As interrupções não têm época específica. A temporada de furacões, condições climáticas adversas, eventos geopolíticos, greves e interrupções no fornecimento podem rapidamente colocar à prova a capacidade de adaptação de um programa de viagens.
Muitos programas de viagens gerenciados foram criados com base em condições mais previsíveis. Hoje, os líderes de viagens precisam planejar a mudança como uma realidade operacional — e não como uma exceção. O tipo, o momento e o local das interrupções podem mudar, mas a pergunta permanece a mesma: se uma interrupção ocorresse amanhã, em que medida seu programa de viagens estaria preparado para responder?
Parece que os programas e políticas de viagens corporativas foram criados com base em um modelo em que tudo era previsível, o que já não é verdade há muito tempo. Hoje, as organizações devem partir do princípio de que as perturbações são constantes e elaborar programas de acordo com isso. Um programa de viagens resiliente não é criado durante uma crise. Ele é criado antes dela.
Amy Dalton
Vice-presidente sênior regional da BCD
Uma estrutura de cinco etapas para a preparação do programa de viagens
Resiliência não significa ter uma resposta perfeita para todos os cenários possíveis. Trata-se de desenvolver as capacidades, os relacionamentos e os processos que ajudam sua organização a reagir quando as condições mudam. As organizações que estão mais bem preparadas para lidar com interrupções tendem a se concentrar em cinco áreas:
- Alinhamento com os negócios e concepção do programa
- Estratégias flexíveis de fornecedores
- Uso de inteligência para orientar as decisões
- Comunicação e apoio aos viajantes
- Avaliação e melhorias contínuas
Use as perguntas abaixo para testar a resistência do seu programa e identificar onde podem existir lacunas.
1. Alinhe as partes interessadas em relação à preparação.
Interrupções nas viagens raramente são apenas uma questão de gestão de viagens. Quando os planos mudam inesperadamente, o impacto pode afetar a segurança dos viajantes, a produtividade, os custos e a continuidade dos negócios. Um programa resiliente começa com clareza: quem precisa estar envolvido, quem toma as decisões e quem é responsável pela resposta?
As organizações mais bem preparadas reúnem as áreas de viagens, compras, RH, finanças, segurança e liderança para estabelecer prioridades e responsabilidades compartilhadas antes que a interrupção ocorra — e não enquanto as equipes estão tentando lidar com ela.
Imagine que uma grande interrupção afete centenas de viajantes da noite para o dia. Todos sabem quem é responsável por avaliar a situação, tomar decisões, comunicar-se com os viajantes e coordenar a resposta?
Pergunte: As principais partes interessadas compreendem seu papel quando os planos de viagem são interrompidos?
2. Incorpore flexibilidade à estratégia de fornecedores.
A estratégia de fornecedores é um dos fatores mais negligenciados na preparação. Organizações que dependem fortemente de um número limitado de fornecedores podem reduzir custos ou complexidade, mas essa concentração também pode criar pontos de falha quando a capacidade se esgota, o serviço é interrompido ou ocorre uma greve.
O objetivo não é abandonar os fornecedores preferenciais. É saber onde você tem opções quando um fornecedor preferencial não puder atender. Isso pode significar identificar fornecedores alternativos, compreender a capacidade disponível ou incorporar flexibilidade às estratégias de aquisição antes que os viajantes precisem dessas alternativas.
Pergunte: Se um fornecedor preferencial deixasse de estar disponível amanhã, quais alternativas realistas os viajantes teriam — e com que rapidez você poderia utilizá-las?
3. Transforme a visibilidade em decisões.
Saber o que está acontecendo é apenas o primeiro passo. A resiliência depende de saber o que fazer a seguir. Os programas de viagens podem ter visibilidade sobre a localização dos viajantes, o desempenho dos fornecedores e as mudanças nas condições. O verdadeiro teste é se as equipes conseguem conectar essas informações com rapidez suficiente para identificar quem está afetado, avaliar as opções e tomar medidas.
Pense em uma interrupção que afete vários destinos. Sua equipe consegue identificar rapidamente os viajantes afetados? Consegue entender as opções disponíveis? As pessoas certas conseguem agir com base nessas informações?
O objetivo não é ter mais dados. É transformar as informações certas em decisões melhores e mais rápidas.
Pergunte-se: seus dados de viagem ajudam sua equipe a agir — ou simplesmente informam o que está acontecendo?
4. Prepare a comunicação e o suporte aos viajantes.
Quando ocorre uma interrupção, os viajantes não querem saber que sua organização está elaborando uma resposta. Eles querem saber o que devem fazer a seguir. As organizações que gerenciam interrupções de forma mais eficaz não criam novos processos no meio de uma crise. Elas já estabeleceram estruturas de comunicação, caminhos de escalonamento e orientações para os viajantes. Elas sabem como se comunicarão, quem precisa ser informado e que tipo de apoio os viajantes receberão quando os planos mudarem.
A tecnologia pode ajudar as organizações a se comunicarem em grande escala. A experiência humana é fundamental quando as situações se tornam mais complexas, as decisões não são simples ou os viajantes precisam de apoio adicional.
Pergunte a si mesmo: se uma interrupção afetasse seus viajantes hoje à noite, você seria capaz de fornecer rapidamente orientações claras e práticas — e oferecer o apoio de que eles precisam quando os planos mudarem?
5. Avalie e aprimore continuamente.
A resiliência não é um projeto pontual. Um programa que estava preparado para a interrupção de ontem pode não estar preparado para a de amanhã. A análise regular do desempenho dos fornecedores, do suporte aos viajantes, da eficácia da comunicação, da conformidade com as políticas e dos resultados operacionais pode revelar lacunas antes que elas se tornem problemas.
As prioridades corretas variam de acordo com a organização. Um programa menor pode precisar fortalecer os processos de comunicação e de dever de cuidado. Um programa global de maior porte pode precisar se concentrar na estratégia de fornecedores, inteligência, planejamento de cenários ou capacidades de resposta mais complexas.
O importante é criar um ciclo de feedback: O que funcionou? Em que pontos os viajantes enfrentaram dificuldades? Em que pontos as equipes tiveram falta de informações ou opções? O que deve mudar antes da próxima interrupção?
Pergunte: Quando foi a última vez que você testou a prontidão do seu programa de viagens de ponta a ponta?
A preparação começa antes que a interrupção ocorra
A próxima interrupção pode ser um evento climático, uma questão geopolítica, uma restrição de fornecedor — ou algo que ninguém previu. Você não pode controlar o que vai acontecer a seguir. Você pode controlar o grau de preparação do seu programa de viagens quando isso acontecer.
Um programa resiliente não depende da previsão de todos os cenários. Ele desenvolve a capacidade de adaptação ao alinhar as partes interessadas, garantir flexibilidade dos fornecedores, transformar informações em ação, preparar uma comunicação clara e testar continuamente o que está funcionando.
Seu programa de viagens está pronto para a próxima interrupção?
Converse com a BCD e a Advito sobre os pontos fortes do seu programa, onde podem existir lacunas e quais medidas práticas podem melhorar sua preparação.
Vamos conversarUm plano para a resiliência do programa de viagens
Nossa nova página de recursos “Plano para a resiliência do programa de viagens” reúne esses elementos em uma estrutura prática para líderes da área de viagens. Use essas informações para testar sua abordagem atual sob pressão, identificar possíveis lacunas e determinar onde recursos adicionais podem fortalecer seu programa.