Infórmese antes de partir: Conozca el programa de viajes gestionados de su empresa
Durante la incorporación, usted recibió materiales de orientación que probablemente incluían una introducción al programa de viajes gestionados de su organización. Tómese su tiempo para familiarizarse con las políticas de viaje de la empresa, las directrices y las herramientas preferidas para planificar, reservar y gestionar los gastos de su viaje. Si no ha recibido este material, póngase en contacto con su oficina de recursos humanos o con el equipo de viajes para que le ayuden.
Moneda
Antes de partir, decida cómo pagará los gastos durante el viaje: ¿en efectivo, con tarjeta o ambos? La mayoría de los lugares aceptan tarjetas de crédito y débito, pero siempre es bueno tener efectivo a mano. Tener algo de moneda local puede facilitar la cobertura de gastos inmediatos, como taxis o propinas. Utilizar tarjetas puede suponer menos complicaciones, un mejor mantenimiento de los registros y un ahorro, tanto para ti como para tu empresa. Y no olvide notificar a su banco sus planes de viaje para evitar contratiempos.
Idioma
¿Viaja a un destino internacional? Unas cuantas frases locales pueden ser muy útiles. “Hola”, “Gracias” y “¿Dónde está la cafetería más cercana?” te salvarán la vida. Descárgate una aplicación de traducción como Google Translate para salvar las distancias lingüísticas.
Cultura y etiqueta
Demostrar conocimiento cultural ayuda a fomentar una mayor confianza y a construir relaciones más sólidas con las personas que conozca durante su viaje. Investiga las costumbres locales para evitar pasos en falso. Tenga en cuenta los códigos de vestimenta, los rituales gastronómicos y los protocolos de las reuniones de negocios de la región.
Equipaje y medicamentos
Consulte las previsiones meteorológicas y haga la maleta en consecuencia. Un armario cápsula es su mejor aliado: piense en prendas versátiles que puedan combinarse sin esfuerzo. Mantenga los medicamentos en sus envases originales etiquetados y guárdelos en un lugar seguro y de fácil acceso. Elabore una lista digital o física de sus medicamentos y recetas por si necesita sustituirlos o facilitar información a los profesionales sanitarios.
Exploración digital
Familiarícese con su destino utilizando mapas y aplicaciones de viajes. Haga visitas virtuales a lugares clave para hacerse una idea de la zona. Así sabrá dónde está el hotel, los lugares de reunión, el café, la comida o la tintorería más cercana.
Conserje de hotel: Su guía local
El conserje es su arma secreta para recomendaciones, direcciones, actividades nocturnas y de ocio, y mucho más. Aproveche sus conocimientos locales para que su estancia sea lo más cómoda posible.
Programe su vuelo para evitar el desfase horario
Elija vuelos que coincidan con la zona horaria de su destino para minimizar el desfase horario. ¿Cambia de zona horaria? Ajuste su horario de sueño unos días antes de la salida para facilitar la transición.
Seguridad móvil: Mantente conectado, mantente seguro
Proteja sus dispositivos con contraseñas seguras y active la autenticación de dos factores. Haga una copia de seguridad de los datos importantes antes de partir. Cuando sea posible, suscríbase a actualizaciones automáticas y antivirus. Active opciones de seguridad como la autenticación multifactor (AMF) para asegurarse de que usted es la única persona con acceso a sus cuentas. Utilízala para las aplicaciones bancarias, de correo electrónico y redes sociales, y para cualquier servicio que requiera un inicio de sesión. Durante tu viaje, considera la posibilidad de desactivar la capacidad de tu teléfono para conectarse automáticamente a las redes inalámbricas disponibles en las proximidades. Evita las redes públicas en la medida de lo posible.
Seguridad personal
Sea consciente de lo que le rodea y tenga cuidado al relacionarse con extraños. Confíe en sus instintos y evite compartir información personal. Considere la posibilidad de llevar consigo herramientas de seguridad adicionales para la habitación del hotel. Los topes para puertas, las cerraduras de viaje y las tapas para mirillas proporcionan una capa adicional de seguridad.
Pase desapercibido
En la medida de lo posible, retire los logotipos o etiquetas identificativas del equipaje y la ropa. Mantenga las joyas y otros objetos de valor ocultos y bien guardados cuando no los utilice. En general, evite comportamientos ostentosos que puedan llamar la atención de los malos agentes.
Aplicaciones de gestión de viajes: Manténgase conectado y sin estrés
Mantenerse organizado puede contribuir en gran medida a reducir el estrés y aumentar la confianza. Las aplicaciones de gestión de viajes como TripSource® “desestresan” la experiencia manteniendo todos sus planes de viaje en un solo lugar, antes, durante y después del viaje.
TripSource le ayuda a estar al tanto de detalles clave como horarios de vuelos, reservas de hotel e información sobre alquiler de coches con una única tarjeta de viaje de fácil navegación. A medida que se acerca la fecha de salida, no hay necesidad de buscar correos electrónicos o números de confirmación: TripSource lo mantiene todo en una ubicación central.
¿Llegas tarde o tienes un vuelo retrasado? TripSource facilita el contacto con el hotel con un solo toque. Y si quieres que tu jefe, un familiar, un compañero o un colega reciban actualizaciones automáticas cuando cambien los planes, puedes añadirlos como “Seguidores” directamente en la aplicación. También puedes compartir los detalles del viaje manualmente, lo que te permite controlar qué se comparte y con quién.
Inmigración y aduanas
Conozca los requisitos de entrada en su destino y prepárese para los controles. Tenga preparados todos los documentos necesarios y sepa que los controles de seguridad en los puntos de entrada y salida pueden implicar un escrutinio minucioso de su persona y documentos. Eso no significa que algo vaya mal; forma parte del proceso.
Elija el transporte adecuado
Investigue las opciones de transporte basándose en la seguridad y en la política de viajes de su empresa. Cuando las políticas y directrices de la empresa lo permitan, utilice el transporte público o viajes compartidos. ¿Alquila un coche? Recuerde que los vehículos eléctricos o híbridos pueden reducir su huella de carbono.
Lista de comprobación: Cómo prepararse para su primer viaje de negocios
- Infórmese sobre el programa de viajes gestionados y las políticas de su empresa.
- Lleve consigo una mezcla de moneda local y tarjetas de débito y crédito.
- Aprenda frases básicas en el idioma local y descargue una aplicación de traducción.
- Comprenda las costumbres locales, los comportamientos sociales y la etiqueta para las reuniones de negocios.
- Prepare la maleta en función del tiempo y la ocasión.
- Conserve los medicamentos recetados en sus envases originales.
- Explore el lugar digitalmente.
- Hazte amigo del conserje del hotel.
- Controle las horas de llegada en los vuelos de larga distancia para reducir el desfase horario.
- Asegure sus dispositivos móviles.
- Esté atento a su entorno, tanto en el hotel como en la ciudad.
- Reduzca al mínimo la ropa y las joyas llamativas.
- Familiarícese con los procesos, requisitos y restricciones de inmigración y aduanas.
- Elija su medio de transporte en función de la seguridad y la política de la empresa.