Scrivere una travel policy sostenibile non è un esercizio da fare una volta sola. Deve adattarsi all’evoluzione delle normative, della tecnologia e delle esigenze di reporting, pur rimanendo ancorata a principi chiari come il controllo dei costi, la riduzione delle emissioni dei viaggi d’affari, il benessere dei viaggiatori e le più ampie priorità ambientali e sociali.
Una politica ben progettata trasforma gli impegni di sostenibilità in decisioni quotidiane. Stabilisce le aspettative, sostiene un comportamento coerente e aiuta a misurare i progressi nel tempo. Inoltre, ha bisogno del consenso dei viaggiatori per influenzare le scelte reali.
Quali sono gli obiettivi di sostenibilità a lungo termine della vostra azienda?
Prima di definire le regole della politica, è bene chiarire quali sono i risultati che si vogliono ottenere con la politica dei viaggi. Ad esempio:
- Allineare i costi con le emissioni di carbonio, in modo che i viaggiatori possano considerare la sostenibilità insieme al prezzo quando decidono di prenotare.
- Proteggere le risorse naturali e ridurre gli sprechi in tutto il programma di viaggio.
- Incoraggiare viaggi più mirati e responsabili, piuttosto che viaggi di default.
- Estendersi oltre le emissioni di carbonio, con iniziative come il carburante per l’aviazione sostenibile (SAF), la gestione dell’uso dell’acqua o i programmi di riciclaggio.
La risposta può essere tutte le soluzioni sopra descritte. Obiettivi chiari danno forma alla vostra politica e alle raccomandazioni che ne conseguono, e ne facilitano l’aggiornamento in base al mutare delle aspettative, delle normative e delle priorità aziendali.
Gli obiettivi di sostenibilità possono estendersi anche a questioni come il benessere e la diversità dei viaggiatori. Non si tratta di considerazioni secondarie, ma di obiettivi da affiancare a quelli ambientali nell’ambito di una politica di viaggio olistica e responsabile.
Come raggiungerete i vostri obiettivi di sostenibilità?
Definire gli obiettivi di sostenibilità è solo il primo passo. Per capire se la vostra politica di viaggio sta funzionando, avete bisogno di KPI e dati chiari che vi aiutino a misurare i progressi e a identificare i punti in cui i cambiamenti avranno il maggiore impatto. Questi dati possono includere:
- chi viaggia in business class e in quali circostanze
- La frequenza e i modelli di viaggio, compresi i frequent flyer e le rotte ripetute.
- Destinazioni e tipi di viaggio comuni, come il breve raggio o i viaggi interni.
- Passaggio amodalità di trasporto a basse emissioni, come la ferrovia per le tratte più adatte.
Una volta definiti i KPI, la metodologia e le regole di politica delle emissioni devono supportarli. Ad esempio, se la riduzione del volume dei viaggi aerei non è fattibile per l’azienda, la politica può invece dare priorità a scelte come aerei più nuovi e più efficienti dal punto di vista dei consumi, rotte dirette o modalità di trasporto alternative, ove possibile.
La chiave è garantire l’allineamento dei dati, delle linee guida e delle scelte dei viaggiatori, in modo che gli obiettivi di sostenibilità si traducano in decisioni coerenti e quotidiane nell’ambito del programma di viaggio.
Quale metodologia di emissioni di viaggio utilizzare?
La vostra travel policy deve definire chiaramente come vengono misurate e comunicate le emissioni dei viaggi d’affari, perché questo è alla base della credibilità, della coerenza e della fiducia in tutta l’organizzazione.
Per ulteriori informazioni sulla scelta e l’applicazione delle metodologie di misurazione delle emissioni di viaggio, si veda Come misurare le emissioni legate ai viaggi.
Quando si sceglie una metodologia, bisogna considerare se:
- copra tutte le categorie di viaggio rilevanti, come l’aereo, il treno, l’auto e l’albergo
- Utilizzi ipotesi e confini coerenti, in modo che i risultati possano essere confrontati nel tempo
- Si allinei ai più ampi requisiti di rendicontazione aziendale, comprese le aspettative finanziarie, ESG e normative.
- È trasparente e spiegabile, in modo che gli stakeholder capiscano cosa rappresentano i numeri.
Anche i requisiti normativi alzano la posta in gioco. I quadri normativi, come la Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), aumentano il controllo sulla coerenza dei dati e sulla loro verificabilità, quindi la vostra politica deve documentare come vengono calcolate e riportate le emissioni. Per saperne di più su come preparare il vostro programma di viaggi gestiti per la CSRD.
Un approccio coerente aiuta a collegare l’attività di viaggio, le scelte di prenotazione e i risultati riportati, invece di trattare i dati sulle emissioni come un report a sé stante.
Come allineare gli obiettivi di sostenibilità con le preferenze dei viaggiatori?
Una politica di viaggio sostenibile funziona meglio quando la sostenibilità è incorporata nel programma, non aggiunta come passo supplementare per i viaggiatori.
Invece di affidarvi alla rendicontazione post-viaggio o all’applicazione manuale, guidate il comportamento attraverso regole chiare, impostazioni predefinite intelligenti e informazioni tempestive. Per esempio:
- Integrare la sostenibilità nei flussi di prenotazione, in modo che le opzioni a basse emissioni siano visibili e facili da confrontare.
- Utilizzare regole e impostazioni predefinite per incoraggiare scelte migliori senza aggiungere approvazioni o attriti.
- Fornire una guida chiara al momento della decisione, quando i viaggiatori stanno scegliendo attivamente.
- Spiegare le motivazioni alla base delle principali regole di policy, aiutando i viaggiatori a capire come le loro decisioni supportino obiettivi aziendali e di sostenibilità più ampi.
- Rafforzare le aspettative attraverso i canali esistenti, come gli strumenti di prenotazione o le comunicazioni con i viaggiatori, piuttosto che con una formazione a sé stante.
Quando la sostenibilità fa parte delle decisioni di viaggio quotidiane, i viaggiatori sono più propensi a rispettarla e meno a considerarla un ostacolo alla produttività, al comfort o al dovere di diligenza.
Come far funzionare nella pratica la politica dei viaggi d’affari sostenibili
Per essere sempre efficaci, rivedete regolarmente la vostra politica e tenetela ancorata al funzionamento effettivo del programma di viaggio.
Obiettivi chiari, misurazioni coerenti e processi decisionali integrati contribuiscono a garantire che la politica continui a supportare le esigenze aziendali e a promuovere risultati significativi in termini di sostenibilità. Con l’evolversi delle normative, delle tecnologie e delle aspettative dei viaggiatori, la politica deve evolvere con loro, guidata dai dati, dall’esperienza pratica e dal feedback continuo degli stakeholder.
Quando la sostenibilità viene integrata nel programma di viaggio in modo chiaro, credibile e pratico, la travel policy diventa uno strumento di progresso.
Come può aiutarci BCD Travel
Per trasformare una politica di viaggio sostenibile in un impatto reale è necessario disporre di dati coerenti, di un processo decisionale allineato alle politiche e di una rendicontazione chiara.
La soluzione di sostenibilità di BCD Travel aiuta le organizzazioni a integrare la sostenibilità direttamente nei loro programmi di viaggio gestiti, collegando le politiche, le scelte dei viaggiatori e la rendicontazione delle emissioni in modo pratico e integrato.