Het is verre van een nieuw probleem. Je organisatie verwacht van reizende medewerkers dat ze hotelkamers boeken volgens het reisbeleid en met de daarvoor bestemde tools. De reizigers hebben misschien andere ideeën en gebruiken liever hun favoriete boekingsplatforms. Dit resulteert in hotellekkage – wanneer hotelboekingen buiten het beleid om worden gemaakt – en dat vormt een bedreiging voor het reisprogramma. Van daaruit ontstaat een rimpeleffect: hogere kosten, veiligheidsproblemen, ontevreden reizigers, verzwakte onderhandelingspositie en gefragmenteerde gegevens.
Begrijpen waarom dit gebeurt en hoe dit aan te pakken is cruciaal voor het optimaliseren van reisprogramma’s.
Welke risico’s lopen bedrijven wanneer reizigers buiten het reisbeleid om boeken?
Gegevens en informatie
Wanneer reizigers het boekingsbeleid negeren, loopt uw organisatie mogelijk uitgebreide bedrijfsinformatie mis die uw programma zou kunnen verbeteren. Dat verlies van waardevol hotelvolume vermindert uw onderhandelingspositie met voorkeursleveranciers. Meer reserveringen binnen het programma betekent meer gegevens voor uw TMC. Wanneer uw TMC een volledig beeld heeft van de uitgaven, helpt dit bij het verbeteren van onderhandelingen en overeenkomsten. Het gemiddelde geboekte tarief voor locaties met een hoog volume kan helpen bij inkooponderhandelingen.
Zorgplicht
U verliest ook het overzicht over de ervaringen van uw reizigers. Websites van derden zijn mogelijk niet PCI-compliant of goedgekeurd door uw beveiligingsteam. De verbinding kan ook een belemmering vormen voor uw vermogen om reizigers tijdig hulp te bieden tijdens een risicogebeurtenis. Boeken via een TMC zorgt voor ondersteuning van operationele teams en beperkt deze risico’s. Zelfs als je boekingsgegevens van hotels (en vliegtuigen) van verschillende kanalen verzamelt, kan het consolideren van deze informatie tijdrovend zijn – tijd die je misschien niet hebt in een noodgeval.
4 redenen waarom zakenreizigers buiten het programma om boeken
Reizigers boeken om verschillende redenen buiten het aangewezen reisprogramma om, waaronder hun voorkeuren voor boekingsbronnen, gebrek aan kennis over zakelijke overeenkomsten en onvoldoende handhaving van het reisbeleid.
- “Ik kan zelf betere prijzen vinden – en punten verzamelen.” Veel reizigers geven de voorkeur aan vertrouwde boekingsbronnen , die ze gemakkelijker te gebruiken vinden. Ze denken dat ze elders betere prijzen kunnen vinden. Loyaliteitspunten zijn een belangrijk punt van zorg, omdat reizigers zich zorgen maken dat ze misschien niet de punten en erkenning krijgen die horen bij de hotelketen van hun voorkeur als ze boeken via de travel management company (TMC) of online booking tool (OBT). Culturele normen en eerdere relaties met oude agentschappen kunnen ook een rol spelen.
- “Ik wist niet eens dat we een reisbeleid hadden.” Sommige reizigers zijn zich niet bewust van de zakelijke overeenkomsten met TMC’s, wat leidt tot een gebrek aan kennis over de beschikbare systemen en processen. Reizigers informeren over deze overeenkomsten is essentieel om het idee te ontkrachten dat ze elders betere prijzen vinden. Werknemers, of ze nu nieuw zijn of doorgewinterd, hebben een volledig beeld nodig van hoe het reisprogramma de algemene bedrijfsdoelstellingen ondersteunt. Het reisbeleid vroeg introduceren zorgt voor transparantie. Regelmatige herinneringen over het programma kunnen overtredingen van het beleid verminderen.
- “Het bedrijf weet niet of het kan me niet schelen hoe ik mijn hotelkamer boek.” Vaak wordt het reisbeleid niet gehandhaafd, waardoor reizigers zichzelf en het bedrijf onbewust blootstellen aan kosten en risico’s. Ze weten misschien niet hoe hotelkamers uitlekken. Ze zijn zich er misschien niet van bewust hoe hotellekken – en het daaruit voortvloeiende gebrek aan zichtbaarheid in een reisschema – van invloed kunnen zijn op het vermogen van een organisatie om hen te ondersteunen wanneer zich een risicovolle gebeurtenis voordoet, of het nu slecht weer, een verloren portemonnee of een grotere zorg is.
- “Ik werk niet direct voor dat bedrijf. Ik ken de regels niet.”Niet-geprofileerde gasten, reizigers die geen werknemers of regelmatige gebruikers van het programma zijn, denken misschien niet twee keer na over vastgestelde richtlijnen en boekingsprocessen voor hotels, simpelweg omdat ze er niet genoeg over weten.
De voordelen van naleving voor zakenreizigers
Als zakenreizigers het boekingsbeleid van hotels naleven, kunnen ze van verschillende voordelen genieten:
- 24/7 ondersteuning voor reizigers: Reizigers hebben 24 uur per dag toegang tot ondersteuning, zodat ze hulp krijgen wanneer dat nodig is.
- Gevarieerde hotelinhoud en -tarieven: Bedrijven kunnen hun reizigers een breed scala aan hotelopties bieden, waaronder tarieven van grote aggregators zoals Booking.com en Expedia.
- Kortingstarieven voor loyalty’s: Loyaliteitstarieven van zeven grote ketens – Marriott, Hilton, IHG, Accor, Radisson, Sonesta en Hyatt – zijn inbegrepen, zodat reizigers hun loyaliteitsvoordelen ontvangen.
- Toegang tot TripSource®: BCD-klanten kunnen TripSource gebruiken om moeiteloos te vinden wat ze nodig hebben via shopping-, boekings- en servicefuncties die uitgavenbeheer stimuleren en de reiziger in het programma houden. Reizigers hebben de flexibiliteit om de beste tarieven en tarieven te zoeken en te boeken, met duidelijke beleidsrichtlijnen en dezelfde inhoud, betalingsinstellingen en beleidsregels die ze van een agent zouden ontvangen. Dit zorgt voor een consistente en naadloze ervaring, ongeacht het boekingskanaal.
- Gemakkelijke uitgaven (BCD PAY): Over uitgavenbeheer gesproken, het vereenvoudigde uitgavenbeheer van BCD Pay maakt het proces probleemloos.
Tips om reizigers hotels te laten boeken binnen het reisbeleid
De basis van je reisprogramma is het effectief sourcen van hotelcontent (hotels en tarieven). Werk samen met professionals om hotels te vinden met behulp van gegevens van reismanagementbedrijven, leveranciers, creditcards, onkostendeclaraties en meer. Verbeter uw inzichten door deze informatie te combineren met geavanceerde analyses en audits van markttarieven en beschikbaarheid. Deze gegevensgestuurde aanpak helpt u te begrijpen hoe reizigers hotels boeken en wat de financiële impact op uw programma is. Met deze kennis kunt u een uitgebreide en nauwkeurige routekaart maken om het sourcen van hotels strategisch te verbeteren.
Beheer uw hotelprogramma dynamisch. De huidige hotelmarkt is dynamisch en uw managementpraktijken moeten dat ook zijn. Controleer regelmatig de prestaties van uw programma, niet alleen ten opzichte van wat u hebt onderhandeld, maar ook ten opzichte van wat er beschikbaar is op de open markt. Wordt de deal die u hebt onderhandeld beschikbaar gesteld aan uw reizigers en weerspiegelt deze de waarde van uw bedrijf? Gebruik analytische inzichten om reispatronen en reizigersgedrag te begrijpen en te beïnvloeden. Door gebruik te maken van dynamisch prestatiebeheer kunt u tijdig aanpassingen maken aan uw hotelprogramma, waardoor u meer bespaart en minder risico’s loopt. Met deze aanpak kunt u kansen grijpen wanneer ze zich voordoen, in plaats van ze te missen.
Geef reizigers de juiste inhoud. Hotelboekingsaggregators, online reisbureaus en directe boekingssites beweren vaak dat ze meer inhoud en lagere tarieven bieden. Geen enkele bron kan echter tippen aan de breedte van de content die wordt aangeboden door een partner die al deze platforms samenvoegt. Om uw reizigers aan te trekken, moet u hen laten zien dat uw programma de inhoud biedt die ze verwachten tegen de beste tarieven – alles op één plek. Deze naadloze boekingservaring bespaart hen tijd en vereenvoudigt onkostendeclaraties, waardoor ze worden aangemoedigd om herhaaldelijk terug te keren naar je bedrijfshotelprogramma.
Geef reizigers tools waar ze van houden. Zakenreisprogramma’s hebben in het verleden moeite gehad om de boekingservaring van consumenten te evenaren, waardoor reizigers naar niet-compliant, gebruiksvriendelijke sites werden gedreven. Tegenwoordig bieden tools zoals TripSource® intuïtieve functionaliteit die is gebaseerd op consumententechnologie. Door te boeken via TripSource, krijgen reizigers toegang tot relevante inhoud in het programma, zodat ze de opties krijgen die ze willen tegen de beste prijzen. Geef bij het evalueren van tools de voorkeur aan een naadloze gebruikerservaring op verschillende apparaten, professionele afbeeldingen, eenvoudige vergelijkingen van accommodaties, eenvoudige boekingsprocessen en integratie van reisroutes.
Weet waar uw reizigers zijn. In het geval van een crisis tellen de seconden. Als uw reizigers begrijpen dat boeken via het bedrijfshotelprogramma betekent dat u hen steunt in geval van nood, zullen ze het doen. Als je weet waar je reizigers zijn, kun je ze onmiddellijk hulp bieden en volledige zorg verlenen. Het snel en nauwkeurig lokaliseren van reizigers is het moeilijkst wanneer reizigers boeken via kanalen die niet zijn aangesloten op je programma. Aan de andere kant is het het gemakkelijkst om reizigers in nood te helpen als de gegevens van vlucht en hotel zich bij één partner bevinden.
Overtuig je reizigers. Het aanbieden van de beste content en tools is niet genoeg; actieve betrokkenheid is cruciaal. Een uniek Traveler Engagement aanbod, via onze Advito consultancy, kan reizigers informeren over hun bedrijfsbeleid en hen blijven aanmoedigen om binnen het programma te boeken. Reizigers zullen bewust worden gemaakt van hoe boeken binnen het programma tijd bespaart, de veiligheid verhoogt en de bedrijfsdoelstellingen ondersteunt.
Voor hulp bij het stoppen van boekingen die buiten het beleid vallen, moeten BCD-klanten contact opnemen met hun programmamanager. Geen klant? Neem contact met ons op.