S’informer avant de partir : Comprendre le programme de gestion des voyages de votre entreprise
Lors de votre intégration, vous avez reçu des documents d’orientation qui comprenaient probablement une présentation du programme de gestion des voyages de votre entreprise. Prenez le temps de vous familiariser avec les politiques et les lignes directrices de l’entreprise en matière de voyages, ainsi qu’avec les outils privilégiés pour planifier, réserver et gérer les dépenses liées à votre voyage. Si vous n’avez pas reçu ces documents, veuillez contacter votre service des ressources humaines ou l’équipe chargée des voyages pour obtenir de l’aide.
La monnaie
Avant de partir, décidez de la manière dont vous réglerez vos dépenses pendant le voyage : en espèces, par carte ou les deux ? La plupart des pays acceptent les cartes de crédit et de débit, mais il est toujours bon d’avoir de l’argent liquide à portée de main. Le fait d’avoir un peu de monnaie locale permet de couvrir facilement les dépenses immédiates telles que les taxis ou les pourboires. L’utilisation de cartes peut être synonyme de moins de tracas, d’une meilleure tenue des dossiers et d’économies – pour vous et votre employeur. N’oubliez pas d’informer votre banque de vos projets de voyage afin d’éviter tout problème.
Langue
Vous partez pour une destination internationale ? Quelques expressions locales peuvent s’avérer utiles. Les expressions « Bonjour », « Merci » et « Où se trouve le café le plus proche » peuvent vous sauver la vie. Téléchargez une application de traduction comme Google Translate pour combler les lacunes linguistiques.
Culture et étiquette
Faire preuve de sensibilité culturelle permet de renforcer la confiance et d’établir des relations plus solides avec les personnes que vous rencontrerez au cours de votre voyage. Renseignez-vous sur les coutumes locales pour éviter les faux pas. Tenez compte des codes vestimentaires, des rituels culinaires et des protocoles de réunions d’affaires en vigueur dans la région.
Paquets et médicaments
Vérifiez les prévisions météorologiques et faites vos valises en conséquence. Une garde-robe capsule est votre meilleure amie – pensez à des pièces polyvalentes qui se mélangent et s’associent sans effort. Conservez vos médicaments dans leur emballage d’origine étiqueté et rangez-les dans un endroit sûr et facilement accessible. Créez une liste numérique ou physique de vos médicaments et de vos ordonnances au cas où vous devriez les remplacer ou fournir des informations aux prestataires de soins de santé.
Repérage numérique
Familiarisez-vous avec votre destination à l’aide de cartes et d’applications de voyage. Faites des visites virtuelles des lieux clés pour vous faire une idée de la région. À votre arrivée, vous saurez où se trouvent votre hôtel, les lieux de réunion, les cafés et les restaurants, ou encore le pressing le plus proche.
Concierge d’hôtel : Votre guide local
Le concierge est votre arme secrète en matière de recommandations, d’itinéraires, d’activités nocturnes et de loisirs, etc. Profitez de ses connaissances locales pour rendre votre séjour aussi confortable que possible.
Planifiez votre vol pour éviter le décalage horaire
Choisissez des vols qui correspondent au fuseau horaire de votre destination pour minimiser le décalage horaire. Vous changez de fuseau horaire ? Ajustez vos horaires de sommeil quelques jours avant le départ pour faciliter la transition.
Sécurité mobile : Restez connecté, restez en sécurité
Sécurisez vos appareils avec des mots de passe robustes et activez l’authentification à deux facteurs. Sauvegardez vos données importantes avant de partir. Dans la mesure du possible, souscrivez aux mises à jour automatiques et aux logiciels antivirus. Activez les paramètres de sécurité tels que l’authentification multifactorielle (MFA) pour vous assurer que vous êtes la seule personne à avoir accès à vos comptes. Utilisez cette option pour les applications bancaires, de messagerie électronique et de médias sociaux, ainsi que pour tout service nécessitant une connexion. Pendant votre voyage, envisagez de désactiver la capacité de votre téléphone à se connecter automatiquement aux réseaux sans fil disponibles à proximité. Évitez autant que possible les réseaux publics.
Sécurité personnelle
Soyez attentif à ce qui vous entoure et faites preuve de prudence lorsque vous interagissez avec des inconnus. Faites confiance à votre instinct et évitez de partager des informations personnelles. Pensez à emporter des outils de sécurité supplémentaires dans votre chambre d’hôtel. Les bloque-portes, les serrures de voyage et les couvercles de judas offrent un niveau de sécurité supplémentaire.
Faites profil bas
Dans la mesure du possible, retirez le logo ou les étiquettes d’identification de vos bagages et de vos vêtements. Gardez les bijoux et autres objets de valeur cachés et rangés en lieu sûr lorsqu’ils ne sont pas utilisés. D’une manière générale, évitez les comportements ostentatoires susceptibles d’attirer l’attention d’acteurs malveillants.
Applications de gestion de voyage : restez connecté et sans stress
Rester organisé peut grandement contribuer à réduire le stress et à renforcer la confiance en soi. Les applications de gestion de voyage telles que TripSource® permettent de « déstresser » en gardant tous vos plans de voyage en un seul endroit – avant, pendant et après votre voyage.
TripSource vous aide à rester au courant des détails clés comme les horaires de vol, les réservations d’hôtel et les informations sur la location de voiture grâce à une carte de voyage unique et facile à naviguer. À l’approche de la date de votre départ, vous n’avez plus besoin de chercher des courriels ou des numéros de confirmation – TripSource les conserve dans un emplacement central.
Vous êtes en retard ou votre vol est retardé ? TripSource vous permet de contacter votre hôtel d’une simple pression. Et si vous souhaitez que votre supérieur, un membre de votre famille, votre partenaire ou un collègue reçoive automatiquement des mises à jour en cas de changement de programme, vous pouvez l’ajouter en tant que « suiveur » directement dans l’application. Vous pouvez également partager les détails de votre voyage manuellement, ce qui vous permet de contrôler ce qui est partagé et avec qui.
Immigration et douanes
Comprenez les conditions d’entrée dans votre pays de destination et préparez-vous aux contrôles. Préparez tous les documents nécessaires et sachez que les contrôles de sécurité aux points d’entrée et de départ peuvent impliquer un examen minutieux de votre personne et de vos documents. Cela ne signifie pas que quelque chose ne va pas ; cela fait partie du processus.
Choisissez le bon moyen de transport
Étudiez les options de transport en fonction de la sécurité et de la politique de voyage de votre entreprise. Lorsque la politique et les directives de l’entreprise le permettent, utilisez les transports publics ou le covoiturage. Vous louez une voiture ? N’oubliez pas que les véhicules électriques ou hybrides peuvent réduire votre empreinte carbone.
Liste de contrôle : Comment préparer votre premier voyage d’affaires ?
- Renseignez-vous sur le programme et les politiques de gestion des voyages de votre entreprise.
- Munissez-vous d’une combinaison de devises locales et de cartes de débit et de crédit.
- Apprenez des phrases de base dans la langue locale et téléchargez une application de traduction.
- Comprenez les coutumes locales, les comportements sociaux et l’étiquette pour les réunions d’affaires.
- Préparez vos affaires en fonction du temps et de l’occasion.
- Conservez les médicaments prescrits dans leur emballage d’origine.
- Effectuer des repérages numériques.
- Se lier d’amitié avec le concierge de l’hôtel.
- Gérez les heures d’arrivée des vols long-courriers afin de réduire le décalage horaire.
- Sécurisez vos appareils mobiles.
- Soyez attentif à ce qui vous entoure, à l’hôtel et dans la ville.
- Limitez les vêtements et les bijoux voyants.
- Familiarisez-vous avec les procédures d’immigration et de douane, les exigences et les restrictions.
- Choisissez votre moyen de transport en fonction de la sécurité et de la politique de l’entreprise.