La fiducia dei viaggiatori nei sistemi di sicurezza è alta, ma non la chiarezza su come utilizzarli.
I rischi globali non sono più titoli astratti per i viaggiatori d’affari. Le interruzioni dei trasporti, le preoccupazioni sanitarie, le condizioni meteorologiche estreme e l’instabilità regionale determinano sempre più spesso come e se le persone viaggiano per lavoro. La consapevolezza è in aumento. La consapevolezza è in aumento, la chiarezza no.
Una nuova indagine di BCD evidenzia una disconnessione: i viaggiatori si fidano dei sistemi messi in atto per proteggerli, ma spesso non sono sicuri di come usarli quando è più importante.
La consapevolezza dei rischi sta crescendo, ma la preparazione non tiene il passo
Alla domanda sulle loro principali preoccupazioni, i viaggiatori d’affari hanno indicato chiaramente gli incidenti di trasporto e le emergenze sanitarie. Gli incidenti di trasporto sono il timore principale, citato dal 37% dei viaggiatori, seguito a ruota dalle emergenze sanitarie con il 35%.
Queste preoccupazioni non sono teoriche. Nell’ultimo anno, l’8% degli intervistati ha subito un incidente che ha richiesto l’intervento dell’azienda, e gli eventi legati alle condizioni meteorologiche hanno rappresentato quasi un quarto di questi casi. Con il perdurare della volatilità globale, dagli eventi legati al clima alle mutevoli condizioni geopolitiche, è improbabile che questi rischi passino in secondo piano.
Eppure, molti viaggiatori fanno ancora fatica a capire quale sia il supporto a loro disposizione, quando utilizzarlo e a chi rivolgersi in quel momento.
Segnali incoraggianti: il viaggio gestito funziona
I viaggiatori si fidano dei viaggi gestiti, e questa è una buona cosa. La maggior parte (86%) dichiara di sentirsi al sicuro quando soggiorna negli hotel inclusi nel programma di viaggi aziendali. Le opzioni di trasporto a terra, dai servizi di ride-hailing ai taxi tradizionali, sono considerate sicure da oltre il 70% degli intervistati.
Questa fiducia è importante. Convalida il ruolo della selezione dei fornitori, dei programmi preferenziali e delle scelte guidate dalle politiche che i team che si occupano di viaggi, acquisti e rischi lavorano duramente per mantenere. I viaggi gestiti stanno facendo quello per cui sono stati pensati: ridurre l’esposizione e fornire un’esperienza di base più sicura.
Ma la fiducia nelle opzioni non sempre si traduce in fiducia nel processo.
Dove si insinua ancora la confusione
Nonostante l’accesso diffuso a strumenti di prenotazione, app e piattaforme di gestione del rischio, la consapevolezza dei viaggiatori rimane disomogenea.
Quasi un terzo dei viaggiatori dichiara di non sapere dove trovare informazioni sulla sicurezza aziendale. Più di un quarto si rivolge a fonti esterne o alternative durante un incidente, un segnale del fatto che i canali ufficiali potrebbero non essere visibili o intuitivi in quel momento.
Altre lacune sono ancora più preoccupanti:
- Circa il 30% dei viaggiatori non sa chi contattare in caso di emergenza.
- Quasi uno su cinque esita a chiedere aiuto perché non sa se la sua situazione è “abbastanza grave”.
Questa esitazione può ritardare la risposta, complicare il supporto e aumentare l’ansia dei viaggiatori e il rischio organizzativo. Sottolinea inoltre un punto critico: disporre di risorse non significa renderle utilizzabili.
La comunicazione colma il divario
Quando i rischi diventano più complessi, l’istinto è spesso quello di aggiungere più informazioni, più strumenti o più processi. Ma la ricerca suggerisce che i viaggiatori vogliono il contrario: indicazioni chiare e semplici fornite al momento giusto.
Le informazioni sulla destinazione prima del viaggio sono in cima alla lista delle risorse che i viaggiatori (30%) dicono di desiderare di più. Altri supporti molto apprezzati sono le opzioni di viaggio flessibili, l’assistenza di emergenza 24/7, gli avvisi di rischio e i dispositivi mobili in dotazione all’azienda. Ma i viaggiatori devono sapere come e quando usarli. Quando non lo fanno, questi investimenti perdono di efficacia.
Il coinvolgimento dei datori di lavoro fa una differenza misurabile
La buona notizia? Quando le aziende si impegnano in modo proattivo, i viaggiatori se ne accorgono.
La maggior parte dei viaggiatori (66%) giudica elevato il supporto del datore di lavoro durante gli incidenti a rischio. Solo il 7% riferisce di un supporto minimo o nullo. Più della metà ritiene che le misure di sicurezza della propria organizzazione si stiano evolvendo per affrontare i rischi emergenti.
Tuttavia, permane l’incertezza. Una parte consistente dei viaggiatori non è sicura che la propria azienda si stia adattando abbastanza rapidamente e molti dicono di volere una comunicazione migliore, anche se sono generalmente soddisfatti delle politiche esistenti.
Questa distinzione è importante. Soddisfazione non significa comprensione. E la comprensione è ciò che crea fiducia in viaggio.
Cosa significa per i responsabili delle decisioni
Per i responsabili delle risorse umane, dei rischi, dell’IT, degli acquisti e dei viaggi, la conclusione non è che i programmi stiano fallendo. È che i programmi hanno bisogno di una narrazione più chiara e di una tempistica migliore.
I viaggiatori non vogliono memorizzare le politiche o cercare aiuto in caso di crisi. Vogliono essere rassicurati sulla presenza di un supporto, avere indicazioni pertinenti e agire con facilità. Quando le informazioni sulla sicurezza sono integrate in modo naturale nei flussi di prenotazione, nei momenti che precedono il viaggio e nelle comunicazioni durante il viaggio, diventano parte integrante del viaggio anziché un ripensamento.
Poiché i rischi globali continuano a influenzare il comportamento dei viaggiatori, comprese le decisioni di annullare o evitare del tutto i viaggi, la chiarezza diventa un vantaggio competitivo. Le organizzazioni che semplificano la comunicazione sulla sicurezza non solo riducono i rischi, ma rafforzano anche la fiducia nei confronti dei propri dipendenti.
Una semplice verità: i viaggiatori vogliono chiarezza, non complessità.
Quando le indicazioni sono tempestive, coerenti e facili da capire, i viaggiatori si sentono più sicuri e le organizzazioni sono meglio posizionate per supportarli quando è più importante.
I programmi devono concentrarsi sul garantire che i viaggiatori sappiano come utilizzare gli strumenti già esistenti. Perché nell’ambiente odierno la fiducia non si costruisce avendo più informazioni, ma avendo le informazioni giuste, al momento giusto.
Volete saperne di più sulla consapevolezza e sulla preparazione dei viaggiatori? Esplorate l’ultima ricerca di BCD sulla gestione del rischio di viaggio per vedere da vicino quali sono le lacune e come le organizzazioni possono colmarle.