1. Réviser la politique de voyage.
La politique de voyage est essentielle à la réussite de votre programme de voyage. Elle définit les objectifs que vous souhaitez atteindre et couvre généralement des questions telles que les économies de coûts, l’expérience des voyageurs, les risques et la sécurité, ainsi que la durabilité. Mais elle ne doit pas nécessairement être la même d’une année à l’autre. Compte tenu des circonstances actuelles, telles que l’inflation, l’évolution des tarifs aériens et hôteliers, le changement climatique et les préoccupations géopolitiques, la politique de voyage que vous appliquiez l’année dernière n’est peut-être plus suffisante aujourd’hui. Y avez-vous jeté un coup d’œil récemment ? À quand remonte la dernière fois que vous avez indiqué à votre organisation quand un voyage est essentiel à l’activité de l’entreprise et quand il peut attendre ? Les règles relatives aux voyages et aux dépenses ont-elles changé ? Qu’en est-il des mises à jour de l’outil de réservation en ligne (OBT) ? Pensez aux processus d’approbation. Certaines demandes de voyage devront-elles faire l’objet d’approbations spéciales ou d’examens préalables qui n’étaient pas nécessaires auparavant ?
Si vous découvrez des opportunités ou des lacunes dans la politique, faites appel à vos partenaires internes pour y remédier. Il peut s’agir de la direction, des ressources humaines, des achats, de la gestion des risques liés aux voyages, du développement durable, des finances/comptabilité et de l’équipe informatique. Une fois la révision de la politique de voyage achevée et tous les changements mis en place, réintroduisez-la dans votre organisation. Prenez l’habitude de communiquer sur la politique tout au long de l’année (peut-être une fois par trimestre). Invitez les voyageurs à faire part de leurs expériences dans le cadre de la politique afin de contribuer à la révision de la politique des voyages.
COMMENT RÉDIGER UNE POLITIQUE DES VOYAGES >
2. Demandez l’avis de vos voyageurs d’affaires.
Demander aux voyageurs d’affaires ce qu’ils pensent est un moyen efficace d’obtenir les informations dont vous avez besoin pour mettre en place un programme de voyage solide ou pour améliorer les politiques déjà en place. Gérer un programme de voyage n’est pas toujours facile, mais être un voyageur d’affaires ne l’est pas non plus. Au-delà du devoir de diligence, répondre aux besoins de vos voyageurs est tout simplement la bonne chose à faire. Pour savoir ce dont ils ont besoin, demandez-leur.
Soyez clair sur ce que vous voulez apprendre de vos enquêtes. Fixez des objectifs, mettez en place un processus de révision des enquêtes, prévoyez d’envoyer des enquêtes régulièrement et décidez de la manière dont vous utiliserez ce que vous apprenez pour apporter des améliorations. En outre, comment allez-vous démontrer que vous avez intégré les résultats de l’enquête dans le programme de voyage ?
CONSEILS POUR L’ÉLABORATION D’ENQUÊTES >
3. Veillez à ce que les communications du programme de voyage soient accessibles à tous par voie numérique.
Vous serez peut-être surpris d’apprendre qui, au sein de votre organisation, a des difficultés à lire les communications de votre programme de voyage. Les personnes handicapées, celles qui apprennent l’anglais et celles qui ont des compétences technologiques limitées peuvent ne pas être aussi engagées simplement parce qu’elles ont du mal à accéder à ce que vous envoyez. Ne pas en tenir compte peut entraîner une baisse de l’engagement, une diminution de la satisfaction et des opportunités manquées pour votre personnel. Pour répondre aux besoins des voyageurs, créez du contenu en utilisant des textes alternatifs, des couleurs contrastées, des sous-titres et des formats multiples, comme des enregistrements audio ou des tutoriels vidéo.
ACCESSIBILITÉ NUMÉRIQUE ET VOYAGES D’AFFAIRES >
4. Veillez à ce que les profils de vos voyageurs d’affaires soient clairs.
Le service et l’exécution des programmes de voyage dépendent fortement de l’exactitude des profils. La mise à jour des informations du profil du voyageur devrait avoir lieu au moins une fois par an et nécessitera une action de la part des voyageurs et des gestionnaires de voyages. Nous recommandons d’utiliser un flux RH pour la transmission des profils. Exécutez des rapports à partir de votre OBT et comparez-les aux rapports des employés de l’entreprise ; éliminez les voyageurs qui ne font plus partie de l’entreprise ou qui ne voyagent plus. Pour les nouveaux employés et les employés séparés qui ne sont pas connectés à un flux RH, ajoutez ou mettez à jour les profils dès que le statut d’emploi change. Mettez ensuite en place un plan de communication pour encourager régulièrement les voyageurs à tenir leur profil à jour. Au minimum, cela peut se faire pendant les « temps morts » de votre entreprise (s’il y en a), mais des vérifications régulières tout au long de l’année peuvent s’avérer plus efficaces.
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