Bevor es losgeht: Lernen Sie das Managed-Travel-Programm Ihres Unternehmens kennen
Während der Einarbeitung haben Sie Orientierungsmaterial erhalten, das wahrscheinlich eine Einführung in das Managed-Travel-Programm Ihres Unternehmens enthält. Nehmen Sie sich die Zeit, um sich mit den Reiserichtlinien des Unternehmens und den bevorzugten Tools für die Planung, Buchung und Verwaltung der Reisekosten vertraut zu machen. Wenn Sie diese Unterlagen nicht erhalten haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Personalabteilung oder an das Reiseteam, um Unterstützung zu erhalten.
Währung
Überlegen Sie sich vor Ihrer Abreise, wie Sie Ihre Ausgaben während der Reise bezahlen wollen – bar, mit Karte oder beides? Die meisten Orte akzeptieren Kredit- und Debitkarten, aber es ist immer gut, Bargeld zur Hand zu haben. Mit etwas Landeswährung lassen sich unmittelbare Ausgaben wie Taxifahrten oder Trinkgelder leicht bezahlen. Die Verwendung von Karten bedeutet weniger Ärger, eine bessere Buchführung und Einsparungen – für Sie und Ihren Arbeitgeber. Und vergessen Sie nicht, Ihre Bank über Ihre Reisepläne zu informieren, um Probleme zu vermeiden.
Sprache
Reisen Sie an ein internationales Ziel? Ein paar lokale Redewendungen können sehr hilfreich sein. „Hallo“, „Danke“ und „Wo ist das nächste Café?“ sind wahre Lebensretter. Laden Sie eine Übersetzungs-App wie Google Translate oder Deepl herunter, um Sprachlücken zu schließen.
Kultur und Umgangsformen
Kulturelles Bewusstsein zu zeigen, fördert das Vertrauen und stärkt die Beziehungen zu den Menschen, die Sie auf Ihrer Reise treffen. Informieren Sie sich über die lokalen Bräuche, um Fauxpas zu vermeiden. Achten Sie auf die Kleiderordnung, Essensrituale und Protokolle für Geschäftstreffen in der Region.
Packen und Medikamente
Informieren Sie sich über die Wettervorhersage und packen Sie entsprechend. Ein gut sortierter Kleiderschrank ist Ihr bester Freund – denken Sie an vielseitige Teile, die sich mühelos kombinieren lassen. Bewahren Sie Medikamente in ihren beschrifteten Originalbehältern auf und bewahren Sie sie an einem sicheren, leicht zugänglichen Ort auf. Erstellen Sie eine digitale oder physische Liste Ihrer Medikamente und Rezepte für den Fall, dass Sie sie ersetzen müssen oder Informationen an medizinische Dienstleister weitergeben möchten.
Digitale Erkundung
Machen Sie sich mit Hilfe von Karten und Reise-Apps mit Ihrem Reiseziel vertraut. Machen Sie virtuelle Touren zu den wichtigsten Orten, um ein Gefühl für die Gegend zu bekommen. So wissen Sie schon bei Ihrer Ankunft, wo Sie Ihr Hotel, die Treffpunkte, Kaffee und Essen oder die nächste Reinigung finden.
Hotel-Concierge: Ihr lokaler Reiseführer
Der Concierge ist Ihre Geheimwaffe für Empfehlungen, Wegbeschreibungen, Abend- und Freizeitaktivitäten und vieles mehr. Nutzen Sie seine Ortskenntnisse, um Ihren Aufenthalt so angenehm wie möglich zu gestalten.
Planen Sie Ihren Flug, um den Jetlag zu vermeiden
Wählen Sie Flüge, die mit der Zeitzone Ihres Reiseziels übereinstimmen, um den Jetlag zu minimieren. Sie wechseln die Zeitzone? Passen Sie Ihren Schlafrhythmus ein paar Tage vor dem Abflug an, um die Umstellung zu erleichtern.
Mobile Sicherheit: Bleiben Sie in Verbindung, bleiben Sie sicher
Sichern Sie Ihre Geräte mit sicheren Passwörtern und aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Sichern Sie wichtige Daten vor Ihrer Abreise. Melden Sie sich, wenn möglich, für automatische Updates und Antiviren-Software an. Aktivieren Sie Sicherheitseinstellungen wie die Multifaktor-Authentifizierung (MFA), um sicherzustellen, dass Sie die einzige Person sind, die Zugriff auf Ihre Konten hat. Verwenden Sie dies für Bankgeschäfte, E-Mail und soziale Medien sowie für alle Dienste, die eine Anmeldung erfordern. Deaktivieren Sie während Ihrer Reise die Fähigkeit Ihres Telefons, sich automatisch mit verfügbaren drahtlosen Netzwerken in der Nähe zu verbinden. Vermeiden Sie öffentliche Netzwerke so weit wie möglich.
Persönliche Sicherheit
Achten Sie auf Ihre Umgebung und seien Sie vorsichtig, wenn Sie mit Fremden zu tun haben. Vertrauen Sie auf Ihren Instinkt und geben Sie keine persönlichen Informationen preis. Denken Sie daran, zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen für Ihr Hotelzimmer einzupacken. Türstopper, Reiseschlösser und Abdeckungen für Gucklöcher bieten eine zusätzliche Sicherheitsstufe.
Verhalten Sie sich unauffällig
Entfernen Sie, wenn möglich, identifizierende Logos oder Anhänger von Gepäck und Kleidung. Verstecken Sie Schmuck und andere Wertgegenstände und verstauen Sie sie sicher, wenn sie nicht gebraucht werden. Vermeiden Sie generell auffällige Verhaltensweisen, die die Aufmerksamkeit böswilliger Akteure erregen könnten.
Reisemanagement-Apps: Bleiben Sie in Verbindung und stressfrei
Eine gute Organisation kann viel dazu beitragen, Stress zu reduzieren und Vertrauen aufzubauen. Reisemanagement-Apps wie TripSource® sorgen dafür, dass alle Ihre Reisepläne an einem Ort aufbewahrt werden – vor, während und nach Ihrer Reise.
TripSource hilft Ihnen, den Überblick über wichtige Details wie Flugzeiten, Hotelreservierungen und Mietwageninformationen mit einer einzigen, leicht zu navigierenden Reisekarte zu behalten. Wenn Ihr Abreisedatum näher rückt, brauchen Sie nicht mehr nach E-Mails oder Bestätigungsnummern zu suchen – mit TripSource haben Sie alles an einem zentralen Ort.
Verspätung oder eine Flugverspätung? TripSource macht es Ihnen leicht, Ihr Hotel mit nur einem Fingertipp zu kontaktieren. Und wenn Sie möchten, dass Ihr Vorgesetzter, ein Familienmitglied, Ihr Partner oder ein Kollege bei Planänderungen automatisch informiert wird, können Sie ihn direkt in der App als „Follower“ hinzufügen. Sie können die Reisedaten auch manuell freigeben und haben so die Kontrolle darüber, was und mit wem geteilt wird.
Einreise und Zoll
Informieren Sie sich über die Einreisebestimmungen an Ihrem Reiseziel und bereiten Sie sich auf die Kontrollen vor. Halten Sie alle erforderlichen Dokumente bereit und seien Sie sich bewusst, dass bei den Sicherheitskontrollen an den Einreise- und Abflugorten Ihre Person und Ihre Dokumente unter Umständen genau überprüft werden. Das bedeutet nicht, dass etwas nicht in Ordnung ist, sondern ist Teil des Prozesses.
Wählen Sie das richtige Verkehrsmittel
Recherchieren Sie die Transportmöglichkeiten unter Berücksichtigung der Sicherheit und der Reiserichtlinien Ihres Unternehmens. Wenn es die Unternehmensrichtlinien zulassen, sollten Sie öffentliche Verkehrsmittel oder Mitfahrgelegenheiten nutzen. Mieten Sie ein Auto? Denken Sie daran, dass Elektro- oder Hybridfahrzeuge Ihren ökologischen Fußabdruck verringern können.
Checkliste: So bereiten Sie sich auf Ihre erste Geschäftsreise vor
- Informieren Sie sich über das Managed-Travel-Programm und die Richtlinien Ihres Unternehmens.
- Nehmen Sie eine Mischung aus Landeswährung und Debit- und Kreditkarten mit.
- Lernen Sie grundlegende Redewendungen in der Landessprache und laden Sie eine Übersetzungs-App herunter.
- Machen Sie sich mit den örtlichen Gepflogenheiten, sozialen Verhaltensweisen und der Etikette für Geschäftstreffen vertraut.
- Packen Sie dem Wetter und dem Anlass entsprechend.
- Bewahren Sie verschreibungspflichtige Medikamente in den Originalbehältern auf.
- Informieren Sie sich digital über den Standort.
- Schließen Sie Freundschaft mit dem Hotel-Concierge.
- Planen Sie die Ankunftszeiten bei Langstreckenflügen, um den Jetlag zu verringern.
- Sichern Sie Ihre mobilen Geräte.
- Achten Sie auf Ihre Umgebung, sowohl im Hotel als auch in der Stadt.
- Beschränken Sie auffällige Kleidung und Schmuck auf ein Minimum.
- Machen Sie sich mit den Einwanderungs- und Zollverfahren, Anforderungen und Beschränkungen vertraut.
- Wählen Sie Ihr Transportmittel nach den Sicherheits- und Unternehmensrichtlinien aus.
