Voor internationale energiebedrijven gaat reisbeheer verder dan alleen het vervoeren van medewerkers tussen kantoren. Reizen van personeel in rotatieschema’s voegen een extra laag van complexiteit toe, waarbij teams naar projectlocaties over de hele wereld reizen volgens schema’s die cruciale activiteiten ondersteunen. Naarmate organisaties groeien door overnames en een uitbreidend personeelsbestand, kunnen reisprogramma’s uitgroeien tot een lappendeken van leveranciers, systemen en processen. Het besluit van GE Vernova om het reisbeheer in 106 landen te consolideren, biedt een kijkje in hoe grote organisaties deze uitdagingen aanpakken en tegelijkertijd reisprogramma’s opzetten die wereldwijd kunnen worden opgeschaald.
Van gefragmenteerd naar geïntegreerd
Meer dan 30 jaar lang werden de reisactiviteiten van GE Vernova ondersteund door meerdere reisbeheerders in verschillende regio’s en bedrijfsonderdelen. Hoewel die structuur grotendeels werkte, zorgde het er ook voor dat het bedrijf reizen moest beheren via een complex netwerk van leveranciers, technologieën en processen. Toen GE Vernova een nieuwe groeifase inging, werd de kans duidelijk: de bedrijfsvoering vereenvoudigen, het inzicht verbeteren en een reisprogramma opzetten dat zowel zakelijke reizen als reizen van roterend personeel kan ondersteunen via één wereldwijd model.
Na een strategische evaluatie van het reizenprogramma koos het bedrijf BCD als wereldwijde reispartner, waardoor de reizen van zowel het vaste als het roterende personeel werden gebundeld in één wereldwijd model, aangedreven door de technologie van BCD.
“De keuze voor BCD was een strategische beslissing die aansluit bij onze transformatie- en groeiambities”, aldus Bernadette Basterfield, Executive Global Sourcing – Travel/Meetings & Fleet bij GE Vernova. “We waren op zoek naar meer dan alleen een leverancier. Met BCD hebben we een partner gevonden die ons wereldwijde reisprogramma kan moderniseren, de complexiteit kan terugdringen en onze toekomst op grote schaal kan ondersteunen.”
Bouwen aan groei
Deze beslissing komt op een moment dat GE Vernova een periode van snelle groei doormaakt. De toenemende vraag op de markten voor energie, elektrificatie en infrastructuur, in combinatie met recente overnames, heeft de wereldwijde aanwezigheid en het aantal reizigers van het bedrijf vergroot.
Een belangrijke factor in de keuze voor BCD was het vermogen om de betrokkenheid van reizigers te vergroten, het boekingsproces te vereenvoudigen en de naleving van regels te versterken via het Tripsource-platform. Het programma is ontworpen om het volgende te bieden:
- breder toegang tot inhoud
- een intuïtievere boekingservaring
- flexibiliteit om mee te groeien met het bedrijf
Eén partner voor alle aspecten van het reizen
Naast zakenreizen zal de energietak van GE Vernova de TripPlanner- technologie van BCD gebruiken om de reizen van roulerend personeel te beheren, waardoor complexe personeelsverplaatsingen worden vereenvoudigd en de efficiëntie voor reisteams en reizigers wordt verbeterd. Voor organisaties die personeel naar projectlocaties over de hele wereld verplaatsen, brengt personeelsreizen uitdagingen met zich mee die verschillen van traditionele zakenreizen, waarbij reisarrangementen vaak gekoppeld zijn aan operationele schema’s, afgelegen locaties en behoefte aan gespecialiseerde ondersteuning.
Via BCD Energy, Resources & Marine (ERM) krijgt GE Vernova toegang tot gespecialiseerde reisagenten, technologie voor bemanningsreizen, continu beschikbare online ondersteuning en speciale tarieven. Dit biedt reizigers betere ondersteuning en helpt tegelijkertijd het beheer van complexe personeelsreizen te vereenvoudigen.
De samenwerking reikt ook verder dan reisbeheer. Naast het beheer van zakelijke reizen en personeelsreizen zal BCD GE Vernova ondersteunen via een wereldwijd partnerschap op het gebied van vergaderingen en evenementen, wereldwijd hotelprogrammabeheer en adviesdiensten van Advito. Deze diensten omvatten het inkoopproces voor vluchten en hotels, programmabeheer, betrokkenheid van reizigers en totaalinzicht in reizen, waardoor GE Vernova de prestaties binnen zijn bredere reisecosysteem kan optimaliseren.
Een programma dat is ontworpen om mee te evolueren
De samenwerking weerspiegelt een groeiende trend onder grote multinationale organisaties: het vervangen van gefragmenteerde reisomgevingen door geïntegreerde programma’s die mee kunnen groeien met het bedrijf.
In plaats van reizen, personeelsmobiliteit, vergaderingen en programmastrategie via afzonderlijke aanbieders te beheren, heeft GE Vernova gekozen voor één wereldwijde partner die de volledige reiscyclus ondersteunt. Van boekingen door reizigers en personeelsmobiliteit tot vergaderbeheer, inkoopstrategie, programma-optimalisatie en data-inzichten: het model is ontworpen om meer inzicht, consistentie en afstemming binnen de hele organisatie te bieden.
“GE Vernova heeft een uiterst complexe wereldwijde reisomgeving en een snel groeiend personeelsbestand”, aldus Stephan Baars, CEO van BCD. “Deze afstemming heeft de basis gelegd voor een meer geïntegreerd en schaalbaar reisprogramma, dat de reiservaring verbetert en meegroeit met de snelle groei van GE Vernova.”
De implementatie van het wereldwijde programma is in volle gang, met een geplande ingebruikname begin september.
Waarom dit belangrijk is
Naarmate organisaties groeien, kan een uniform reisprogramma de zichtbaarheid, consistentie en ondersteuning verbeteren, zowel op het gebied van zakenreizen als personeelsmobiliteit.