Un nuevo análisis comparativo de 10 clientes de BCD del sector de las ciencias de la vida muestra cómo está evolucionando la presentación de informes sobre la transferencia de valor (ToV), aunque sigue existiendo cierta complejidad. La presentación de informes sobre la transferencia de valor es un proceso bien establecido en el sector de las ciencias de la vida que permite realizar un seguimiento de los pagos o transferencias de valor realizados a los profesionales sanitarios, tales como viajes, reuniones o honorarios de consultoría. Se trata de un requisito normativo en muchos mercados y un elemento fundamental para demostrar transparencia y cumplimiento normativo. A medida que los viajes y las reuniones adquieren un carácter cada vez más global, el reto ya no radica en si es obligatorio informar sobre la ToV. Se trata de determinar con qué eficacia se gestiona en todos los sistemas, regiones y equipos. Aunque los requisitos son claros, su ejecución dista mucho de ser sencilla. Ahí es donde se acumulan los riesgos de información, la exposición a auditorías y el esfuerzo manual.
Un reciente estudio comparativo realizado entre diez organizaciones globales del sector de las ciencias de la vida pone de relieve un claro progreso en tres áreas:
- Una responsabilidad más clara en cuanto a la gestión de los ToV
- Una gobernanza más estructurada
- Mayor automatización
Esto también refuerza una realidad ya conocida: la elaboración de informes sobre el ToV sigue dependiendo de datos fragmentados, múltiples sistemas o procesos y una estrecha coordinación entre departamentos. La tendencia es hacia la coherencia y la confianza en un entorno complejo.
El departamento de cumplimiento normativo es el responsable del ToV. La ejecución es una tarea compartida.
En el entorno actual, la gobernanza se está definiendo con mayor claridad. Según el índice de referencia:
- 9 de cada 10 organizaciones atribuyen la responsabilidad de la presentación de informes ToV al departamento de Cumplimiento Normativo
- 1 de cada 10 asigna la responsabilidad al departamento de Adquisiciones
La recopilación de los datos necesarios para la presentación de informes ToV abarca múltiples equipos y sistemas: viajes, reuniones, gastos y finanzas. Cada uno de ellos es responsable de una parte del conjunto.
Es aquí donde la complejidad se hace más patente
Cuando los viajes y las reuniones se gestionan a través de proveedores o plataformas inconexas, las organizaciones líderes en cumplimiento normativo están recurriendo a socios que puedan garantizar una recopilación coherente de datos en el momento de la reserva y la ejecución. Y es que, cuando los datos se estructuran desde el principio, la elaboración de informes requiere menos trabajo manual, es menos reactiva y resulta más fiable.
Los modelos híbridos y la automatización parcial son la norma
La mayoría de las organizaciones incluidas en el estudio comparativo (6 de cada 10) operan mediante un modelo híbrido: supervisión global con gestión regional. Esto refleja la realidad de las normativas globales, los matices de los mercados locales y los distintos niveles de madurez operativa. El mismo patrón híbrido se observa en el ámbito tecnológico: 8 de cada 10 organizaciones indican que cuentan con procesos parcialmente automatizados, mientras que 2 siguen dependiendo de la consolidación manual mediante hojas de cálculo y cargas de datos.
Muchos programas no obligan a que la gestión de viajes y reuniones (TOV) se realice en una única plataforma. En su lugar, se centran en lograr que el ecosistema funcione de forma coordinada. Las soluciones integradas de viajes y reuniones, diseñadas específicamente para el sector de las ciencias de la vida, pueden ayudar a estandarizar los campos de datos, armonizar los identificadores y automatizar el flujo de datos entre sistemas, lo que reduce el esfuerzo manual al tiempo que permite la flexibilidad regional. El objetivo no es la centralización, sino unos estándares de datos coherentes en una ejecución descentralizada.
La coherencia de los datos sigue siendo un reto importante a la hora de elaborar informes
En lo que respecta al gasto relacionado con los viajes, todavía no existe un sistema de registro dominante. La mitad de los encuestados afirmó que varía según el tipo de gasto, mientras que otros se basan principalmente en la facturación de las agencias de gestión de viajes (TMC), los datos de gastos o una combinación de fuentes. Esto da lugar a una variación constante en la forma en que se recogen y comunican los datos en las distintas organizaciones. A estas inconsistencias se suma el número de sistemas que contribuyen a la elaboración de informes sobre el «ToV», entre los que se incluyen plataformas de reuniones, sistemas de viajes, herramientas de gastos y datos de tarjetas corporativas. Esto aumenta el esfuerzo de conciliación y el riesgo en la presentación de informes, especialmente cuando los plazos de presentación son ajustados y el escrutinio regulatorio es elevado.
La mayor oportunidad no reside en la elaboración de informes, sino en el diseño de los datos en las fases iniciales.
La forma más eficaz de reducir la complejidad de la presentación de informes es mejorar el diseño de los datos en una fase más temprana del proceso. Los programas que integran los campos de datos obligatorios en los flujos de trabajo de reserva y registro, especialmente en los ámbitos de los viajes y las reuniones, pueden reducir la variabilidad en el origen. Ahí es donde la estandarización tiene mayor impacto y donde el riesgo es más fácil de controlar.
Próximos pasos: una automatización más inteligente, no solo más automatización
En los próximos 12 a 24 meses, la mitad de las organizaciones tiene previsto aumentar la automatización. Otras no esperan cambios importantes a corto plazo, y muy pocas están apostando por sistemas completamente nuevos. En lugar de una transformación a gran escala, las organizaciones están dando prioridad a una captura de datos más coherente, una mejor integración entre sistemas y una mayor visibilidad del rendimiento de los programas.
El progreso se está volviendo más deliberado y más realista. También incluye análisis comparativos y analíticos que ayudan a los equipos a identificar dónde existen carencias y en qué aspectos las mejoras tendrán mayor impacto.
Conclusión clave
La elaboración de informes sobre el valor añadido (ToV) en el sector de las ciencias de la vida está mejorando, pero sigue siendo compleja. La mayoría de las organizaciones operan con una responsabilidad compartida, múltiples sistemas y una automatización parcial. La oportunidad no radica en simplificar el panorama. Sino en aportar más claridad, alineación y coherencia al modo en que los datos circulan por él. Cuando los programas de viajes y reuniones se diseñan teniendo en cuenta el cumplimiento normativo, esto puede ayudar a:
- Reducir el esfuerzo manual
- Mejorar la coherencia de los datos
- Aumentar la confianza en los informes
En ToV, el progreso no se limita a un único sistema. Se trata de lograr que todo el ecosistema funcione de forma coordinada, clara, coherente y conforme a la normativa.
Cómo apoya BCD a las organizaciones del sector de las ciencias de la vida
En BCD Travel, nuestro Centro de Excelencia en Ciencias de la Vida colabora con las organizaciones para armonizar los ecosistemas de viajes, reuniones y datos, lo que ayuda a garantizar que la presentación de informes ToV esté respaldada en cada etapa del proceso, a través de:
- Soluciones integradas de viajes y reuniones
- Captura estructurada de datos en el momento de la reserva
- Experiencia en consultoría y análisis comparativo
Ayudamos a las organizaciones del sector de las ciencias de la vida a avanzar hacia una mayor claridad, coherencia y confianza en sus programas de ToV. Porque, en un entorno complejo y regulado, el éxito no se consigue simplificando el entorno.
Proviene de hacer que funcione, juntos. Abierto por diseño.
Preguntas y respuestas: Informes sobre la transferencia de valor
La presentación de informes sobre la transferencia de valor (ToV) permite realizar un seguimiento de los pagos o transferencias de valor realizados a los profesionales sanitarios, como gastos de viaje, reuniones o honorarios de consultoría. Se trata de un requisito normativo en muchos mercados y un elemento fundamental para demostrar la transparencia y el cumplimiento normativo en el sector de las ciencias de la vida.
Porque su ejecución depende de múltiples sistemas, equipos y fuentes de datos. Los sistemas de viajes, reuniones, gastos y finanzas recogen cada uno una parte de los datos. Sin estructuras coherentes ni integración, las organizaciones deben consolidar y conciliar la información manualmente, lo que genera riesgos e ineficiencias.
El mayor riesgo es la falta de coherencia en los datos. Las variaciones en la forma de registrar los identificadores de los profesionales sanitarios, la atribución financiera y los detalles de los eventos pueden dar lugar a:
- Errores en los informes
- Un mayor esfuerzo de conciliación
- Mayor exposición durante las auditorías
No necesariamente. La mayoría de las organizaciones operan en entornos híbridos, y sustituir los sistemas no siempre resulta práctico. Los programas más avanzados se centran, en cambio, en:
- Garantizar una captura de datos coherente en el origen
- Armonizar los estándares de datos
- Integrar los sistemas
Centrarse en la recopilación de datos en el momento de la reserva o el registro. Incluir los campos obligatorios (por ejemplo, identificadores de profesionales sanitarios, identificadores de reuniones, centros de coste) en una fase temprana del proceso reduce el trabajo manual posterior y mejora la precisión de los informes.
No se trata solo de añadir más automatización, sino de conectar los sistemas existentes para que los datos fluyan de forma coherente entre ellos. Una automatización eficaz reduce la consolidación manual sin dejar de permitir la flexibilidad regional.
Comparando su programa con el de otras empresas del sector y evaluando:
- La visibilidad del rendimiento de los informes y de las deficiencias
- La coherencia de los datos entre los distintos sistemas
- El nivel de intervención manual necesario
- La solidez de la integración entre los ámbitos de viajes, reuniones y finanzas