Redactar una política de viajes sostenible no es un ejercicio único. Debe adaptarse a la evolución de la normativa, la tecnología y las necesidades de información, sin dejar de basarse en principios claros como el control de costes, la reducción de las emisiones de los viajes de negocios, el bienestar de los viajeros y las prioridades medioambientales y sociales más amplias.
Una política bien diseñada convierte los compromisos de sostenibilidad en decisiones cotidianas. Establece expectativas, apoya un comportamiento coherente y ayuda a medir el progreso a lo largo del tiempo. También necesita la aceptación de los viajeros para influir en las decisiones reales.
¿Cuáles son los objetivos de sostenibilidad a largo plazo de su empresa?
Antes de definir las normas de la política, hay que tener claro qué se quiere conseguir con ella. Por ejemplo:
- Alinear el coste con el carbono, para que los viajeros puedan tener en cuenta la sostenibilidad junto con el precio a la hora de tomar decisiones de reserva.
- Proteger los recursos naturales y reducir los residuos en todo el programa de viajes
- Fomentar los viajes más intencionados y responsables, en lugar de viajar por defecto.
- Ir más allá del carbono, con iniciativas como el combustible de aviación sostenible (SAF), la gestión del uso del agua o los programas de reciclaje.
La respuesta puede ser todas las anteriores. Unos objetivos claros dan forma a su política y a las recomendaciones que la siguen, y facilitan su actualización a medida que cambian las expectativas, la normativa y las prioridades empresariales.
Los objetivos de sostenibilidad también pueden extenderse a cuestiones como el bienestar de los viajeros y la diversidad. No se trata de consideraciones secundarias, sino que deben situarse junto a los objetivos medioambientales dentro de una política de viajes holística y responsable.
¿Cómo alcanzará sus objetivos de sostenibilidad?
Definir los objetivos de sostenibilidad es sólo el primer paso. Para saber si su política de viajes funciona, necesita indicadores clave de rendimiento (KPI) y datos claros que le ayuden a medir el progreso y a identificar dónde tendrán mayor impacto los cambios. Por ejemplo
- Quién viaja en clase preferente y en qué circunstancias.
- La frecuencia y los patrones de viaje, incluidos los viajeros frecuentes o las rutas repetidas.
- Destinos y tipos de viaje habituales, como trayectos cortos o viajes internos.
- Cambio amodos de transporte con menos emisiones, como el ferrocarril para las rutas adecuadas.
Una vez definidos los KPI, la metodología de emisiones y las normas políticas deben respaldarlos. Por ejemplo, si reducir el volumen de viajes aéreos no es factible para la empresa, la política puede dar prioridad a opciones como aviones más nuevos y eficientes en el consumo de combustible, rutas directas o modos de transporte alternativos cuando sea práctico.
La clave está en garantizar que los datos, las directrices políticas y las opciones de los viajeros estén alineados para que los objetivos de sostenibilidad se traduzcan en decisiones coherentes y cotidianas en todo el programa de viajes.
¿Qué metodología de emisiones de viajes debe utilizar?
Su política de viajes debe definir claramente cómo se miden y comunican las emisiones de los viajes de negocios, ya que esto sustenta la credibilidad, la coherencia y la confianza en toda la organización.
Para más información sobre la elección y aplicación de metodologías de emisiones de viajes, véase cómo medir las emisiones relacionadas con los viajes.
Al seleccionar una metodología, considere si
- Abarca todas las categorías de viajes relevantes, como avión, tren, coche y hotel.
- Utiliza supuestos y límites coherentes, para que los resultados puedan compararse a lo largo del tiempo.
- Está en consonancia con los requisitos más amplios de información corporativa, incluidas las expectativas financieras, ESG y normativas.
- Es transparente y explicable, para que las partes interesadas entiendan lo que representan las cifras.
Los requisitos normativos también aumentan las exigencias. Marcos como la Directiva sobre Informes de Sostenibilidad Corporativa (CSRD) aumentan el escrutinio sobre la coherencia de los datos y la auditabilidad, por lo que su política debe documentar cómo se calculan y notifican las emisiones. Obtenga más información sobre cómo preparar su programa de gestión de viajes para la CSRD.
Un enfoque coherente ayuda a conectar la actividad de viaje, las opciones de reserva y los resultados comunicados, en lugar de tratar los datos de emisiones como un informe independiente.
¿Cómo alinear los objetivos de sostenibilidad con las preferencias de los viajeros?
Una política de viajes sostenible funciona mejor cuando la sostenibilidad está integrada en el programa y no se añade como un paso más para los viajeros.
En lugar de confiar en los informes posteriores al viaje o en la aplicación manual, guíe el comportamiento mediante normas claras, valores predeterminados inteligentes e información oportuna. Por ejemplo:
- Integrar la sostenibilidad en los flujos de reserva, de modo que las opciones con menos emisiones sean visibles y fáciles de comparar.
- Utilizar normas y valores por defecto para fomentar las mejores opciones sin añadir aprobaciones ni fricciones.
- Ofrecer una orientación clara en el momento de la decisión, cuando los viajeros están eligiendo activamente.
- Explicar los fundamentos de las principales normas, ayudando a los viajeros a entender cómo sus decisiones contribuyen a los objetivos empresariales y de sostenibilidad.
- Reforzar las expectativas a través de los canales existentes, como las herramientas de reserva o las comunicaciones con los viajeros, en lugar de impartir formación independiente.
Cuando la sostenibilidad forma parte de las decisiones cotidianas sobre viajes, es más probable que los viajeros la cumplan y menos probable que la consideren un obstáculo para la productividad, la comodidad o el deber de diligencia.
Poner en práctica una política de viajes de negocios sostenible
Para que siga siendo eficaz, revise su política con regularidad y manténgala basada en el funcionamiento real del programa de viajes.
Unos objetivos claros, una medición coherente y una toma de decisiones integrada contribuyen a garantizar que la política siga respondiendo a las necesidades de la empresa al tiempo que impulsa unos resultados de sostenibilidad significativos. A medida que evolucionan las normativas, las tecnologías y las expectativas de los viajeros, la política debe evolucionar con ellas, guiándose por los datos, la experiencia práctica y los comentarios continuos de las partes interesadas.
Cuando la sostenibilidad se incorpora al programa de viajes de forma clara, creíble y práctica, la política de viajes se convierte en una herramienta de progreso.
Cómo puede ayudar BCD Travel
Convertir una política de viajes sostenible en un impacto en el mundo real requiere datos coherentes, una toma de decisiones alineada con la política e informes claros.
La solución de sostenibilidad de BCD Travel ayuda a las organizaciones a integrar la sostenibilidad directamente en sus programas de viajes gestionados, conectando la política, las opciones de los viajeros y los informes de emisiones de una forma práctica e integrada.