- Voel je niet verplicht om tijdens de reis bij elkaar te zitten. Als jij en je collega’s in hetzelfde vliegtuig of dezelfde trein reizen, hoef je niet bij elkaar te blijven. Reisorganisatoren zullen je waarschijnlijk niet bij elkaar zetten, maar als je een sterke voorkeur hebt voor afzondering, vertel dit dan aan de organisator wanneer je je reisaanvraag indient. Sommige reizigers rusten liever rustig uit of lezen hun e-mails, terwijl anderen graag een praatje maken. Als je met een praatgrage collega zit, geef dan beleefd aan dat je tijdens de reis van je rustpauze gebruik wilt maken. Als je een “meer is beter”-aanpak hanteert voor werkreizen, wees dan niet aanmatigend. Bevestig van tevoren of je collega’s ook graag samen reistijd doorbrengen.
Roadtrips kunnen een andere aanpak vereisen. Lang zwijgend in een auto zitten kan verkeerd geïnterpreteerd worden, dus houd twee of drie gespreksstarters bij de hand. Aan de andere kant is carpoolen verantwoordelijk en duurzaam gedrag dat extra auto’s van de weg houdt en de aarde helpt door je ecologische voetafdruk te verkleinen. Houd het goede dat je doet in gedachten terwijl je op je beurt wacht om de aux-kabel vast te houden en deejay te spelen. - Zie de reis als een kans. Een goede verstandhouding leidt tot geweldige bedrijfsresultaten. Gebruik de tijd om je reisgenoten beter te leren kennen. Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Vraag hen naar hun reis naar de functie die ze nu bekleden. Informeer naar hun hobby’s en leven buiten het werk. Bied hen hetzelfde aan.
- Sms’en of niet? Als jij en je collega’s zullen samenwerken op de bestemming, spreek dan af welke technologie jullie zullen gebruiken om contact te houden. Gaan jullie bellen, e-mailen of berichten sturen?
- Hoeveel werk is te veel werk? Werkgerelateerde gesprekken breiden zich vaak uit tot een drankje en een diner na de normale kantooruren, maar, lees de ruimte. Zodra de werkgerelateerde onderwerpen hun einde hebben bereikt, herhaal je de belangrijkste punten en aandachtspunten en gebruik je aanwijzingen dat de werkdag is afgelopen. Zeg: “Vandaag was behoorlijk productief; ik denk dat dit een goede plek is om te stoppen.” Als een collega doorgaat, probeer dan dit: “Dat zijn goede punten, laten we daar in onze volgende vergadering op ingaan,” en verontschuldig jezelf dan als dat gepast is. Zorg ervoor dat je ook naar deze signalen kijkt en luistert.
- Wie betaalt de rekening? Raadpleeg altijd je reisbeleid voor de specifieke regels in jouw organisatie. Meestal worden groepsmaaltijden betaald met gesplitste cheques (waar mogelijk) of betaalt de hoogste medewerker die de maaltijd bijwoont. Bewaar de bonnetjes en de namen van iedereen die aan het diner heeft deelgenomen. Je hebt ze waarschijnlijk nodig voor je onkostendeclaratie.
- Word niet te ontspannen. Denk er altijd aan dat je op zakenreis bent. Vermijd ongepaste gesprekken, te veel alcohol of ander gedrag dat je professionele reputatie ondermijnt.
- Geef prioriteit aan je welzijn. Neem de tijd om op te laden tijdens de reis. Eet goed, hydrateer goed en rust elke dag. Zoek tijd om uw lichaam te bewegen, of het nu gaat om lichte stretchoefeningen, een workout of een korte wandeling.
Hoe bereid je je voor op internationale zakenreizen?
Van plan om internationaal te reizen voor zaken? Lees deze tips voor het regelen van visa en paspoorten, vaccins, testvereisten, het wisselen van valuta en meer.