Esta guía está pensada para organizaciones dispuestas a ir más allá de la concienciación y pasar a la acción. Se centra en cómo medir las emisiones de los viajes de negocios de forma coherente, reducirlas cuando ya se han tomado decisiones e integrar la responsabilidad en los equipos de sostenibilidad, viajes y finanzas.
1. 1. Empezar con una base de referencia defendible
La reducción de las emisiones de los viajes de negocios empieza por la medición. La prioridad es establecer una línea de base defendible y repetible en la que puedan confiar los equipos de sostenibilidad, finanzas y viajes.
La mayoría de las organizaciones ya capturan los datos básicos necesarios para medir las emisiones de los viajes a través de herramientas de reserva, sistemas de gastos y proveedores de gestión de viajes. El reto es la coherencia.
La metodología importa. Algunos enfoques proporcionan estimaciones de alto nivel (por ejemplo, los factores DEFRA), mientras que las metodologías específicas de los viajes, como GATE4 o TIM, tienden a producir resultados más adecuados para la toma de decisiones, ya que tienen en cuenta las variables que determinan las diferencias reales en las emisiones de los viajes de negocios, como el modo de desplazamiento, la ruta y las características del viaje. Elegir la metodología adecuada y aplicarla de forma coherente año tras año es fundamental para obtener datos de emisiones fiables y que sirvan para tomar decisiones, no sólo para elaborar informes.
Para profundizar en el modo en que las diferentes metodologías afectan a los resultados, consulte la guía de BCD: Cómo medir las emisiones relacionadas con los viajes.
Una vez acordada una metodología, hay que centrarse en la coherencia de todo el programa. Esto significa
- utilizar el mismo enfoque año tras año,
- ser transparentes sobre los supuestos y las limitaciones, y
- dar prioridad a los informes listos para la auditoría frente a los cuadros de mando puntuales.
En esta fase, el objetivo no es obtener información detallada de cada viaje. Se trata de crear una única fuente de verdad que respalde la toma de decisiones y pueda mejorarse con el tiempo a medida que aumentan la calidad de los datos y la madurez del programa.
2. Reducir las emisiones en los lugares donde ya se toman decisiones sobre los desplazamientos
Una vez establecida una base de referencia, las mayores oportunidades de reducción se encuentran en el lugar donde se toman las decisiones sobre los viajes, no después de que se hayan realizado. Las emisiones de los viajes de negocios se deben a un número relativamente pequeño de decisiones repetibles, lo que hace que sea más fácil influir en ellas que en muchas otras fuentes de emisiones indirectas.
Las palancas de reducción de alto impacto suelen incluir:
- Elegir el tren en lugar del avión en rutas cortas,
- elegir la clase turista en lugar de la clase superior cuando proceda,
- favorecer aviones o proveedores más eficientes en el consumo de combustible,
- reducir la frecuencia de los viajes innecesarios mediante orientaciones políticas más claras.
Estas acciones no requieren eliminar los viajes, sino centrarse en hacer que las opciones con menos emisiones sean las predeterminadas, con el apoyo de la política y la estrategia de los proveedores.
Los programas que dependen de la información posterior al viaje suelen tener dificultades para reducir las emisiones porque ya ha pasado la oportunidad de influir en el comportamiento. Por el contrario, cuando la información sobre emisiones es visible durante la reserva junto con el coste y el horario, los viajeros están mejor preparados para tomar decisiones informadas.
Esta es la razón por la que las organizaciones progresan más rápidamente cuando la reducción se integra directamente en el programa de viajes gestionados: la información sobre emisiones se conecta a la reserva, la política y las decisiones en tiempo real.
En el caso de las organizaciones con importantes emisiones de la aviación, estas medidas del lado de la demanda suelen complementarse con palancas a más largo plazo, como el combustible de aviación sostenible (SAF). Aunque el SAF no elimina la necesidad de reducir o evitar las emisiones, en la medida de lo posible, desempeña un papel importante a la hora de abordar las emisiones que siguen siendo difíciles de eliminar únicamente mediante políticas y cambios de comportamiento.
3. Utilizar la política y el comportamiento para ampliar el impacto
La medición y la reducción sólo se traducen en resultados cuando están respaldadas por la política y el comportamiento de los viajeros. En los programas eficaces, la política actúa como un conjunto de barandillas que guían las decisiones sin crear fricciones innecesarias.
Las políticas de viajes claras y actualizadas definen cuándo es apropiado viajar, qué opciones son preferibles y cómo se sitúan las consideraciones de sostenibilidad junto con el coste, la seguridad y la productividad. Cuando la sostenibilidad se integra en el lenguaje político existente en lugar de posicionarse como una iniciativa separada, el cumplimiento resulta más sencillo y natural para los viajeros.
El cambio de comportamiento es más eficaz en el punto de decisión. Las campañas genéricas de concienciación tienden a tener un impacto limitado. Por el contrario, la información u orientación sobre emisiones que aparece durante la reserva ayuda a los viajeros a tomar decisiones informadas en tiempo real, sin ralentizar el proceso. Destacar las opciones con menos emisiones o reforzar las preferencias políticas ayuda a normalizar las mejores decisiones a lo largo del tiempo.
El objetivo no es educar a todos los viajeros en materia de sostenibilidad. Se trata de hacer que la elección correcta sea la elección fácil, de modo que las opciones de emisiones más bajas se alineen de forma natural con la forma en que la gente ya reserva y viaja.
4. 4. Integrar la gobernanza en la sostenibilidad, los viajes y las finanzas
En los programas eficaces, las funciones están claramente definidas. Los equipos de sostenibilidad establecen objetivos y requisitos de información. Los equipos de viajes gestionan la política, los proveedores y los canales de reserva. Los equipos financieros se encargan de la supervisión, garantizando que los datos sean creíbles y estén en consonancia con las decisiones más generales de información e inversión. Cuando estas funciones operan de forma aislada, los informes sobre emisiones se desconectan de la acción.
La gobernanza también implica alinear los ciclos de información con los ciclos de toma de decisiones. Los datos sobre emisiones deben servir de base para las negociaciones con los proveedores, las actualizaciones de las políticas y las decisiones de inversión. Los puntos de revisión periódicos ayudan a los equipos a evaluar qué está funcionando, dónde se concentran las emisiones y qué palancas merecen más atención.
Es importante destacar que la gobernanza no tiene por qué ser compleja. Empezar con una apropiación clara, métricas acordadas y revisiones rutinarias es suficiente para pasar de esfuerzos ad hoc a un enfoque escalable y repetible. Esto es lo que permite a las organizaciones convertir los primeros avances en una parte duradera de su estrategia de sostenibilidad más amplia.
5. Cómo son en la práctica los viajes de negocios sostenibles
Una organización mundial de servicios profesionales comenzó a abordar las emisiones de los viajes de negocios como parte de su informe de Alcance 3 más amplio. En lugar de lanzar un complejo programa de transformación, la empresa se centró primero en establecer una línea de base de emisiones coherente y apta para auditorías utilizando los datos existentes de reservas y gastos.
Una vez sentadas estas bases, introdujo directrices políticas más claras sobre los viajes de corta distancia, fomentó el uso del ferrocarril en lugar del avión en rutas clave e hizo visible la información sobre emisiones durante la reserva. Los equipos de sostenibilidad, viajes y finanzas revisaron juntos los progresos trimestralmente, utilizando el mismo conjunto de datos para fundamentar las decisiones.
En el primer año, la organización pudo demostrar una mayor coherencia en la presentación de informes, una rendición de cuentas más clara y una reducción temprana de las emisiones de los viajes de alta frecuencia sin interrumpir los viajes críticos para la empresa.
Aunar esfuerzos
Reducir las emisiones de los viajes de negocios no requiere una revisión completa del funcionamiento de las organizaciones. Requiere conectar lo que ya existe: una medición coherente, una toma de decisiones más clara y una responsabilidad compartida entre los equipos de sostenibilidad, viajes y finanzas.
Cuando estos elementos están alineados, los viajes de negocios se convierten en una de las pocas áreas en las que las organizaciones pueden pasar de la información a la reducción sin añadir una complejidad innecesaria. Los avances pueden empezar poco a poco, pero se acumulan rápidamente a medida que los mejores datos permiten tomar mejores decisiones.
Para las organizaciones preparadas para dar el siguiente paso, la atención debe centrarse en integrar estas prácticas en el programa de gestión de viajes, de modo que los informes de emisiones respalden las decisiones reales.