Informarsi prima di partire: Comprendere il programma di viaggi gestiti della vostra azienda
Durante l’onboarding, avete ricevuto del materiale di orientamento che probabilmente includeva un’introduzione al programma di viaggi gestiti della vostra organizzazione. Prendetevi il tempo necessario per familiarizzare con le politiche di viaggio dell’azienda, le linee guida e gli strumenti preferiti per pianificare, prenotare e gestire le spese per il vostro viaggio. Se non avete ricevuto questo materiale, rivolgetevi al vostro ufficio risorse umane o al team viaggi per ricevere assistenza.
Valuta
Prima di partire, decidete come pagherete le spese durante il viaggio: contanti, carta o entrambi? La maggior parte dei luoghi accetta carte di credito e di debito, ma è sempre bene tenere a portata di mano dei contanti. Avere un po’ di valuta locale può facilitare la copertura di spese immediate come taxi o mance. L’uso delle carte può significare meno problemi, una migliore tenuta dei registri e un risparmio per voi e per il vostro datore di lavoro. Non dimenticate di informare la vostra banca dei vostri piani di viaggio per evitare intoppi.
La lingua
State viaggiando in una destinazione internazionale? Alcune frasi locali possono essere molto utili. “Salve”, “Grazie” e “Dov’è la caffetteria più vicina?” sono frasi che possono salvare la vita. Scaricate un’applicazione di traduzione come Google Translate per colmare le lacune linguistiche.
Cultura e galateo
Dimostrare consapevolezza culturale aiuta a promuovere la fiducia e a costruire relazioni più solide con le persone che incontrate durante il viaggio. Informatevi sulle usanze locali per evitare passi falsi. Prestate attenzione ai codici di abbigliamento, ai rituali per la ristorazione e ai protocolli per le riunioni di lavoro della regione.
Valigie e farmaci
Controllate le previsioni e preparate la valigia di conseguenza. Un guardaroba a capsule è il vostro migliore amico: pensate a pezzi versatili da abbinare senza problemi. Conservate i farmaci nei loro contenitori originali etichettati e riponeteli in un luogo sicuro e facilmente accessibile. Create un elenco digitale o fisico dei vostri farmaci e delle vostre prescrizioni nel caso in cui dobbiate sostituirli o fornire informazioni agli operatori sanitari.
Esplorazione digitale
Conoscete la vostra destinazione utilizzando mappe e applicazioni di viaggio. Fate dei tour virtuali dei luoghi chiave per farvi un’idea della zona. Arriverete a destinazione sapendo dove trovare l’hotel, le destinazioni per le riunioni, il caffè e il cibo o la tintoria più vicina.
Concierge dell’hotel: La vostra guida locale
Il concierge è la vostra arma segreta per consigli, indicazioni, attività serali e di svago e altro ancora. Sfruttate le loro conoscenze locali per rendere il vostro soggiorno il più confortevole possibile.
Programmare il volo per sconfiggere il jet lag
Scegliete voli in linea con il fuso orario della vostra destinazione per ridurre al minimo il jet lag. Cambiate fuso orario? Regolate il vostro programma di sonno qualche giorno prima della partenza per facilitare la transizione.
Sicurezza mobile: Rimanete connessi, rimanete al sicuro
Proteggete i vostri dispositivi con password forti e attivate l’autenticazione a due fattori. Eseguite il backup dei dati importanti prima di partire. Se possibile, iscrivetevi agli aggiornamenti automatici e al software antivirus. Attivate impostazioni di sicurezza come l’autenticazione a più fattori (MFA) per assicurarvi di essere l’unica persona ad avere accesso ai vostri account. Utilizzatela per le applicazioni bancarie, di posta elettronica, di social media e per tutti i servizi che richiedono un login. Durante il viaggio, considerate la possibilità di disabilitare la capacità del vostro telefono di connettersi automaticamente alle reti wireless disponibili nelle vicinanze. Evitate il più possibile le reti pubbliche.
Sicurezza personale
Siate consapevoli di ciò che vi circonda e siate prudenti quando interagite con gli sconosciuti. Fidatevi del vostro istinto ed evitate di condividere informazioni personali. Considerate di mettere in valigia strumenti di sicurezza supplementari per la camera d’albergo. I fermaporta, i lucchetti da viaggio e le coperture per gli spioncini offrono un ulteriore livello di sicurezza.
Mantenere un profilo basso
Se possibile, rimuovete i loghi o le etichette identificative dai bagagli e dall’abbigliamento. Tenere gioielli e altri oggetti di valore nascosti e riposti in modo sicuro quando non vengono utilizzati. In generale, evitate comportamenti ostentativi che potrebbero attirare l’attenzione di malintenzionati.
App per la gestione dei viaggi: rimanete connessi e senza stress
L’organizzazione può contribuire a ridurre lo stress e a rafforzare la fiducia in se stessi. Le app per la gestione dei viaggi, come TripSource®, “de-stressano” l’esperienza mantenendo tutti i piani di viaggio in un unico posto, prima, durante e dopo il viaggio.
TripSource vi aiuta a tenere sotto controllo i dettagli chiave come gli orari dei voli, le prenotazioni degli hotel e le informazioni sul noleggio auto con un’unica scheda di viaggio facile da navigare. Quando la data di partenza si avvicina, non c’è bisogno di cercare e-mail o numeri di conferma: TripSource tiene tutto in un’unica posizione centrale.
Siete in ritardo o avete un volo in ritardo? TripSource vi permette di contattare facilmente il vostro hotel con un solo tocco. E se volete che il vostro manager, un familiare, un partner o un collega ricevano automaticamente gli aggiornamenti quando i piani cambiano, potete aggiungerli come “Follower” direttamente nell’app. È anche possibile condividere manualmente i dettagli del viaggio, per avere il controllo su ciò che viene condiviso e con chi.
Immigrazione e dogana
Conoscete i requisiti di ingresso nella vostra destinazione e preparatevi ai controlli. Tenete a portata di mano tutti i documenti necessari e sappiate che i controlli di sicurezza ai punti di ingresso e di partenza possono comportare un attento esame della vostra persona e dei vostri documenti. Questo non significa che ci sia qualcosa che non va: fa parte del processo.
Scegliere il trasporto giusto
Ricercate le opzioni di trasporto in base alla sicurezza e alla politica di viaggio della vostra azienda. Se le politiche e le linee guida aziendali lo consentono, utilizzate i mezzi di trasporto pubblici o il ridesharing. Noleggiate un’auto? Ricordate che i veicoli elettrici o ibridi possono ridurre l’impronta di carbonio.
Lista di controllo: Come prepararsi al primo viaggio di lavoro
- Informatevi sul programma di viaggio gestito e sulle politiche della vostra azienda.
- Portate con voi un mix di valuta locale e carte di credito e di debito.
- Imparare le frasi di base nella lingua locale e scaricare un’applicazione di traduzione.
- Comprendere le abitudini locali, i comportamenti sociali e il galateo per gli incontri di lavoro.
- Preparate la valigia in base al clima e all’occasione.
- Conservare i farmaci da prescrizione nei contenitori originali.
- Effettuare un sopralluogo in formato digitale.
- Fare amicizia con il concierge dell’hotel.
- Gestite gli orari di arrivo dei voli a lungo raggio per ridurre il jet lag.
- Mettete al sicuro i vostri dispositivi mobili.
- Tenete conto di ciò che vi circonda, sia in hotel che in città.
- Riducete al minimo l’abbigliamento e i gioielli vistosi.
- Familiarizzate con le procedure, i requisiti e le restrizioni dell’immigrazione e della dogana.
- Scegliete i mezzi di trasporto in base alla sicurezza e alla politica aziendale.