1. Revise la política de viajes.
La política de viajes es fundamental para el éxito de su programa de viajes. Define lo que se quiere conseguir y suele abarcar cuestiones como el ahorro de costes, la experiencia del viajero, el riesgo y la seguridad, y la sostenibilidad. Pero no tiene por qué ser la misma de un año para otro. Dadas las circunstancias actuales, como la inflación, los cambios en las tarifas aéreas y hoteleras, el cambio climático y las preocupaciones geopolíticas, la política de viajes con la que operaba el año pasado puede no ser suficiente ahora. ¿Ha echado un vistazo recientemente? ¿Cuándo fue la última vez que comunicó a su organización cuándo un viaje es crítico para el negocio y cuándo puede esperar? ¿Han cambiado las normas sobre viajes y gastos? ¿Y las actualizaciones de la herramienta de reservas en línea (OBT)? Piense en los procesos de aprobación. ¿Necesitará alguna solicitud de viaje aprobaciones especiales o revisiones por adelantado que antes no eran necesarias?
Si descubre oportunidades o lagunas en la política, convoque a las partes interesadas internas para abordarlas. Esto puede implicar a la alta dirección, recursos humanos, compras, gestión de riesgos de viajes, sostenibilidad, finanzas/contabilidad y al equipo de TI. Una vez finalizada la revisión de la política de viajes y aplicados todos los cambios, vuelva a introducirla en su organización. Convierta en una práctica habitual la comunicación sobre la política a lo largo del año (quizá una vez al trimestre). Invite a los viajeros a compartir sus experiencias con la política de viajes para contribuir a su revisión.
CÓMO REDACTAR UNA POLÍTICA DE VIAJES >
2. Pida opinión a sus viajeros de negocios.
Preguntar a los viajeros de negocios lo que piensan es una forma eficaz de obtener la información que necesita para crear un programa de viajes sólido o mejorar las políticas ya establecidas. Gestionar un programa de viajes no siempre es fácil, pero tampoco lo es ser un viajero de negocios. Más allá del deber de diligencia, apoyar las necesidades de sus viajeros es sencillamente lo correcto. Para saber lo que necesitan, pregunte.
Tenga claro lo que quiere aprender de sus encuestas. Establezca objetivos, cree un proceso de revisión de encuestas, planifique el envío de encuestas con regularidad y decida cómo utilizará lo aprendido para introducir mejoras. Además, ¿cómo demostrará que ha integrado los resultados de las encuestas en el programa de viajes?
CONSEJOS PARA ELABORAR ENCUESTAS >
3. Asegúrese de que todos pueden acceder digitalmente a las comunicaciones del programa de viajes.
Puede que le sorprenda saber quiénes dentro de su organización tienen dificultades simplemente para leer las comunicaciones de su programa de viajes. Es posible que las personas con discapacidades, los estudiantes de inglés y las personas con conocimientos tecnológicos limitados no participen tanto simplemente porque tienen problemas para acceder a lo que usted les envía. Pasar esto por alto puede provocar un menor compromiso, menos satisfacción y la pérdida de oportunidades para su personal. Para ayudar a satisfacer las necesidades de los viajeros, cree contenidos utilizando texto alternativo, contraste de colores, subtítulos y múltiples formatos, como grabaciones de audio o tutoriales en vídeo.
ACCESIBILIDAD DIGITAL Y VIAJES DE NEGOCIOS >
4. Mantenga limpios los perfiles de sus viajeros de negocios.
El servicio y el cumplimiento del programa de viajes dependen en gran medida de la exactitud de los perfiles. La actualización de la información de los perfiles de los viajeros debe realizarse al menos una vez al año y requerirá la intervención de los viajeros y los gestores de viajes. Recomendamos utilizar una fuente de recursos humanos para la entrega de perfiles. Ejecute informes desde su OBT y compárelos con los informes de empleados de la empresa; elimine a los viajeros que ya no trabajan en la empresa o que ya no viajan. En el caso de los empleados nuevos y separados que no estén en un feed de RR.HH., añada o actualice los perfiles en cuanto cambie la situación laboral. A continuación, establezca un plan de comunicación para animar periódicamente a los viajeros a mantener actualizados sus perfiles. Como mínimo, esto podría hacerse durante el «tiempo de inactividad» de su empresa (si es que existe), pero las comprobaciones periódicas a lo largo del año pueden resultar más eficaces.
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