1. Rivedere la travel policy.
La travel policy è fondamentale per il successo del programma di viaggio. Definisce all’indirizzo ciò che si vuole ottenere e di solito copre questioni come il risparmio economico, l’esperienza del viaggiatore, il rischio e la sicurezza e la sostenibilità. Ma non dovrebbe essere necessariamente uguale di anno in anno. Date le circostanze attuali, come l’inflazione, la variazione delle tariffe aeree e alberghiere, i cambiamenti climatici e le preoccupazioni geopolitiche, la travel policy che avete adottato l’anno scorso potrebbe non essere più sufficiente. Avete fatto un’attenta analisi di recente? Quando è stata l’ultima volta che avete comunicato alla vostra organizzazione quando i viaggi sono critici per l’azienda e quando invece possono aspettare? Sono cambiate le regole in materia di viaggi e spese? E gli aggiornamenti dello strumento di prenotazione online (OBT)? Pensate ai processi di approvazione. Le richieste di viaggio necessitano di approvazioni speciali o di revisioni anticipate che prima non erano richieste?
Se si scoprono opportunità o lacune nella politica, è necessario coinvolgere gli stakeholder interni per affrontarle. Ciò può coinvolgere la dirigenza, le risorse umane, gli acquisti, la gestione del rischio di viaggio, la sostenibilità, la finanza/contabilità e il team IT. Una volta completata la revisione della travel policy e apportate tutte le modifiche, reintroducetela nell’organizzazione. Fate in modo che la politica venga comunicata regolarmente nel corso dell’anno (magari una volta a trimestre). Invitate i viaggiatori a condividere i feedback sulle loro esperienze nell’ambito della politica per contribuire alla revisione della politica di viaggio.
COME SCRIVERE UNA TRAVEL POLICY >
2. Chiedete ai viaggiatori d’affari le loro opinioni.
Chiedere ai viaggiatori d’affari cosa ne pensano è un modo efficace per ottenere le informazioni necessarie a costruire un programma di viaggio solido o a migliorare le politiche già in vigore. Gestire un programma di viaggio non è sempre facile, ma non lo è nemmeno essere un viaggiatore d’affari. Al di là del dovere di diligenza, sostenere le esigenze dei viaggiatori è semplicemente la cosa giusta da fare. Per sapere di cosa hanno bisogno, chiedete.
Siate chiari su ciò che volete imparare dai vostri sondaggi. Stabilite degli obiettivi, create un processo di revisione dei sondaggi, pianificate l’invio regolare dei sondaggi e decidete come utilizzare quanto appreso per apportare miglioramenti. Inoltre, come dimostrerete di aver integrato i risultati del sondaggio nel programma di viaggio?
CONSIGLI PER LA REALIZZAZIONE DEI SONDAGGI >
3. Assicuratevi che le comunicazioni del programma di viaggio siano accessibili a tutti in formato digitale.
Potreste essere sorpresi di sapere chi, all’interno della vostra organizzazione, ha difficoltà a leggere le vostre comunicazioni sul programma di viaggio. Le persone con disabilità, quelle che studiano la lingua inglese e quelle con competenze tecnologiche limitate potrebbero non essere altrettanto coinvolte semplicemente perché hanno difficoltà ad accedere a ciò che inviate. Trascurare questo aspetto può portare a un minore coinvolgimento, a una minore soddisfazione e a opportunità mancate per il vostro personale. Per soddisfare le esigenze dei viaggiatori, create contenuti con testi alternativi, contrasto di colore, sottotitoli e formati multipli, come registrazioni audio o video tutorial.
ACCESSIBILITÀ DIGITALE E VIAGGI D’AFFARI >
4. Mantenete puliti i profili dei vostri viaggiatori d’affari.
L’assistenza e l’esecuzione dei programmi di viaggio si basano molto su profili accurati. L’aggiornamento dei profili dei viaggiatori deve avvenire almeno una volta all’anno e richiede l’intervento dei viaggiatori e dei travel manager. Si consiglia di utilizzare un feed HR per la consegna dei profili. Eseguite i report dal vostro OBT e confrontateli con quelli dei dipendenti dell’azienda; eliminate i viaggiatori che non fanno più parte dell’azienda o che non viaggiano più. Per i nuovi dipendenti e per quelli separati che non hanno un feed HR, aggiungete o aggiornate i profili non appena cambia lo status lavorativo. Quindi, istituite un piano di comunicazione per incoraggiare regolarmente i viaggiatori a mantenere aggiornati i loro profili. Come minimo, questo potrebbe avvenire durante il “periodo di inattività” dell’azienda (se esiste), ma controlli regolari durante l’anno potrebbero rivelarsi più efficaci.
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