Il problema non è affatto nuovo. La vostra organizzazione si aspetta che i dipendenti in viaggio prenotino le camere d’albergo secondo la travel policy e utilizzando gli strumenti designati. I viaggiatori potrebbero avere altre idee, preferendo utilizzare le loro piattaforme di prenotazione preferite. Questo si traduce in una fuga di notizie sugli hotel, quando le prenotazioni vengono effettuate al di fuori della policy, e ciò rappresenta una minaccia per il programma di viaggio. Da qui, un effetto a catena: costi più elevati, problemi di sicurezza, viaggiatori insoddisfatti, potere negoziale indebolito e dati frammentati.
Capire perché questo accade e come affrontarlo è fondamentale per ottimizzare i programmi di viaggio.
Quali rischi corrono le aziende quando i viaggiatori prenotano al di fuori della travel policy?
Dati e informazioni
Quando i viaggiatori non rispettano la politica di prenotazione, l’azienda può perdere informazioni commerciali complete che potrebbero migliorare il programma. La perdita di preziosi volumi alberghieri diminuisce il vostro potere negoziale con i fornitori preferenziali. Più prenotazioni all’interno del programma significa più dati per la TMC. Quando la TMC dispone di un quadro completo della spesa, aiuta a far leva su trattative e accordi. La tariffa media prenotata per le località ad alto volume può aiutare nelle trattative di sourcing.
Obbligo di diligenza
Si perde anche la supervisione dell’esperienza dei viaggiatori. I siti web di terzi potrebbero non essere conformi alle norme PCI o non essere approvati dal vostro team di sicurezza. La disconnessione può anche ostacolare la vostra capacità di fornire assistenza tempestiva ai viaggiatori durante un evento a rischio. La prenotazione attraverso la TMC garantisce il supporto dei team operativi e riduce questi rischi. Anche se state raccogliendo i dati delle prenotazioni alberghiere (e aeree) da diversi canali, consolidare queste informazioni può richiedere molto tempo, tempo che potreste non avere in caso di emergenza.
4 motivi per cui i viaggiatori d’affari prenotano al di fuori del programma
I viaggiatori prenotano al di fuori del programma di viaggio designato per diversi motivi, tra cui le loro preferenze sulle fonti di prenotazione, la mancanza di consapevolezza sugli accordi aziendali e l’insufficiente applicazione delle politiche di viaggio.
- “Posso trovare prezzi migliori da solo – e raccogliere punti”. Molti viaggiatori preferiscono fonti di prenotazione familiari, trovandole più facili da navigare. Ritengono di poter trovare prezzi migliori altrove. I punti fedeltà sono una preoccupazione importante, in quanto i viaggiatori temono di non ricevere i punti e i riconoscimenti associati alla loro catena alberghiera preferita se prenotano attraverso una società di gestione viaggi (TMC) o uno strumento di prenotazione online (OBT). Anche le norme culturali e i rapporti precedenti con le vecchie agenzie possono giocare un ruolo importante.
- “Non sapevo nemmeno che avessimo una polizza di viaggio”. Alcuni viaggiatori non sono consapevoli degli accordi commerciali con le TMC, il che comporta una mancanza di conoscenza dei sistemi e dei processi disponibili. Informare i viaggiatori su questi accordi è essenziale per sfatare l’idea che altrove si trovino prezzi migliori. I dipendenti, sia quelli nuovi che quelli più esperti, devono avere un quadro completo di come il programma di viaggio supporta gli obiettivi generali dell’azienda. Introdurre per tempo la travel policy crea trasparenza. Un regolare richiamo al programma può ridurre i casi di violazione della politica.
- “L’azienda non sa o non si preoccupa di come prenoto la mia camera d’albergo”. Spesso le politiche di viaggio non vengono applicate, il che porta i viaggiatori a esporre inconsapevolmente se stessi e l’azienda a conseguenze in termini di costi e rischi. I viaggiatori possono non essere consapevoli di come la fuga di notizie dall’hotel e la conseguente mancanza di visibilità sull’itinerario possano influire sulla capacità dell’organizzazione di fornire assistenza in caso di eventi rischiosi, siano essi il maltempo, lo smarrimento del portafoglio o un problema più grave.
- “Non lavoro direttamente per quell’azienda. Non conosco le regole”. Gli ospiti non profilati, ovvero i viaggiatori che non sono dipendenti o utenti abituali del programma, potrebbero non pensare due volte alle linee guida e ai processi di prenotazione stabiliti per gli hotel, semplicemente perché non ne sanno abbastanza.
I vantaggi della conformità per i viaggiatori d’affari
Quando i viaggiatori d’affari rispettano le politiche di prenotazione degli hotel, possono godere di diversi vantaggi:
- Assistenza ai viaggiatori 24/7: I viaggiatori hanno accesso a un’assistenza 24 ore su 24, che garantisce assistenza in caso di necessità.
- Varietà di contenuti e tariffe alberghiere: Le aziende possono offrire ai loro viaggiatori un’ampia gamma di opzioni alberghiere, comprese le tariffe dei principali aggregatori di terze parti come Booking.com ed Expedia.
- Tariffe scontate fedeltà: Le tariffe fedeltà di sette grandi catene – Marriott, Hilton, IHG, Accor, Radisson, Sonesta e Hyatt – sono incluse, per garantire ai viaggiatori i vantaggi della fedeltà.
- Accesso a TripSource®: I clienti di BCD possono utilizzare TripSource per trovare facilmente ciò di cui hanno bisogno attraverso funzioni di shopping, prenotazione e servizio che favoriscono la gestione della spesa e mantengono il viaggiatore nel programma. I viaggiatori hanno la flessibilità di cercare e prenotare le tariffe e i prezzi migliori, con una chiara guida alle politiche e gli stessi contenuti, impostazioni di pagamento e politiche che riceverebbero da un agente. Questo garantisce un’esperienza coerente e senza interruzioni, indipendentemente dal canale di prenotazione.
- Spese facili (BCD PAY): A proposito di gestione delle spese, la gestione semplificata delle spese di BCD Pay rende il processo privo di problemi.
Suggerimenti per convincere i viaggiatori a prenotare gli hotel all’interno della travel policy
L’approvvigionamento di contenuti alberghieri (proprietà e tariffe) è la base del vostro programma di viaggio. Collaborate con i professionisti per reperire gli hotel utilizzando i dati delle società di gestione dei viaggi, dei fornitori, delle carte di credito, dei fornitori di spese e altro ancora. Migliorate le vostre conoscenze combinando queste informazioni con analisi avanzate e verifiche di mercato delle tariffe e della disponibilità. Questo approccio basato sui dati vi aiuta a capire come i viaggiatori prenotano gli hotel e l’impatto finanziario sul vostro programma. Grazie a queste conoscenze, è possibile creare una tabella di marcia completa e accurata per migliorare strategicamente il sourcing alberghiero.
Gestire in modo dinamico il vostro programma alberghiero. Il mercato alberghiero di oggi è dinamico e anche le vostre pratiche di gestione devono esserlo. Verificate regolarmente le prestazioni del vostro programma rispetto non solo a ciò che avete negoziato, ma anche a ciò che è disponibile sul mercato aperto. L’offerta che avete negoziato è disponibile per i vostri viaggiatori e riflette il valore della vostra attività? Utilizzate gli approfondimenti basati sugli analytics per comprendere e influenzare i modelli di viaggio e il comportamento dei viaggiatori. Utilizzando la gestione dinamica delle prestazioni, potete apportare modifiche tempestive al vostro programma alberghiero, aumentando i risparmi e riducendo i rischi. Questo approccio vi permette di cogliere le opportunità non appena si presentano, anziché perderle.
Offrite ai viaggiatori i contenuti giusti. Gli aggregatori di prenotazioni alberghiere, le agenzie di viaggio online e i siti di prenotazione diretta spesso affermano di offrire più contenuti e tariffe più basse. Tuttavia, nessuna singola fonte può eguagliare l’ampiezza dei contenuti forniti da un partner che aggrega tutte queste piattaforme. Per attirare i viaggiatori, mostrate loro che il vostro programma offre i contenuti che si aspettano alle migliori tariffe, tutto in un unico luogo. Questa esperienza di prenotazione senza soluzione di continuità fa risparmiare tempo e semplifica la compilazione delle note spese, incoraggiandoli a tornare più volte al vostro programma alberghiero aziendale.
I programmi di viaggio aziendali hanno storicamente faticato a replicare l’esperienza di prenotazione dei consumatori, spingendo i viaggiatori verso siti non conformi e di facile utilizzo. Oggi, strumenti come TripSource® offrono funzionalità intuitive ispirate alla tecnologia dei consumatori. Prenotando attraverso TripSource, i viaggiatori accedono ai contenuti rilevanti del programma, assicurandosi le opzioni desiderate ai prezzi migliori. Quando valutate gli strumenti, date la priorità a un’esperienza utente senza soluzione di continuità su tutti i dispositivi, a immagini professionali, a un facile confronto tra le strutture, a processi di prenotazione semplici e all’integrazione con gli itinerari.
Sapere dove sono i viaggiatori: in caso di crisi, i secondi contano. Se i viaggiatori capiscono che prenotare attraverso il programma alberghiero aziendale significa che li coprirete in caso di emergenza, lo faranno. Sapere dove si trovano i vostri viaggiatori vi permette di fornire loro assistenza immediata e un dovere di cura totale. Localizzare i viaggiatori in modo rapido e preciso è molto difficile quando i viaggiatori prenotano attraverso canali non collegati al vostro programma. D’altra parte, aiutare i viaggiatori in difficoltà è più facile quando i dati di voli e hotel risiedono presso un unico partner.
Conquistare i viaggiatori. Offrire i migliori contenuti e strumenti non è sufficiente; il coinvolgimento attivo è fondamentale. Un’offerta unica di coinvolgimento dei viaggiatori, tramite la nostra consulenza Advito, può aiutare a informare i viaggiatori sulla politica aziendale e continuare a incoraggiarli a prenotare all’interno del programma. I viaggiatori saranno consapevoli di come la prenotazione all’interno del programma faccia risparmiare tempo, migliori la sicurezza e sostenga gli obiettivi aziendali.
Per evitare prenotazioni fuori programma, i clienti BCD devono contattare il proprio responsabile del programma. Non siete clienti? Contattateci.