1. Herzie het reisbeleid.
Het reisbeleid is cruciaal voor het succes van je reisprogramma. Het definieert wat je wilt bereiken en behandelt meestal zaken als kostenbesparingen, ervaringen van reizigers, risico en veiligheid, en duurzaamheid. Maar het hoeft er niet van jaar tot jaar hetzelfde uit te zien. Gezien de huidige omstandigheden, zoals inflatie, veranderende vlieg- en hoteltarieven, klimaatverandering en geopolitieke zorgen, is het reisbeleid dat je vorig jaar voerde nu misschien niet meer toereikend. Heb je onlangs nog eens goed gekeken? Wanneer heb je voor het laatst met je organisatie gecommuniceerd over wanneer reizen bedrijfskritisch zijn en wanneer ze kunnen wachten? Zijn er reis- en onkostenregels veranderd? Hoe zit het met updates in de online booking tool (OBT)? Denk na over goedkeuringsprocessen. Zijn er reisaanvragen waarvoor speciale goedkeuringen of beoordelingen vooraf nodig zijn die voorheen niet nodig waren?
Als je kansen of hiaten in het beleid ontdekt, schakel dan je interne belanghebbenden in om ze aan te pakken. Dit kan het senior management, personeelszaken, inkoop, risicomanagement, duurzaamheid, financiën/boekhouding en het IT-team omvatten. Zodra de herziening van het reisbeleid is voltooid en alle wijzigingen zijn doorgevoerd, introduceer het dan opnieuw in je organisatie. Communiceer regelmatig over het beleid gedurende het jaar (misschien één keer per kwartaal). En nodig reizigers uit om feedback te geven over hun ervaringen met het beleid om te helpen bij de herziening van het reisbeleid.
HOE SCHRIJF JE EEN REISBELEID >
2. Vraag je zakenreizigers naar hun mening.
Zakenreizigers vragen wat ze denken is een effectieve manier om de inzichten te krijgen die je nodig hebt om een sterk reisprogramma op te bouwen of om het bestaande beleid te verbeteren. Het beheren van een reisprogramma is niet altijd eenvoudig, maar dat is het ook niet als zakenreiziger. Naast de zorgplicht is het ondersteunen van de behoeften van je reizigers gewoon het juiste om te doen. Om erachter te komen wat zij nodig hebben, moet je het vragen.
Wees duidelijk over wat u wilt leren van uw enquêtes. Stel doelen, bouw een beoordelingsproces voor enquêtes op, plan om regelmatig enquêtes te versturen en beslis hoe u de kennis gaat gebruiken om verbeteringen aan te brengen. En hoe ga je aantonen dat je de resultaten van je enquêtes hebt geïntegreerd in je reisprogramma?
TIPS VOOR HET OPSTELLEN VAN ENQUÊTES >
3. Zorg ervoor dat de communicatie van het reisprogramma digitaal toegankelijk is voor iedereen.
Het zal je misschien verbazen te ontdekken wie binnen je organisatie moeite heeft met het eenvoudigweg lezen van de communicatie van je reisprogramma. Mensen met een handicap, mensen met Engelse taalvaardigheden en mensen met beperkte technologische vaardigheden zijn misschien niet zo betrokken, simpelweg omdat ze moeite hebben toegang te krijgen tot wat u verstuurt. Als je dit over het hoofd ziet, kan dit leiden tot minder betrokkenheid, minder tevredenheid en gemiste kansen voor je mensen. Om tegemoet te komen aan de behoeften van reizigers, kun je content creëren met alternatieve tekst, kleurcontrast, ondertiteling en meerdere formaten, zoals audio-opnames of video-tutorials.
DIGITALE TOEGANKELIJKHEID EN ZAKENREIZEN >
4. Houd de profielen van je zakenreizigers schoon.
Het onderhouden en uitvoeren van reisprogramma’s is sterk afhankelijk van accurate profielen. Het bijwerken van de profielinformatie van reizigers moet minstens één keer per jaar gebeuren en vereist actie van reizigers en travel managers. We raden aan om een HR-feed te gebruiken voor het aanleveren van profielen. Voer rapporten uit van je OBT en vergelijk ze met de personeelsrapporten van het bedrijf; verwijder reizigers die niet langer bij het bedrijf werken of niet langer reizen. Voor nieuwe en gescheiden werknemers die geen HR-feed hebben, voegt u profielen toe of werkt u ze bij zodra de status van het dienstverband verandert. Stel vervolgens een communicatieplan op om reizigers regelmatig aan te moedigen hun profiel actueel te houden. Dit kan op zijn minst gebeuren tijdens de “downtime” van je bedrijf (als zo’n periode bestaat), maar regelmatige controles gedurende het jaar kunnen efficiënter blijken.
UW DATABASE MET REIZIGERSPROFIELEN OPSCHONEN >
MEER HULP VOOR UW PROGRAMMA