Weet voordat je gaat: Begrijp het beheerde reisprogramma van je bedrijf
Tijdens het inwerken heb je oriëntatiemateriaal ontvangen dat waarschijnlijk een inleiding bevatte over het beheerde reisprogramma van je organisatie. Neem de tijd om vertrouwd te raken met het reisbeleid, de richtlijnen en de voorkeurtools van het bedrijf voor het plannen, boeken en beheren van de kosten van je reis. Als je dit niet hebt ontvangen, neem dan contact op met je personeelsafdeling of het travel team voor hulp.
Valuta
Beslis voordat je op reis gaat hoe je je uitgaven tijdens de reis gaat betalen – contant, met een kaart of allebei? De meeste plaatsen accepteren creditcards en bankpassen, maar het is altijd goed om contant geld bij de hand te hebben. Als je wat lokale valuta bij je hebt, is het makkelijk om directe uitgaven zoals taxi’s of fooien te betalen. Het gebruik van kaarten kan minder gedoe, een betere administratie en besparingen opleveren – voor jou en je werkgever. En vergeet niet je bank op de hoogte te brengen van je reisplannen om problemen te voorkomen.
Taal
Reis je naar een internationale bestemming? Met een paar lokale zinnen kom je al een heel eind. “Hallo”, “Bedankt” en “Waar is de dichtstbijzijnde koffieshop?” zijn redders in nood. Download een vertaalapp zoals Google Translate om taalkloven te overbruggen.
Cultuur en etiquette
Het tonen van cultureel bewustzijn helpt om meer vertrouwen te kweken en sterkere relaties op te bouwen met de mensen die je tijdens je reis ontmoet. Onderzoek lokale gebruiken om faux pas te voorkomen. Houd rekening met kledingvoorschriften, eetrituelen en protocollen voor zakelijke bijeenkomsten in de regio.
Inpakken en medicijnen
Controleer de weersvoorspelling en pak je spullen dienovereenkomstig in. Een capsule garderobe is je beste vriend – denk aan veelzijdige stukken die moeiteloos mixen en matchen. Bewaar medicijnen in hun originele verpakking en bewaar ze op een veilige, gemakkelijk bereikbare plaats. Maak een digitale of fysieke lijst van je medicijnen en recepten voor het geval je ze moet vervangen of informatie moet verstrekken aan zorgverleners.
Digitaal verkennen
Raak vertrouwd met je bestemming met behulp van kaarten en reisapps. Maak virtuele rondleidingen door belangrijke locaties om een gevoel te krijgen voor het gebied. Dan weet je bij aankomst waar je je hotel, vergaderbestemmingen, koffie en eten of de dichtstbijzijnde stomerij kunt vinden.
Hotel conciërge: Uw lokale gids
De conciërge is je geheime wapen voor aanbevelingen, routebeschrijvingen, avond- en vrijetijdsactiviteiten en meer. Maak gebruik van hun lokale kennis om je verblijf zo comfortabel mogelijk te maken.
Time je vlucht om jetlag te verslaan
Kies vluchten die overeenkomen met de tijdzone van je bestemming om de jetlag te minimaliseren. Verander je van tijdzone? Pas je slaapschema een paar dagen voor vertrek aan om de overgang te vergemakkelijken.
Mobiele veiligheid: Blijf verbonden, blijf veilig
Beveilig uw apparaten met sterke wachtwoorden en schakel authenticatie met twee factoren in. Maak een back-up van belangrijke gegevens voordat u vertrekt. Meld u waar mogelijk aan voor automatische updates en antivirussoftware. Schakel beveiligingsinstellingen zoals multifactorauthenticatie (MFA) in om ervoor te zorgen dat jij de enige bent die toegang heeft tot je accounts. Gebruik dit voor bank-, e-mail- en social media-apps en alle diensten waarvoor je moet inloggen. Overweeg tijdens je reis om de automatische verbinding van je telefoon met beschikbare draadloze netwerken in de buurt uit te schakelen. Vermijd openbare netwerken zoveel mogelijk.
Persoonlijke veiligheid
Blijf je bewust van je omgeving en wees voorzichtig in de omgang met vreemden. Vertrouw op je instinct en vermijd het delen van persoonlijke informatie. Overweeg om extra veiligheidsmiddelen mee te nemen in je hotelkamer. Deurstoppers, reissloten en kijkgaatjes bieden een extra beveiligingslaag.
Onopvallend blijven
Verwijder waar mogelijk identificerende logo’s of labels van bagage en kleding. Houd juwelen en andere waardevolle spullen verborgen en berg ze veilig op als je ze niet gebruikt. Vermijd in het algemeen opzichtig gedrag dat de aandacht zou kunnen trekken van slechte acteurs.
Apps voor reisbeheer: blijf verbonden en stressvrij
Georganiseerd blijven kan helpen om stress te verminderen en vertrouwen op te bouwen. Apps voor reisbeheer zoals TripSource® “ontstressen” de ervaring door al uw reisplannen op één plek te bewaren – voor, tijdens en na uw reis.
TripSource helpt u op de hoogte te blijven van belangrijke details zoals vluchttijden, hotelreserveringen en autoverhuurinformatie met één enkele, gemakkelijk te navigeren reiskaart. Als uw vertrekdatum nadert, hoeft u niet te zoeken naar e-mails of bevestigingsnummers – TripSource bewaart alles op één centrale locatie.
Bent u te laat of heeft u vertraging? TripSource maakt het gemakkelijk om met één tik contact op te nemen met je hotel. En als je wilt dat je manager, een familielid, partner of collega automatisch updates ontvangt als de plannen veranderen, kun je ze direct in de app toevoegen als “volger”. Je kunt reisdetails ook handmatig delen, zodat je zelf kunt bepalen wat er wordt gedeeld en met wie.
Immigratie en douane
Begrijp de inreisvereisten op je bestemming en wees voorbereid op screenings. Zorg dat je alle benodigde documenten bij de hand hebt en wees je ervan bewust dat veiligheidscontroles bij aankomst- en vertrekpunten een nauwkeurig onderzoek van je persoon en documenten met zich mee kunnen brengen. Dat betekent niet dat er iets mis is; het hoort bij het proces.
Kies het juiste vervoer
Onderzoek vervoersopties op basis van veiligheid en het reisbeleid van uw bedrijf. Als het bedrijfsbeleid en de richtlijnen het toelaten, maak dan gebruik van het openbaar vervoer of ridesharing. Huur je een auto? Denk eraan dat elektrische of hybride voertuigen je ecologische voetafdruk kunnen verkleinen.
Checklist: Hoe bereid je je voor op je eerste zakenreis?
- Lees meer over het beheerde reisprogramma en het beleid van uw bedrijf.
- Neem een mix van lokale valuta en betaal- en kredietkaarten mee.
- Leer basiszinnen in de lokale taal en download een vertaalapp
- De plaatselijke gewoonten, sociale omgangsvormen en etiquette voor zakelijke bijeenkomsten begrijpen.
- Pak je spullen voor het weer en de gelegenheid.
- Bewaar voorgeschreven medicijnen in de originele verpakking.
- De locatie digitaal verkennen.
- Vriendschap sluiten met de hotelportier.
- De aankomsttijden op langeafstandsvluchten beheren om een jetlag te voorkomen.
- Beveilig uw mobiele apparaten.
- Blijf je bewust van je omgeving, in het hotel en in de stad.
- Beperk opzichtige kleding en sieraden tot een minimum.
- Raak vertrouwd met immigratie- en douaneprocessen, vereisten en beperkingen.
- Kies je vervoer op basis van veiligheid en bedrijfsbeleid.