Esse problema está longe de ser novo. Sua organização espera que os funcionários que viajam reservem quartos de hotel de acordo com a política de viagens e usando as ferramentas designadas. Os viajantes podem ter outras ideias, preferindo usar suas plataformas de reserva favoritas. Isso resulta em vazamento de hotéis – quando as reservas de hotéis são feitas fora da política – e isso representa uma ameaça ao programa de viagens. A partir daí, há um efeito cascata: custos mais altos, preocupações com a segurança, viajantes insatisfeitos, poder de negociação enfraquecido e dados fragmentados.
Entender por que isso acontece e como lidar com isso é fundamental para otimizar os programas de viagens.
Quais são os riscos que as empresas enfrentam quando os viajantes fazem reservas fora da política de viagens?
Dados e inteligência
Quando os viajantes desrespeitam a política de reservas, sua organização pode perder uma inteligência comercial abrangente que poderia aprimorar seu programa. Essa perda de volume valioso de hotéis diminui seu poder de negociação com os fornecedores preferenciais. Mais reservas dentro do programa significam mais dados para sua TMC. Quando sua TMC tem uma visão completa dos gastos, ela ajuda a alavancar negociações e acordos. A tarifa média reservada para locais de alto volume pode ajudar nas negociações de sourcing.
Dever de cuidado
Você também perde a supervisão das experiências de seus viajantes. Os sites de terceiros podem não estar em conformidade com o PCI ou não ser aprovados pela sua equipe de segurança. A desconexão também pode prejudicar sua capacidade de fornecer assistência oportuna aos viajantes durante umevento de risco. A reserva por meio da TMC garante o suporte das equipes de operações e reduz esses riscos. Mesmo que você esteja coletando dados de reservas de hotéis (e aéreas) de diferentes canais, a consolidação dessas informações pode consumir muito tempo – tempo que você pode não ter em uma emergência.
4 motivos pelos quais os viajantes a negócios fazem reservas fora do programa
Os viajantes fazem reservas fora do programa de viagens designado por vários motivos, incluindo suas preferências de fontes de reserva, falta de conhecimento sobre acordos comerciais e aplicação insuficiente das políticas de viagem.
- “Posso encontrar preços melhores por conta própria – e acumular pontos.” Muitos viajantes preferem fontes de reserva conhecidas, achando-as mais fáceis de navegar. Eles acham que podem encontrar preços melhores em outros lugares. Os pontos de fidelidade são uma preocupação importante, pois os viajantes temem não receber os pontos e o reconhecimento associados à sua rede de hotéis preferida se fizerem a reserva por meio da empresa de gerenciamento de viagens (TMC) ou da ferramenta de reservas on-line (OBT). As normas culturais e os relacionamentos anteriores com agências antigas também podem desempenhar um papel importante.
- “Eu nem sabia que tínhamos uma política de viagens.” Alguns viajantes desconhecem os acordos comerciais com as TMCs, o que leva a uma falta de conhecimento sobre os sistemas e processos disponíveis. É essencial instruir os viajantes sobre esses acordos para desmistificar a ideia de que eles encontram preços melhores em outros lugares. Os funcionários, sejam eles novos ou experientes, precisam ter uma visão completa de como o programa de viagens apoia as metas gerais da empresa. A apresentação da política de viagens logo no início gera transparência. Lembretes regulares sobre o programa podem reduzir os casos de violação da política.
- “A empresa não sabe ou não se importa como eu reservo meu quarto de hotel.” Muitas vezes, as políticas de viagem não são aplicadas, o que leva os viajantes a se exporem, sem saber, e à empresa, a consequências de custos e riscos. Eles podem não saber como o vazamento do hotel – e a consequente falta de visibilidade de um itinerário – pode afetar a capacidade de uma organização de apoiá-los durante a ocorrência de um evento de risco, seja ele um mau tempo, uma carteira perdida ou uma preocupação maior.
- “Eu não trabalho diretamente para essa empresa. Não conheço as regras.”Hóspedes sem perfil, aqueles viajantes que não são funcionários ou usuários regulares do programa, podem não pensar duas vezes sobre as diretrizes e os processos de reserva estabelecidos para os hotéis, simplesmente porque não sabem o suficiente sobre eles.
Os benefícios da conformidade para os viajantes a negócios
Quando os viajantes a negócios cumprem as políticas de reserva dos hotéis, eles podem desfrutar de vários benefícios:
- Suporte ao viajante 24horas por dia,7 dias por semana: Os viajantes têm acesso a suporte 24 horas por dia, garantindo assistência sempre que necessário.
- Conteúdo e tarifas variadas de hotéis: As empresas podem oferecer aos seus viajantes uma ampla gama de opções de hotéis, incluindo tarifas dos principais agregadores de terceiros, como Booking.com e Expedia.
- Tarifas com desconto por fidelidade: As tarifas de fidelidade de sete grandes redes – Marriott, Hilton, IHG, Accor, Radisson, Sonesta e Hyatt – estão incluídas, garantindo que os viajantes recebam seus benefícios de fidelidade.
- Acesso ao TripSource®: Os clientes da BCD podem usar o TripSource para encontrar sem esforço o que precisam por meio de recursos de compras, reservas e serviços que impulsionam o gerenciamento de gastos e mantêm o viajante no programa. Os viajantes têm a flexibilidade de pesquisar e reservar as melhores tarifas e preços, com orientações claras sobre políticas e o mesmo conteúdo, configurações de pagamento e políticas que receberiam de um agente. Isso garante uma experiência consistente e perfeita, independentemente do canal de reserva.
- Despesas fáceis (BCD PAY): Por falar em gerenciamento de despesas, o gerenciamento simplificado de despesas do BCD Pay torna o processo descomplicado.
Dicas para fazer com que os viajantes reservem hotéis dentro da política de viagens
Obtenhafontes inteligentes: a base de seu programa de viagens é a obtenção eficaz de conteúdo hoteleiro (propriedades e tarifas). Colabore com profissionais para obter hotéis usando dados de empresas de gerenciamento de viagens, fornecedores, cartões de crédito, provedores de despesas e muito mais. Aprimore seus insights combinando essas informações com análises avançadas e auditorias de disponibilidade e tarifas de mercado. Essa abordagem orientada por dados o ajuda a entender como os viajantes estão reservando hotéis e o impacto financeiro no seu programa. Com esse conhecimento, você pode criar um roteiro abrangente e preciso para melhorar estrategicamente o sourcing de hotéis.
Gerencie dinamicamente seu programa hoteleiro. O mercado hoteleiro atual é dinâmico, e suas práticas de gerenciamento também precisam ser. Audite regularmente o desempenho do seu programa, não apenas em relação ao que você negociou, mas também em relação ao que está disponível no mercado aberto. O acordo que você negociou está sendo disponibilizado aos seus viajantes e reflete o valor do seu negócio? Use insights baseados em análises para entender e influenciar os padrões de viagem e o comportamento dos viajantes. Ao usar o gerenciamento dinâmico do desempenho, você pode fazer ajustes oportunos no seu programa hoteleiro, aumentando a economia e reduzindo os riscos. Essa abordagem permite que você aproveite as oportunidades à medida que elas surgem, em vez de perdê-las.
Ofereça aos viajantes o conteúdo certo. Os agregadores de reservas de hotéis, as agências de viagens on-line e os sites de reservas diretas geralmente alegam oferecer mais conteúdo e tarifas mais baixas. Entretanto, nenhuma fonte isolada pode se igualar à amplitude do conteúdo fornecido por um parceiro que agrega todas essas plataformas. Para atrair seus viajantes, mostre a eles que seu programa oferece o conteúdo que eles esperam com as melhores tarifas – tudo em um só lugar. Essa experiência perfeita de reserva economiza tempo e simplifica o registro de despesas, incentivando-os a retornar ao programa de hotéis da sua empresa várias vezes.
Ofereça aos viajantes ferramentas que eles adoram. Historicamente, os programas de viagens corporativas têm se esforçado para reproduzir a experiência de reserva do consumidor, levando os viajantes a sites não compatíveis e de fácil utilização. Hoje em dia, ferramentas como o TripSource® oferecem funcionalidade intuitiva baseada na tecnologia do consumidor. Ao fazer a reserva por meio do TripSource, os viajantes acessam o conteúdo relevante do programa, garantindo que obtenham as opções que desejam com os melhores preços. Ao avaliar as ferramentas, priorize uma experiência de usuário perfeita em todos os dispositivos, imagens profissionais, comparações fáceis de propriedades, processos de reserva simples e integração de itinerários.
Saiba onde seus viajantes estão. No caso de uma crise, os segundos contam. Quando seus viajantes entenderem que a reserva por meio do programa de hotéis corporativos significa que você os apoiará em uma emergência, eles o farão. Saber onde seus viajantes estão permite que você lhes forneça assistência imediata e total dever de cuidado. Localizar os viajantes com rapidez e precisão é mais difícil quando eles fazem reservas por meio de canais que não estão conectados ao seu programa. Por outro lado, é mais fácil ajudar os viajantes que precisam de ajuda quando os dados da companhia aérea e do hotel estão em um único parceiro.
Conquiste seus viajantes. Oferecer o melhor conteúdo e as melhores ferramentas não é suficiente; o envolvimento ativo é fundamental. Uma oferta exclusiva de engajamento do viajante, por meio de nossa consultoria Advito, pode ajudar a informar os viajantes sobre a política da empresa e continuar a incentivá-los a fazer reservas no programa. Os viajantes ficarão cientes de como as reservas dentro do programa economizam tempo, aumentam a segurança e apoiam as metas da empresa.
Para obter ajuda para interromper as reservas fora da política, os clientes da BCD devem entrar em contato com o gerente do programa. Não é cliente? Entre em contato conosco.