Le problème est loin d’être nouveau. Votre organisation attend des employés en déplacement qu’ils réservent des chambres d’hôtel conformément à la politique de voyage et à l’aide des outils désignés. Les voyageurs peuvent avoir d’autres idées, préférant utiliser leurs plateformes de réservation préférées. Il en résulte une fuite d’hôtel – lorsque les réservations d’hôtel sont effectuées en dehors de la politique – qui menace le programme de voyage. D’où un effet d’entraînement : coûts plus élevés, problèmes de sécurité, voyageurs mécontents, pouvoir de négociation affaibli et données fragmentées.
Il est essentiel de comprendre pourquoi cela se produit et comment y remédier pour optimiser les programmes de voyage.
Quels sont les risques encourus par les entreprises lorsque les voyageurs réservent en dehors de la politique de voyage ?
Données et renseignements
Lorsque les voyageurs ne respectent pas la politique de réservation, votre entreprise se prive potentiellement d’informations commerciales complètes qui pourraient améliorer votre programme. Cette perte de volume hôtelier précieux diminue votre pouvoir de négociation avec les fournisseurs privilégiés. Plus de réservations dans le cadre du programme signifie plus de données pour votre TMC. Lorsque votre TMC dispose d’une vue d’ensemble des dépenses, cela permet d’optimiser les négociations et les accords. Le tarif moyen des réservations dans les établissements à forte fréquentation peut faciliter les négociations sur les sources d’approvisionnement.
Devoir de diligence
Vous perdez également le contrôle de l’expérience de vos voyageurs. Les sites web tiers peuvent ne pas être conformes à la norme PCI ou ne pas être approuvés par votre équipe de sécurité. La déconnexion peut également entraver votre capacité à fournir une assistance rapide aux voyageurs lors d’unévénement à risque. La réservation par l’intermédiaire de la TMC garantit le soutien des équipes opérationnelles et atténue ces risques. Même si vous collectez les données de réservation d’hôtels (et de billets d’avion) à partir de différents canaux, la consolidation de ces informations peut prendre beaucoup de temps – un temps dont vous ne disposerez peut-être pas en cas d’urgence.
4 raisons pour lesquelles les voyageurs d’affaires réservent en dehors du programme
Les voyageurs réservent en dehors du programme de voyage désigné pour plusieurs raisons, notamment leurs préférences en matière de sources de réservation, le manque de sensibilisation aux accords commerciaux et l’application insuffisante des politiques de voyage.
- « Je peux trouver de meilleurs prix par moi-même et accumuler des points ». De nombreux voyageurs préfèrent des sources de réservation familières, qu’ils trouvent plus faciles à utiliser. Ils pensent qu’ils peuvent trouver de meilleurs prix ailleurs. Les points de fidélité sont une préoccupation importante, car les voyageurs craignent de ne pas recevoir les points et la reconnaissance associés à leur chaîne d’hôtels préférée s’ils réservent par l’intermédiaire d’une société de gestion de voyages (TMC) ou d’un outil de réservation en ligne (OBT). Les normes culturelles et les relations antérieures avec les anciennes agences peuvent également jouer un rôle.
- « Je ne savais même pas que nous avions une politique de voyage ». Certains voyageurs ne connaissent pas les accords commerciaux conclus avec les TMC, ce qui entraîne une méconnaissance des systèmes et processus disponibles. Il est essentiel d’informer les voyageurs sur ces accords afin de réfuter l’idée qu’ils trouvent de meilleurs prix ailleurs. Les employés, qu’ils soient nouveaux ou expérimentés, doivent avoir une vision complète de la manière dont le programme de voyage soutient les objectifs généraux de l’entreprise. L’introduction précoce de la politique de voyage favorise la transparence. Des rappels réguliers sur le programme peuvent réduire les cas de violation de la politique.
- « L’entreprise ne sait pas comment je réserve ma chambre d’hôtel et ne s’en préoccupe pas ». Souvent, les politiques de voyage ne sont pas appliquées, ce qui conduit les voyageurs à s’exposer sans le savoir, ainsi que l’entreprise, à des conséquences en termes de coûts et de risques. Ils peuvent ignorer comment les fuites d’hôtel – et le manque de visibilité sur l’itinéraire qui en résulte – peuvent affecter la capacité d’une organisation à les soutenir en cas de risque, qu’il s’agisse de mauvais temps, d’une perte de portefeuille ou d’un problème plus important.
- « Je ne travaille pas directement pour cette entreprise. Je ne connais pas les règles. Les clients non profilés, c’est-à-dire les voyageurs qui ne sont pas des employés ou des utilisateurs réguliers du programme, peuvent ne pas réfléchir à deux fois aux directives établies et aux processus de réservation des hôtels, simplement parce qu’ils n’en savent pas assez à leur sujet.
Les avantages de la conformité pour les voyageurs d’affaires
Lorsque les voyageurs d’affaires se conforment aux politiques de réservation des hôtels, ils peuvent bénéficier de plusieurs avantages :
- Assistance aux voyageurs 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7: Les voyageurs ont accès à une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ce qui leur permet d’être aidés en cas de besoin.
- Un contenu et des tarifs hôteliers variés: Les entreprises peuvent proposer à leurs voyageurs un large éventail d’options hôtelières, y compris les tarifs des principaux agrégateurs tiers tels que Booking.com et Expedia.
- Tarifs réduits pour les clients fidèles: Les tarifs de fidélité de sept grandes chaînes – Marriott, Hilton, IHG, Accor, Radisson, Sonesta et Hyatt – sont inclus, ce qui permet aux voyageurs de bénéficier de leurs avantages de fidélité.
- Accès à TripSource®: Les clients de BCD peuvent utiliser TripSource pour trouver facilement ce dont ils ont besoin grâce à des fonctions d’achat, de réservation et de service qui favorisent la gestion des dépenses et maintiennent le voyageur dans le programme. Les voyageurs ont la possibilité de rechercher et de réserver les meilleurs tarifs, avec des conseils clairs et le même contenu, les mêmes paramètres de paiement et les mêmes politiques qu’ils recevraient d’un agent. Cela garantit une expérience cohérente et transparente, quel que soit le canal de réservation.
- Des dépenses facilitées (BCD PAY): En ce qui concerne la gestion des dépenses, la gestion simplifiée des dépenses de BCD Pay rend le processus sans tracas.
Conseils pour inciter les voyageurs à réserver des hôtels dans le cadre de la politique de voyage
Recherchezintelligemment : la base de votre programme de voyage est la recherche efficace de contenu hôtelier (établissements et tarifs). Collaborez avec des professionnels pour trouver des hôtels en utilisant des données provenant de sociétés de gestion de voyages, de fournisseurs, de cartes de crédit, de fournisseurs de dépenses, etc. Améliorez vos connaissances en combinant ces informations avec des analyses avancées et des vérifications des tarifs et des disponibilités du marché. Cette approche basée sur les données vous aide à comprendre comment les voyageurs réservent les hôtels et l’impact financier sur votre programme. Grâce à ces connaissances, vous pouvez créer une feuille de route complète et précise pour améliorer stratégiquement le sourcing hôtelier.
Gérer votre programme hôtelier de manière dynamique: le marché hôtelier actuel est dynamique et vos pratiques de gestion doivent l’être également. Vérifiez régulièrement les performances de votre programme par rapport à ce que vous avez négocié, mais aussi par rapport à ce qui est disponible sur le marché. L’offre que vous avez négociée est-elle proposée à vos voyageurs et reflète-t-elle la valeur de votre entreprise ? Utilisez des données analytiques pour comprendre et influencer les modèles de voyage et le comportement des voyageurs. En utilisant la gestion dynamique des performances, vous pouvez apporter des ajustements opportuns à votre programme hôtelier, ce qui permet d’augmenter les économies et de réduire les risques. Cette approche vous permet de saisir les opportunités dès qu’elles se présentent, plutôt que de les manquer.
Offrez aux voyageurs le bon contenu. Les agrégateurs de réservations d’hôtels, les agences de voyage en ligne et les sites de réservation directe prétendent souvent offrir plus de contenu et des tarifs plus bas. Cependant, aucune source ne peut rivaliser avec l’étendue du contenu fourni par un partenaire qui regroupe toutes ces plateformes. Pour attirer vos voyageurs, montrez-leur que votre programme offre le contenu qu’ils attendent aux meilleurs tarifs, le tout en un seul endroit. Cette expérience de réservation transparente leur permet de gagner du temps et de simplifier les déclarations de frais, ce qui les encourage à revenir à plusieurs reprises dans le programme hôtelier de votre entreprise.
Offrez aux voyageurs des outils qu’ils apprécient. Les programmes de voyages d’affaires ont toujours eu du mal à reproduire l’expérience de réservation des consommateurs, poussant les voyageurs à se rendre sur des sites non conformes et conviviaux. Aujourd’hui, des outils comme TripSource® offrent des fonctionnalités intuitives inspirées de la technologie grand public. En réservant via TripSource, les voyageurs accèdent au contenu pertinent du programme, ce qui leur permet d’obtenir les options qu’ils souhaitent aux meilleurs prix. Lorsque vous évaluez des outils, donnez la priorité à une expérience utilisateur transparente sur tous les appareils, à des images professionnelles, à des comparaisons faciles de propriétés, à des processus de réservation simples et à l’intégration d’itinéraires.
Sachez où se trouvent vos voyageurs : en cas de crise, les secondes comptent. Lorsque vos voyageurs comprennent que réserver par le biais du programme hôtelier de l’entreprise signifie que vous les soutiendrez en cas d’urgence, ils le feront. Savoir où se trouvent vos voyageurs vous permet de leur apporter une assistance immédiate et de leur faire bénéficier d’un devoir de diligence. Il est très difficile de localiser les voyageurs rapidement et avec précision lorsqu’ils réservent par l’intermédiaire de canaux qui ne sont pas liés à votre programme. En revanche, il est plus facile d’aider les voyageurs en détresse lorsque les données relatives aux vols et aux hôtels sont gérées par un seul et même partenaire.
Gagnez la confiance de vos voyageurs. Il ne suffit pas de proposer le meilleur contenu et les meilleurs outils, l’engagement actif est crucial. Une offre unique d’engagement des voyageurs, via notre service de conseil Advito, peut aider à informer les voyageurs de la politique de leur entreprise et continuer à les encourager à réserver dans le cadre du programme. Les voyageurs seront sensibilisés à la façon dont la réservation dans le cadre du programme permet de gagner du temps, d’améliorer la sécurité et de soutenir les objectifs de l’entreprise.
Pour obtenir de l’aide afin de mettre fin aux réservations hors politique, les clients de BCD doivent contacter leur gestionnaire de programme. Vous n’êtes pas client ? Contactez nous.