Un nuovo confronto tra 10 clienti di BCD nel settore delle scienze della vita mostra come la rendicontazione del trasferimento di valore (ToV) si stia evolvendo, ma la complessità permanga. La rendicontazione ToV è un processo consolidato nel settore delle scienze della vita che tiene traccia dei pagamenti o dei trasferimenti di valore forniti agli operatori sanitari (HCP), quali viaggi, incontri o onorari di consulenza. Si tratta di un requisito normativo in molti mercati e di un elemento fondamentale per dimostrare trasparenza e conformità. Man mano che i viaggi e gli incontri assumono un carattere sempre più globale, la sfida non riguarda più l’obbligo o meno della rendicontazione ToV. Si tratta piuttosto di valutare quanto efficacemente sia supportata a livello di sistemi, regioni e team. Sebbene i requisiti siano chiari, l’attuazione rimane tutt’altro che semplice. È proprio qui che si accumulano i rischi legati alla rendicontazione, l’esposizione agli audit e il carico di lavoro manuale.
Un recente studio comparativo condotto su 10 organizzazioni globali del settore delle scienze della vita evidenzia chiari progressi in tre aree:
- Una maggiore chiarezza nella responsabilità per la gestione del ToV
- Una governance più strutturata
- Maggiore automazione
Ciò conferma inoltre una realtà ben nota: la rendicontazione ToV si basa ancora su dati frammentati, sistemi o processi multipli e uno stretto coordinamento tra le diverse funzioni. La direzione da seguire è quella della coerenza e della fiducia in un ambiente complesso.
La conformità è di competenza del ToV. L’esecuzione è condivisa.
Nel contesto attuale, la governance sta diventando più chiara. A livello di benchmark:
- 9 organizzazioni su 10 attribuiscono la responsabilità della rendicontazione del ToV alla funzione di Compliance
- 1 su 10 la attribuisce alla funzione Approvvigionamenti
La raccolta dei dati necessari per la rendicontazione ToV coinvolge diversi team e sistemi: viaggi, riunioni, spese e finanza. Ciascuno di essi possiede una parte del quadro complessivo.
È proprio qui che la complessità si manifesta maggiormente
Quando i viaggi e le riunioni vengono gestiti tramite fornitori o piattaforme non integrati tra loro, le organizzazioni all’avanguardia in materia di conformità stanno passando a partner in grado di garantire un’acquisizione coerente dei dati sin dal momento della prenotazione e dell’esecuzione. Infatti, quando i dati vengono strutturati sin dall’inizio, la rendicontazione diventa meno manuale, meno reattiva e più affidabile.
I modelli ibridi e l’automazione parziale sono ormai la norma
La maggior parte delle organizzazioni incluse nel benchmark (6 su 10) opera secondo un modello ibrido: supervisione globale con gestione regionale. Ciò riflette la realtà delle normative globali, delle sfumature dei mercati locali e dei diversi livelli di maturità operativa. Lo stesso modello ibrido si riscontra anche a livello tecnologico: 8 organizzazioni su 10 dichiarano di disporre di processi parzialmente automatizzati, mentre 2 continuano ad affidarsi al consolidamento manuale tramite fogli di calcolo e caricamenti di dati.
Molti programmi non impongono l’uso di una piattaforma unica per il TOV. Si concentrano invece sul far funzionare l’ecosistema nel suo insieme. Soluzioni integrate per viaggi e riunioni, progettate specificamente per il settore delle scienze della vita, possono aiutare a standardizzare i campi dati, allineare gli identificatori e automatizzare il flusso di dati tra i sistemi, riducendo il lavoro manuale e consentendo al contempo flessibilità a livello regionale. L’obiettivo non è la centralizzazione, ma standard di dati coerenti in un’esecuzione decentralizzata.
La coerenza dei dati rimane una delle principali sfide in materia di rendicontazione
Per quanto riguarda le spese relative ai viaggi, non esiste ancora un sistema di registrazione dominante. La metà degli intervistati ha affermato che ciò varia a seconda del tipo di spesa, mentre altri si affidano principalmente alla fatturazione delle agenzie di gestione viaggi (TMC), ai dati sulle spese o a una combinazione di fonti. Ciò comporta continue variazioni nel modo in cui i dati vengono acquisiti e riportati nelle diverse organizzazioni. Queste incongruenze sono aggravate dal numero di sistemi che contribuiscono alla rendicontazione ToV, tra cui piattaforme per riunioni, sistemi di gestione dei viaggi, strumenti per le spese e dati relativi alle carte aziendali. Ciò aumenta lo sforzo di riconciliazione e il rischio di rendicontazione, specialmente quando le scadenze per la rendicontazione sono strette e il controllo normativo è elevato.
L’opportunità maggiore non risiede nella rendicontazione, bensì nella progettazione dei dati a monte.
Il modo più efficace per ridurre la complessità della rendicontazione è migliorare la progettazione dei dati nelle fasi iniziali del processo. I programmi che integrano i campi dati obbligatori nei flussi di lavoro di prenotazione e registrazione, specialmente nei settori dei viaggi e delle riunioni, possono ridurre la variabilità alla fonte. È proprio lì che la standardizzazione ha il maggiore impatto e dove il rischio è più facile da controllare.
Il futuro: un’automazione più intelligente, non solo maggiore automazione
Nei prossimi 12–24 mesi, metà delle organizzazioni prevede di aumentare l’automazione. Altre non prevedono cambiamenti significativi nel breve termine e pochissime stanno adottando sistemi completamente nuovi. Piuttosto che una trasformazione su larga scala, le organizzazioni stanno dando priorità a un’acquisizione dei dati più coerente, a una migliore integrazione tra i sistemi e a una maggiore visibilità sulle prestazioni dei programmi.
I progressi stanno diventando più ponderati e più realistici. Ciò include anche attività di benchmarking e analisi che aiutano i team a identificare dove esistono lacune e dove i miglioramenti avranno il maggiore impatto.
Conclusione chiave
La rendicontazione ToV nel settore delle scienze della vita sta migliorando, ma rimane comunque complessa. La maggior parte delle organizzazioni opera con responsabilità condivise, sistemi multipli e automazione parziale. L’opportunità non sta nel semplificare il panorama. È quella di apportare maggiore chiarezza, allineamento e coerenza al modo in cui i dati circolano al suo interno. Quando i programmi di viaggi e riunioni sono progettati tenendo conto della conformità, ciò può aiutare a:
- Ridurre il lavoro manuale
- Migliorare la coerenza dei dati
- Aumentare la fiducia nella rendicontazione
In ToV, il progresso non riguarda un singolo sistema. Si tratta di far funzionare l’ecosistema in modo coordinato, chiaro, coerente e conforme alle normative.
Come BCD supporta le organizzazioni del settore delle scienze della vita
In BCD Travel, il nostro Centro di Eccellenza per le Scienze della Vita collabora con le organizzazioni per allineare gli ecosistemi relativi a viaggi, riunioni e dati, contribuendo a garantire che la rendicontazione ToV sia supportata in ogni fase del percorso, attraverso:
- Soluzioni integrate per viaggi e riunioni
- Acquisizione strutturata dei dati al momento della prenotazione
- Competenze di consulenza e benchmarking
Aiutiamo le organizzazioni del settore delle scienze della vita a raggiungere maggiore chiarezza, coerenza e fiducia nei propri programmi ToV. Perché in un contesto complesso e regolamentato, il successo non deriva dalla semplificazione dell’ambiente.
Deriva dal farlo funzionare, insieme. Aperto per natura.
Domande e risposte: rendicontazione del trasferimento di valore
La rendicontazione ToV tiene traccia dei pagamenti o dei trasferimenti di valore erogati agli operatori sanitari (HCP), quali spese di viaggio, partecipazione a convegni o onorari di consulenza. Si tratta di un requisito normativo in molti mercati e di un elemento fondamentale per dimostrare trasparenza e conformità nel settore delle scienze della vita.
Perché l’esecuzione dipende da più sistemi, team e fonti di dati. I sistemi relativi a viaggi, incontri, spese e finanza acquisiscono ciascuno una parte dei dati. Senza strutture coerenti e integrazione, le organizzazioni devono consolidare e riconciliare manualmente le informazioni, creando rischi e inefficienze.
Il rischio maggiore è rappresentato dall’incoerenza dei dati. Le variazioni nel modo in cui vengono registrati gli identificativi degli operatori sanitari, l’attribuzione finanziaria e i dettagli degli eventi possono portare a:
- Errori di rendicontazione
- Maggiore impegno nella riconciliazione
- Maggiore esposizione durante gli audit
Non necessariamente. La maggior parte delle organizzazioni opera in ambienti ibridi e la sostituzione dei sistemi non è sempre praticabile. I programmi più all’avanguardia si concentrano invece su:
- Garantire un’acquisizione coerente dei dati alla fonte
- Allineare gli standard dei dati
- Integrare i sistemi
Concentrarsi sull’acquisizione dei dati al momento della prenotazione o della registrazione. Inserire i campi obbligatori (ad es. identificativi degli operatori sanitari, ID degli eventi, centri di costo) nelle prime fasi del processo riduce il lavoro manuale a valle e migliora l’accuratezza dei report.
Non si tratta solo di aumentare l’automazione, ma di collegare i sistemi esistenti in modo che i dati circolino in modo coerente tra di essi. Un’automazione efficace riduce il consolidamento manuale, pur continuando a supportare la flessibilità a livello regionale.
Effettuando un confronto del proprio programma con quello di altre aziende del settore e valutando:
- Visibilità sulle prestazioni e sulle lacune nella reportistica
- Coerenza dei dati tra i vari sistemi
- Livello di intervento manuale richiesto
- Grado di integrazione tra viaggi, riunioni e finanza