Das Problem ist keineswegs neu. Ihr Unternehmen erwartet von reisenden Mitarbeitern, dass sie Hotelzimmer gemäß den Reiserichtlinien und mit den dafür vorgesehenen Tools buchen. Die Reisenden haben vielleicht andere Vorstellungen und nutzen lieber ihre bevorzugten Buchungsplattformen. Wenn Hotelbuchungen nicht gemäß den Richtlinien getätigt werden, führt dies zu Verlusten und stellt eine Bedrohung für das Geschäftsreiseprogramm dar. Die Folge sind höhere Kosten, Sicherheitsbedenken, unzufriedene Reisende, geschwächte Verhandlungsposition und fragmentierte Daten.
Um Geschäftsreiseprogramme zu optimieren, ist es wichtig, die Gründe hierfür zu verstehen und Gegenmaßnahmen zu ergreifen.
Welche Risiken bestehen für Unternehmen, wenn Reisende außerhalb der Reiserichtlinie buchen?
Daten und Informationen
Wenn Reisende die Buchungsrichtlinien missachten, entgehen Ihrem Unternehmen möglicherweise umfassende Geschäftsinformationen, die Ihr Programm verbessern könnten. Der Verlust an wertvollem Hotelvolumen mindert Ihre Verhandlungsposition gegenüber bevorzugten Anbietern. Mehr Reservierungen innerhalb des Programms bedeuten mehr Daten für Ihre TMC. Wenn Ihre TMC über vollständige Ausgabendaten verfügt, kann sie Verhandlungen und Vereinbarungen erfolgreicher vorantreiben. Die durchschnittlich gebuchte Rate für Orte mit hohem Buchungsaufkommen kann bei Beschaffungsverhandlungen hilfreich sein.
Fürsorgepflicht
Auch den Überblick über die Buchungen Ihrer Reisenden verlieren Sie. Websites von Drittanbietern sind möglicherweise nicht PCI-konform oder von Ihrem Sicherheitsteam genehmigt. Dieser blinde Fleck beeinträchtigt auch Ihre Fähigkeit, den Reisenden bei einem Risikoereignis rechtzeitig Hilfe zu leisten. Die Buchung über eine TMC gewährleistet die Unterstützung durch die Buchungsteams und mindert diese Risiken. Selbst wenn Sie Hotel- (und Flug-) Buchungsdaten aus verschiedenen Kanälen sammeln, kann die Konsolidierung dieser Informationen zeitaufwändig sein – Zeit, die Ihnen in einem Notfall möglicherweise fehlt.
4 Gründe, warum Geschäftsreisende außerhalb des Programms buchen
Geschäftsreisende buchen aus verschiedenen Gründen außerhalb des vorgesehenen Geschäftsreiseprogramms, z. B. aus Vorliebe für ihre Buchungsquellen, aus mangelndem Bewusstsein für Geschäftsvereinbarungen und aus unzureichender Durchsetzung der Reiserichtlinien.
- „Ich kann auf eigene Faust bessere Preise finden – und Punkte sammeln.“ Viele Reisende bevorzugen vertraute Buchungsquellen, da sie sich dort leichter zurechtfinden. Sie sind der Meinung, dass sie anderswo bessere Preise finden können. Treuepunkte sind ein wichtiges Thema, da die Reisenden befürchten, dass sie die Punkte und die Anerkennung ihrer bevorzugten Hotelkette nicht erhalten, wenn sie über eine Travel Management Company (TMC) oder ein Online-Buchungstool (OBT) buchen. Auch kulturelle Normen und frühere Beziehungen zu alten Agenturen können eine Rolle spielen.
- „Ich wusste nicht einmal, dass wir eine Reiserichtlinie haben“. Einige Reisende sind sich der Geschäftsvereinbarungen mit TMCs nicht bewusst, was zu einem Mangel an Wissen über die verfügbaren Systeme und Prozesse führt. Die Aufklärung der Reisenden über diese Vereinbarungen ist wichtig, um die Vorstellung zu entkräften, dass sie anderswo bessere Preise finden. Mitarbeiter, egal ob neu im Job oder erfahren, müssen ein vollständiges Bild davon haben, wie das Reiseprogramm die allgemeinen Unternehmensziele unterstützt. Eine frühzeitige Einführung der Reiserichtlinie schafft Transparenz. Regelmäßige Erinnerungen an das Programm können die Zahl der Verstöße gegen die Richtlinien verringern.
- „Das Unternehmen wird nicht wissen oder sich dafür interessieren, wie ich mein Hotelzimmer buche“. Oft werden Reiserichtlinien nicht durchgesetzt. Das kann dazu führen, dass Reisende sich und das Unternehmen unwissentlich Kosten und Risiken aussetzen. Sie sind sich möglicherweise nicht darüber im Klaren, wie die ein nicht konform gebuchtes Hotel – und der daraus resultierende Mangel an Einblick in die Reiseroute – die Fähigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen kann, Reisende bei einem Risikoereignis zu unterstützen, egal ob es sich um schlechtes Wetter, eine verlorene Brieftasche oder ein größeres Problem handelt.
- „Ich arbeite nicht direkt für dieses Unternehmen. Ich kenne die Regeln nicht.“ Nicht profilierte Gäste, d. h. Reisende, die keine Mitarbeiter oder regelmäßige Nutzer des Programms sind, denken möglicherweise nicht über die etablierten Richtlinien und Buchungsprozesse von Hotels nach, weil sie einfach nicht genug darüber wissen.
Die Vorteile der Compliance für Geschäftsreisende
Wenn sich Geschäftsreisende an die Buchungsrichtlinien der Hotels halten, können sie von mehreren Vorteilen profitieren:
- 24/7-Support für Geschäftsreisende: Geschäftsreisende haben rund um die Uhr Zugang zu einem Support, der ihnen bei Bedarf hilft.
- Vielfältige Hotelangebote und Preise: Unternehmen können ihren Reisenden eine breite Palette von Hoteloptionen anbieten, einschließlich der Preise von großen Drittanbietern wie Booking.com und Expedia.
- Ermäßigte Treuepreise: Treuepreise von sieben großen Hotelketten – Marriott, Hilton, IHG, Accor, Radisson, Sonesta und Hyatt – sind enthalten, so dass die Reisenden ihre Treuevorteile erhalten.
- Zugang zu TripSource®: BCD-Kunden können TripSource nutzen, um mühelos das zu finden, was sie brauchen, und zwar durch Einkaufs-, Buchungs- und Servicefunktionen, die das Ausgabenmanagement vorantreiben und den Reisenden im Programm halten. Reisende haben die Flexibilität, die besten Preise und Tarife zu suchen und zu buchen, mit klaren Richtlinien und denselben Inhalten, Zahlungseinstellungen und Richtlinien, die sie von einem Reisebüro erhalten würden. Dies gewährleistet ein einheitliches und nahtloses Erlebnis, unabhängig vom Buchungskanal.
- Einfache Ausgaben (BCD PAY): Apropos Ausgabenmanagement: Das vereinfachte Spesenmanagement von BCD Pay macht den Prozess mühelos.
Tipps, wie Sie Reisende dazu bringen, Hotels innerhalb der Reiserichtlinie zu buchen
Intelligente Beschaffung: Die Grundlage Ihres Reiseprogramms ist die effektive Beschaffung von Hotels (Unterkunft und Preise). Arbeiten Sie mit Fachleuten zusammen, um Hotels anhand von Daten von TMCs, Suppliern, Kreditkartenanbietern, T&E-Anbietern usw. zu finden. Verbessern Sie Ihren Einblick, indem Sie diese Informationen mit fortschrittlichen Analysen und Marktpreis- und Verfügbarkeitsüberprüfungen kombinieren. Dieser datengestützte Ansatz hilft Ihnen zu verstehen, wie Reisende Hotels buchen und welche finanziellen Auswirkungen dies auf Ihr Programm hat. Mit diesem Wissen können Sie eine umfassende und genaue Roadmap erstellen, um die Beschaffung von Hotels strategisch zu verbessern.
Verwalten Sie Ihr Hotelprogramm dynamisch. Der heutige Hotelmarkt ist dynamisch – Ihre Managementpraktiken sollten es auch sein. Prüfen Sie regelmäßig die Leistung Ihres Programms – nicht nur im Vergleich zu Ihren ausgehandelten Konditionen, sondern auch im Vergleich zu den Angeboten auf dem freien Markt. Wird das von Ihnen ausgehandelte Angebot Ihren Reisenden zur Verfügung gestellt und spiegelt es den Wert Ihres Unternehmens wider? Nutzen Sie analytische Erkenntnisse, um Reisemuster und das Verhalten der Reisenden zu verstehen und zu beeinflussen. Durch den Einsatz eines dynamischen Leistungsmanagements können Sie Ihr Hotelprogramm rechtzeitig anpassen, um Einsparungen zu erzielen und Risiken zu verringern. So können Sie Chancen nutzen, sobald sie sich ergeben, anstatt sie zu verpassen.
Bieten Sie den Reisenden den richtigen Inhalt: Hotelbuchungs-Aggregatoren, Online-Reisebüros und Direktbuchungs-Websites behaupten oft, mehr Inhalt und günstigere Preise zu bieten. Keine einzelne Quelle kann jedoch mit der Bandbreite an Inhalten mithalten, die ein Partner bietet, der all diese Plattformen zusammenfasst. Zeigen Sie Ihren Reisenden, dass Ihr Programm die Inhalte bietet, die sie erwarten, und das zu den besten Preisen – und das alles an einem Ort. Dieses nahtlose Buchungserlebnis spart ihnen Zeit und vereinfacht die Spesenabrechnung, was sie dazu ermutigt, immer wieder auf Ihr Firmenhotelprogramm zurückzugreifen.
Geben Sie den Reisenden Tools an die Hand, die sie lieben. In der Vergangenheit haben sich Geschäftsreiseprogramme schwer getan, das Buchungserlebnis der Verbraucher zu replizieren, was die Reisenden auf nicht konforme, benutzerfreundliche Websites trieb. Heute bieten Tools wie TripSource® eine intuitive Funktionalität, die sich an der Technologie der Consumer-Websites orientiert. Wenn Reisende über TripSource buchen, haben sie Zugriff auf relevante programminterne Inhalte und können so sicherstellen, dass sie die gewünschten Optionen zu den besten Preisen erhalten. Achten Sie bei der Bewertung von Tools auf eine nahtlose Benutzererfahrung über verschiedene Geräte hinweg, professionelle Bilder, einfache Objektvergleiche, einfache Buchungsprozesse und die Integration von Reiseplänen.
Wissen, wo Ihre Reisenden sind. Im Falle einer Krise zählen Sekunden. Wenn Ihre Reisenden wissen, dass eine Buchung über das Firmenhotelprogramm bedeutet, dass Sie ihnen im Notfall den Rücken freihalten, werden sie dies auch tun. Wenn Sie wissen, wo sich Ihre Reisenden befinden, können Sie ihnen sofortige Hilfe leisten und die volle Fürsorgepflicht üwahrnehmen. Die schnelle und genaue Lokalisierung von Reisenden ist am schwierigsten, wenn diese über Kanäle buchen, die nicht mit Ihrem Programm verbunden sind. Andererseits ist es am einfachsten, Reisenden in Not zu helfen, wenn die Flug- und Hoteldaten bei einem einzigen Partner liegen.
Gewinnen Sie Ihre Reisenden für sich. Es reicht nicht aus, nur die besten Inhalte und Tools anzubieten, sondern es kommt auch auf die aktive Einbindung der Reisenden an. Ein einzigartiges Angebot zur Einbindung der Reisenden über unsere Advito-Beratung kann dazu beitragen, die Reisenden über die Unternehmensrichtlinien zu informieren und sie zu ermutigen, im Programm zu buchen. Die Reisenden werden darauf aufmerksam gemacht, wie die Buchung innerhalb des Geschäftsreiseprogramms Zeit spart, die Sicherheit erhöht und die Unternehmensziele unterstützt.
BCD-Kunden, die Hilfe bei der Verhinderung von Buchungen außerhalb der Richtlinien benötigen, sollten sich an ihren Programmmanager wenden. Sie sind kein Kunde? Kontaktieren Sie uns.
