Después de un largo día de viaje, descubrir que una habitación de hotel que tenías reservada no está disponible puede ser frustrante y un fastidio. Aunque no es muy habitual, puede pasar. Y cuando ocurre, los viajeros necesitan respuestas rápidas, ayuda de confianza y saber claramente qué hacer a continuación.
Para los gestores de viajes, los sobreventas de hotel pueden afectar al bienestar de los viajeros, a su productividad y al deber de cuidado. Por eso, una respuesta eficaz ante los imprevistos empieza antes del viaje, con los procesos, las herramientas, la comunicación y los planes de contingencia adecuados ya preparados. Cuando las reservas, la información de los viajeros y los recursos de asistencia están conectados a través de un programa de gestión de viajes, las empresas están mejor preparadas para reaccionar rápido y marcar una diferencia significativa en la experiencia de los viajeros y en la continuidad del negocio.
Por qué puede que una habitación confirmada no esté disponible
A veces, los hoteles se enfrentan a situaciones en las que el número de huéspedes que llegan supera el número de habitaciones disponibles debido a previsiones inexactas, estancias prolongadas, problemas de mantenimiento inesperados o cambios en la demanda. Este exceso de reservas puede dejar a los viajeros sin la habitación que esperaban.
Cómo pueden los programas de viajes ayudar a los viajeros
El mejor momento para hacer frente a un contratiempo en un hotel es antes de que ocurra. Los programas de viajes pueden preparar a los viajeros de las siguientes formas:
- Fomentando las reservas a través de canales autorizados.
- Dando a los viajeros acceso a la información del itinerario mientras están de viaje.
- Facilitando el acceso a los canales de ayuda.
- Explicar cuándo y cómo pedir ayuda.
- Proporcionar información clara sobre cómo contactar fuera del horario de atención.
Lista de verificación: ¿Qué debe hacer un viajero si un hotel no puede cumplir con la reserva?
A veces, los hoteles «reubican» a los huéspedes en otro establecimiento cuando no pueden cumplir con una reserva. Cuando te digan que tu habitación no está disponible, deberías:
- Preguntar por un alojamiento alternativo
- Solicitar transporte, si es necesario
- Confirmar el reembolso de los gastos razonables
- Guardar los recibos y anotar la información clave relacionada con el contratiempo
- Ponerte en contacto con la agencia de viajes o con el equipo de asistencia de la empresa si necesitas ayuda adicional
Deber de diligencia cuando cambian los planes
Si te tienen que trasladar a otro alojamiento, tu empresa tiene que saber dónde te alojas y disponer de una forma fiable de localizarte. La gestión de riesgos en los viajes cobra aún más importancia cuando el problema con el hotel se produce junto con condiciones meteorológicas adversas, interrupciones en el transporte u otros incidentes que puedan afectar al bienestar del viajero.
Los datos de los viajeros, los itinerarios y los recursos de asistencia, todo ello conectado, ayudan a las empresas a mantener el contacto con los viajeros y a responder de forma más eficaz cuando cambian las circunstancias. Para los clientes de BCD, Tripsource Insights puede ayudar a identificar a los viajeros que podrían verse afectados y apoyar las medidas de respuesta ante incidentes.
Por qué son importantes los canales de reserva autorizados
Los canales de reserva autorizados ayudan a las empresas a estar al tanto de los itinerarios y la ubicación de los viajeros. Cuando las reservas y la información de los viajeros están conectadas a través de un programa de gestión de viajes, los equipos de viajes pueden entender rápidamente qué está pasando, identificar quién puede verse afectado y tomar las medidas adecuadas.
Si un hotel no puede cumplir con una reserva, tener acceso a los detalles del itinerario y de la reserva puede agilizar la respuesta y facilitar la ayuda al viajero. Por el contrario, las reservas realizadas fuera de los canales autorizados pueden generar lagunas de información, lo que dificulta localizar a los viajeros, comprender las posibles repercusiones o coordinar la asistencia.
Más allá del cumplimiento de la política de viajes, los canales de reserva autorizados ayudan a las empresas a supervisar la actividad de los viajeros y a reforzar su capacidad para cumplir con sus responsabilidades de deber de cuidado cuando se producen interrupciones.
Cómo pueden ayudarte BCD y Tripsource
Cuando un hotel no puede cumplir con una reserva, los viajeros suelen necesitar información inmediata y saber claramente qué hacer a continuación. Tripsource te permite acceder al itinerario, a la reserva y a la información de asistencia en un solo lugar, lo que te ayuda a evaluar rápidamente tus opciones. Por ejemplo, puedes buscar alojamientos alternativos usando la función «Hoteles cercanos» o la vista de mapa, y hacer nuevas reservas directamente desde la app.
Si necesitas ayuda adicional, los asesores de viajes de BCD están a tu disposición para ayudarte a evaluar alternativas y apoyarte durante cualquier contratiempo. Juntos, Tripsource y BCD ayudan a los viajeros a resolver problemas rápidamente, al tiempo que ayudan a las empresas a prepararse mejor para posibles repercusiones en su programa de viajes.
Cómo es una respuesta bien preparada
Imagina que un viajero llega a un hotel a última hora de la noche y se entera de que su habitación confirmada no está disponible. Como la reserva se hizo a través de los canales autorizados, el programa de viajes tiene visibilidad sobre el itinerario. Los viajeros que usan Tripsource pueden consultar los detalles de su reserva en la app y ponerse en contacto con el servicio de asistencia para recibir ayuda de emergencia. Si las opciones de autoservicio no son suficientes, pueden contactar con un asesor de viajes a través de la mensajería de la app para que les guíe en los siguientes pasos. Mientras tanto, la empresa sigue al tanto de la ubicación del viajero y de cualquier cambio en su itinerario.
Consejo de experto: un buen programa de hoteles puede ayudar a reducir el impacto de los imprevistos, ya que ofrece a los viajeros acceso a establecimientos preferentes, datos de reserva consolidados y asistencia cuando cambian los planes.