Questa guida è pensata per le organizzazioni pronte a passare dalla consapevolezza all’azione. Si concentra su come misurare le emissioni dei viaggi d’affari in modo coerente, ridurle laddove le decisioni sono già state prese e incorporare la responsabilità nei team della sostenibilità, dei viaggi e della finanza.
1. Iniziare con una linea di base difendibile
La riduzione delle emissioni dei viaggi d’affari inizia con la misurazione. La priorità è stabilire una linea di base difendibile e ripetibile di cui i team di sostenibilità, finanza e viaggi possano fidarsi.
La maggior parte delle organizzazioni acquisisce già gli input fondamentali necessari per misurare le emissioni dei viaggi attraverso strumenti di prenotazione, sistemi di spesa e fornitori di gestione dei viaggi. La sfida è la coerenza.
La metodologia è importante. Alcuni approcci forniscono stime di alto livello (ad esempio, i fattori DEFRA), mentre le metodologie specifiche per i viaggi, come GATE4 o TIM, tendono a produrre risultati di livello più decisionale, perché tengono conto delle variabili che determinano le differenze reali nelle emissioni dei viaggi d’affari, come la modalità di viaggio, l’itinerario e le caratteristiche del viaggio. Scegliere la metodologia giusta e applicarla in modo coerente anno dopo anno è fondamentale per produrre dati sulle emissioni che possano essere attendibili e utilizzati per prendere decisioni, non solo per la rendicontazione.
Per un approfondimento su come le diverse metodologie influenzano i risultati, si veda la guida del BCD: Come misurare le emissioni legate ai viaggi.
Una volta concordata una metodologia, l’attenzione deve essere rivolta alla coerenza del programma. Ciò significa
- utilizzare lo stesso approccio anno per anno
- essere trasparenti su ipotesi e limitazioni
- dare la priorità a una rendicontazione pronta per la revisione contabile piuttosto che a cruscotti una tantum.
In questa fase, l’obiettivo non è una visione granulare di ogni viaggio. Si tratta di creare un’unica fonte di verità che supporti il processo decisionale e che possa essere migliorata nel tempo con l’aumento della qualità dei dati e della maturità del programma.
2. Ridurre le emissioni dove le decisioni di viaggio vengono già prese
Una volta stabilita una linea di base, le maggiori opportunità di riduzione si trovano dove vengono prese le decisioni di viaggio, non dopo che il viaggio è stato effettuato. Le emissioni dei viaggi di lavoro sono determinate da un numero relativamente basso di scelte ripetibili, il che le rende più facili da influenzare rispetto a molte altre fonti di emissioni indirette.
Le leve di riduzione ad alto impatto includono tipicamente:
- la scelta del treno rispetto all’aereo sulle tratte a corto raggio,
- la scelta della cabina economica rispetto a quella premium, ove opportuno
- favorire aerei o fornitori più efficienti dal punto di vista dei consumi,
- ridurre la frequenza dei viaggi non necessari attraverso una guida politica più chiara.
Queste azioni non richiedono l’eliminazione dei viaggi, ma si concentrano invece sul rendere le opzioni a più basse emissioni la scelta predefinita, supportata dalla politica e dalla strategia dei fornitori.
I programmi che si basano sulla rendicontazione post-viaggio spesso faticano a ridurre le emissioni perché l’opportunità di influenzare il comportamento è già passata. Al contrario, quando le informazioni sulle emissioni sono visibili durante la prenotazione, insieme a costi e orari, i viaggiatori sono meglio attrezzati per fare scelte consapevoli.
Questo è il motivo per cui le organizzazioni registrano progressi più rapidi quando la riduzione è incorporata direttamente nel programma di viaggio gestito: le informazioni sulle emissioni sono collegate alla prenotazione, alla politica e alle decisioni in tempo reale.
Per le organizzazioni con emissioni significative nel settore del trasporto aereo, queste misure dal lato della domanda sono spesso integrate da leve a più lungo termine come il Sustainable Aviation Fuel (SAF). Sebbene il SAF non elimini la necessità di ridurre o evitare le emissioni, laddove possibile, svolge un ruolo importante nell’affrontare le emissioni che rimangono difficili da eliminare attraverso le sole politiche e i cambiamenti di comportamento.
3. Utilizzare politiche e comportamenti per scalare l’impatto
Le misurazioni e le riduzioni si traducono in risultati solo quando sono supportate da politiche e comportamenti dei viaggiatori. Nei programmi efficaci, la politica agisce come una serie di guardrail, guidando le decisioni senza creare inutili attriti.
Politiche di viaggio chiare e aggiornate definiscono quando è opportuno viaggiare, quali opzioni sono da preferire e come le considerazioni sulla sostenibilità si affiancano a costi, sicurezza e produttività. Quando la sostenibilità è incorporata nel linguaggio delle politiche esistenti, anziché essere posizionata come un’iniziativa separata, la conformità diventa più semplice e naturale per i viaggiatori.
Il cambiamento dei comportamenti è più efficace al momento della decisione. Le campagne di sensibilizzazione generiche tendono ad avere un impatto limitato. Al contrario, le informazioni sulle emissioni o le indicazioni che appaiono durante la prenotazione aiutano i viaggiatori a fare scelte informate in tempo reale, senza rallentare il processo. Evidenziare le opzioni a basse emissioni o rafforzare le preferenze politiche aiuta a normalizzare le decisioni migliori nel tempo.
L’obiettivo non è quello di educare ogni viaggiatore alla sostenibilità. L’obiettivo non è quello di educare ogni viaggiatore alla sostenibilità, ma di rendere la scelta giusta una scelta facile, in modo che le opzioni a basse emissioni si allineino naturalmente al modo in cui le persone già prenotano e viaggiano.
4. Incorporare la governance tra sostenibilità, viaggi e finanza
Nei programmi efficaci, i ruoli sono chiaramente definiti. I team che si occupano di sostenibilità stabiliscono gli obiettivi e i requisiti di rendicontazione. I team di viaggio gestiscono le politiche, i fornitori e i canali di prenotazione. I team finanziari forniscono una supervisione, assicurando che i dati siano credibili e allineati con le decisioni di reporting e di investimento più ampie. Quando queste funzioni operano in modo isolato, la rendicontazione delle emissioni diventa scollegata dall’azione.
Governance significa anche allineare i cicli di reporting con i cicli decisionali. I dati sulle emissioni devono informare le trattative con i fornitori, gli aggiornamenti delle politiche e le scelte di investimento. I punti di revisione regolari aiutano i team a valutare cosa sta funzionando, dove si concentrano le emissioni e quali leve meritano maggiore attenzione.
È importante sottolineare che la governance non deve essere necessariamente complessa. Iniziare con una chiara proprietà, metriche concordate e revisioni di routine è sufficiente per passare da sforzi ad hoc a un approccio scalabile e ripetibile. Questo è ciò che permette alle organizzazioni di trasformare i primi progressi in una parte duratura della loro più ampia strategia di sostenibilità.
5. Come si presentano in pratica i viaggi d’affari sostenibili
Un’organizzazione globale di servizi professionali ha iniziato a occuparsi delle emissioni dei viaggi d’affari nell’ambito di una più ampia rendicontazione dell’ambito 3. Piuttosto che lanciare un complesso programma di trasformazione, l’azienda si è concentrata innanzitutto sulla creazione di una base di emissioni coerente e pronta per l’audit, utilizzando i dati di prenotazione e di spesa esistenti.
Una volta poste queste basi, l’azienda ha introdotto linee guida più chiare sui viaggi a corto raggio, ha preferito il treno all’aereo sulle tratte principali e ha reso visibili le informazioni sulle emissioni durante la prenotazione. I team che si occupano di sostenibilità, viaggi e finanza hanno esaminato insieme i progressi compiuti su base trimestrale, utilizzando lo stesso set di dati per prendere decisioni.
Entro il primo anno, l’organizzazione è stata in grado di dimostrare una rendicontazione più coerente, una più chiara responsabilità e una prima riduzione delle emissioni dei viaggi ad alta frequenza, senza interrompere i viaggi critici per l’azienda.
Unire le due cose
La riduzione delle emissioni dei viaggi d’affari non richiede una revisione completa del modo in cui le organizzazioni operano. È necessario collegare ciò che già esiste: misurazioni coerenti, processi decisionali più chiari e responsabilità condivisa tra i team di sostenibilità, viaggi e finanza.
Quando questi elementi sono allineati, il business travel diventa una delle poche aree in cui le organizzazioni possono passare dalla rendicontazione alla riduzione senza aggiungere inutili complessità. I progressi possono iniziare in modo limitato, ma si moltiplicano rapidamente quando dati migliori informano decisioni migliori.
Per le organizzazioni pronte a fare il passo successivo, l’attenzione dovrebbe concentrarsi sull’incorporazione di queste pratiche nel programma di trasferte gestite, in modo che il reporting delle emissioni supporti le decisioni reali.