Weet wat je nodig hebt van een TMC.
Identificeer de specifieke diensten die je van hen nodig hebt, zoals hun vermogen om de strategie van het reisprogramma te koppelen aan de missie en het doel van het bedrijf, sectorervaring, deskundigheid op het gebied van hotelprogramma’s, duurzaamheid, naleving van het reisbeleid, risicobeheer of een welomschreven benadering van Diversity, Equity and Inclusion (DE&I). De TMC moet aantonen dat ze ruime ervaring hebben in het beheren van reizen voor organisaties zoals de uwe. Ze moeten robuuste technologie voor reisbeheer en digitale technologieën bieden om aan alle behoeften van uw bedrijf te voldoen. Hebben ze voldoende wereldwijd bereik en samenwerkingsverbanden met leveranciers om uw internationale reizigers tegemoet te komen? Kunnen ze aantonen dat ze voortdurend verbeteringen doorvoeren?
Kwaliteiten waarnaar u moet zoeken in een TMC >.
Beoordeel of de cultuur van de TMC overeenkomt met uw prioriteiten en doelstellingen.
Als duurzaamheid bijvoorbeeld een prioriteit is, moet uw TMC-partner zich op lange termijn inzetten voor alle aspecten van maatschappelijk verantwoord ondernemen, inclusief maar niet beperkt tot natuurbehoud, vermindering van de CO2-uitstoot, toegankelijkheid voor alle reizigers en veiligheidsoverwegingen voor verschillende reizigersgemeenschappen.
Zorg ervoor dat de cultuur van de TMC overeenkomt met uw prioriteiten en doelstellingen.
HET JUISTE TMC VINDEN
Als inkoper van reizen ben je verantwoordelijk voor het helpen van je organisatie om reizen en vergaderingen te gebruiken om bredere doelen te bereiken. Samenwerken met de juiste TMC leidt tot meer veiligheid, productiviteit en welzijn voor zakenreizigers en tot gestroomlijnde processen en kostenbesparingen.
Houd de doelen van uw organisatie goed voor ogen.
Dit proces moet uiteindelijk leiden tot een succesvolle, langdurige samenwerking die is afgestemd op de waarden, cultuur en doelstellingen van uw organisatie. Voordat je begint:
Neem het TMC-proces onder de loep > Leer uw potentiële leverancier kennen.
Leer uw potentiële leverancierspartner kennen.
Dit deel van het selectieproces moet niet te licht worden opgevat of worden gereduceerd tot standaardpresentaties met dia’s. Om de juiste leverancier te vinden, moet u een afspraak maken met uw leverancier. Om de juiste leverancier te vinden, organiseer je workshops met elke bieder. Op die manier kun je beginnen met het opbouwen van een dieper inzicht in van wie je koopt. Deze workshops kunnen verschillende vormen aannemen. Het echte voordeel zit in het ruimte maken voor een open gesprek, meer ontdekken en elkaar beter leren kennen. Je koopt tenslotte niet alleen de service van een bedrijf, je koopt van mensen.
Gebruik workshops voor ontdekking >
Stel uw RFP op met vertrouwen.
Nu u de behoeften van uw bedrijf en reizigers hebt geïdentificeerd, uw doelstellingen hebt afgestemd met de belangrijkste belanghebbenden in het bedrijf en TMC’s hebt ontmoet om uw programma te bespreken, bent u klaar om de RFP uit te schrijven. Als u weet wat het belangrijkst is, kunt u van elke bieder een allesomvattend voorstel krijgen, zodat u de TMC-partner kunt vinden die nu aan uw behoeften voldoet en in de toekomst met u kan meegroeien.
