano stati concepiti sulla base di un modello in cui tutto era prevedibile, ma ormai da tempo non è più così. Oggi le organizzazioni devono partire dal presupposto che le interruzioni siano una costante e progettare i propri programmi di conseguenza. Un programma di viaggio resiliente non si costruisce durante una crisi, ma prima che questa si verifichi.
Amy Dalton
Vicepresidente senior, Area regionale, presso BCD
Un quadro di riferimento in cinque fasi per la preparazione dei programmi di viaggio
La resilienza non consiste nell’avere una risposta perfetta a ogni scenario possibile. Consiste piuttosto nel sviluppare le capacità, le relazioni e i processi che aiutano la vostra organizzazione a reagire quando le condizioni cambiano. Le organizzazioni meglio preparate ad affrontare le interruzioni tendono a concentrarsi su cinque aree:
- Allineamento aziendale e progettazione del programma
- Strategie flessibili con i fornitori
- Utilizzo delle informazioni per orientare le decisioni
- Comunicazione e supporto ai viaggiatori
- Valutazione e miglioramenti continui
Utilizzate le domande riportate di seguito per mettere alla prova il vostro programma e individuare eventuali lacune.
1. Allineare le parti interessate in merito alla preparazione.
I disagi di viaggio raramente sono solo una questione di gestione dei viaggi. Quando i piani cambiano in modo imprevisto, l’impatto può ripercuotersi sulla sicurezza dei viaggiatori, sulla produttività, sui costi e sulla continuità operativa. Un programma resiliente parte dalla chiarezza: chi deve essere coinvolto, chi prende le decisioni e chi è responsabile della risposta?
Le organizzazioni meglio preparate riuniscono i reparti viaggi, approvvigionamenti, risorse umane, finanza, sicurezza e dirigenza per stabilire priorità e responsabilità condivise prima che si verifichino le interruzioni — non mentre i team stanno cercando di gestirle.
Immaginate che un grave disservizio colpisca centinaia di viaggiatori dall’oggi al domani. Tutti sanno chi è responsabile di valutare la situazione, prendere decisioni, comunicare con i viaggiatori e coordinare la risposta?
Chiedetevi: I principali stakeholder comprendono il proprio ruolo quando i piani di viaggio subiscono delle interruzioni?
2. Integrare la flessibilità nella strategia relativa ai fornitori.
La strategia relativa ai fornitori è uno dei fattori chiave per la preparazione che viene più spesso trascurato. Le organizzazioni che fanno ampio ricorso a un numero limitato di fornitori possono ridurre i costi o la complessità, ma tale concentrazione può anche creare punti di vulnerabilità in caso di esaurimento della capacità, interruzione del servizio o scioperi.
L’obiettivo non è abbandonare i fornitori preferiti, ma sapere dove si possono trovare alternative quando un fornitore preferito non è in grado di soddisfare le richieste. Ciò potrebbe significare individuare fornitori alternativi, comprendere la capacità disponibile o garantire flessibilità nelle strategie di approvvigionamento prima che i viaggiatori abbiano bisogno di tali alternative.
Chiedetevi: se domani un fornitore preferito non fosse più disponibile, quali alternative realistiche avrebbero i viaggiatori e con quale rapidità potreste ricorrervi?
3. Trasformare la visibilità in decisioni.
Sapere cosa sta succedendo è solo il primo passo. La resilienza dipende dal sapere cosa fare dopo. I programmi di viaggio possono fornire visibilità sulla posizione dei viaggiatori, sulle prestazioni dei fornitori e sull’evoluzione delle condizioni. La vera sfida è capire se i team riescono a collegare tali informazioni con sufficiente rapidità per identificare chi è coinvolto, valutare le opzioni e agire di conseguenza.
Pensate a un evento che colpisce più destinazioni. Il vostro team è in grado di identificare rapidamente i viaggiatori coinvolti? È in grado di comprendere le opzioni disponibili? Le persone giuste possono agire sulla base di tali informazioni?
L’obiettivo non è avere più dati. È trasformare le informazioni giuste in decisioni migliori e più rapide.
Chiedetevi: i vostri dati di viaggio aiutano il vostro team ad agire o si limitano a dirvi cosa sta succedendo?
4. Predisponete la comunicazione e l’assistenza per i viaggiatori.
Quando si verifica un’interruzione, i viaggiatori non vogliono sapere che la vostra organizzazione sta elaborando una risposta. Vogliono sapere cosa devono fare dopo. Le organizzazioni che gestiscono le interruzioni in modo più efficace non creano nuovi processi nel bel mezzo di una crisi. Hanno già stabilito strutture di comunicazione, percorsi di escalation e linee guida per i viaggiatori. Sanno come comunicare, chi deve essere informato e quale supporto riceveranno i viaggiatori quando i piani cambiano.
La tecnologia può aiutare le organizzazioni a comunicare su larga scala. La competenza umana diventa fondamentale quando le situazioni si complicano, le decisioni non sono immediate o i viaggiatori necessitano di ulteriore supporto.
Chiedetevi: se stasera un’interruzione del servizio colpisse i vostri viaggiatori, sareste in grado di fornire loro rapidamente indicazioni chiare e concrete, oltre al supporto necessario in caso di cambiamenti di programma?
5. Valutare e migliorare continuamente.
La resilienza non è un progetto una tantum. Un programma che era pronto ad affrontare l’interruzione di ieri potrebbe non esserlo per quella di domani. Esaminare regolarmente le prestazioni dei fornitori, l’assistenza ai viaggiatori, l’efficacia della comunicazione, la conformità alle politiche e i risultati operativi può far emergere eventuali lacune prima che diventino problemi.
Le giuste priorità variano a seconda dell’organizzazione. Un programma di dimensioni ridotte potrebbe dover rafforzare i processi di comunicazione e di dovere di diligenza. Un programma globale di più ampia portata potrebbe invece dover concentrarsi sulla strategia dei fornitori, sull’intelligence, sulla pianificazione degli scenari o su capacità di risposta più complesse.
L’importante è creare un ciclo di feedback: cosa ha funzionato? Dove i viaggiatori hanno incontrato difficoltà? In quali ambiti i team hanno avuto carenze di informazioni o di opzioni? Cosa dovrebbe cambiare prima della prossima interruzione?
Chiedetevi: quando è stata l’ultima volta che avete verificato la prontezza del vostro programma di viaggio dall’inizio alla fine?
La preparazione inizia prima che si verifichi l’interruzione
Il prossimo imprevisto potrebbe essere un evento meteorologico, una questione geopolitica, un problema di approvvigionamento… o qualcosa che nessuno avrebbe potuto prevedere. Non puoi controllare ciò che accadrà, ma puoi controllare il livello di preparazione del tuo programma di viaggi quando si verificherà.
Un programma resiliente non dipende dalla capacità di prevedere ogni scenario. Sviluppa la capacità di adattarsi allineando le parti interessate, garantendo flessibilità ai fornitori, trasformando le informazioni in azioni concrete, preparando comunicazioni chiare e verificando costantemente ciò che funziona.
Il vostro programma di viaggi è pronto per la prossima interruzione?
Discuti con BCD e Advito dei punti di forza del tuo programma, delle eventuali lacune e delle misure concrete che possono migliorare la tua preparazione.
ParliamoneUn modello per la resilienza dei programmi di viaggio
La nostra nuova pagina di risorse ” Piano d’azione per la resilienza del programma di viaggio ” riunisce questi elementi in un quadro pratico per i responsabili dei viaggi. Utilizzate queste informazioni per mettere alla prova il vostro approccio attuale, identificare potenziali lacune e determinare in quali ambiti ulteriori funzionalità potrebbero rafforzare il vostro programma.