Perché la comunicazione al momento giusto è più importante che mai nei viaggi d’affari

Con le interruzioni sempre più frequenti, i budget sotto pressione e i viaggiatori che si aspettano maggiore assistenza, fornire una comunicazione chiara e tempestiva è essenziale per proteggere i viaggiatori e mantenere i programmi senza intoppi. I viaggi d’affari hanno sempre richiesto un coordinamento, ma l’ambiente odierno alza la posta in gioco per raggiungere le persone quando è più importante.

L’hub dei messaggi di BCD è stato progettato appositamente per questo. Parte integrante della piattaforma di viaggio TripSource di BCD, offre alle organizzazioni un modo più preciso e potente per mantenere i viaggiatori informati, impegnati e fiduciosi durante i viaggi di lavoro.

Un motore di comunicazione costruito per le realtà dei viaggi d’affari

Message hub è più di uno strumento di notifica. È intelligente e basato su regole che collegano viaggiatori, organizzatori, travel manager e agenti BCD in uno spazio unificato. Ogni messaggio è personalizzato in base all’itinerario, alla tempistica, alla lingua e alla politica, per garantire che i viaggiatori ricevano solo ciò che è importante per il loro viaggio specifico.

Questo significa meno congetture, meno sovraccarico di informazioni e meno occasioni perse per fornire assistenza durante le interruzioni.

A differenza delle soluzioni di messaggistica autonome, l’hub di messaggi di BCD offre vantaggi distinti che consentono ai team di:

• Raggiungere i viaggiatori giusti al momento giusto: l’integrazione con i sistemi principali, come la gestione degli ordini e la gestione delle crisi globali, garantisce l’invio dei soli messaggi pertinenti, riducendo il rumore e la confusione e garantendo il dovere di diligenza.
• Adattare le comunicazioni alle priorità del programma: al di fuori dei messaggi di viaggio automatici e in tempo reale, i clienti possono guidare in modo proattivo il comportamento dei viaggiatori attraverso campagne programmate che si allineano agli obiettivi del programma.
• Ottenere una visibilità completa: i team di viaggio hanno una chiara visibilità delle prestazioni dei messaggi e del coinvolgimento dei viaggiatori, che consente loro di misurare l’impatto, perfezionare le comunicazioni e migliorare continuamente i risultati.
• Ricevere un supporto umano coordinato: i messaggi vengono condivisi in parallelo con gli agenti BCD, quando opportuno, consentendo un’azione coordinata. In questo modo i viaggiatori ricevono un’assistenza coerente, soprattutto in caso di cambiamenti imprevisti o interruzioni del viaggio.

Aiutare i viaggiatori a sentirsi preparati, supportati e fiduciosi

L’incertezza è uno dei maggiori fattori di stress per i viaggiatori. Eventi meteorologici, condizioni locali, nuove procedure e cambiamenti di itinerario possono svilupparsi rapidamente e i viaggiatori non sempre sanno dove trovare informazioni affidabili. Message hub aiuta a colmare questa lacuna fornendo:

• Aggiornamenti prima della partenza
• Guida durante le interruzioni
• Avvisi legati alle condizioni del viaggio in tempo reale
• Promemoria in linea con i requisiti aziendali
• Rassicurazione che qualcuno si sta occupando di loro.

Piccoli e tempestivi touchpoint possono fare una grande differenza nell’esperienza complessiva del viaggiatore.

“Vediamo una chiara tendenza all’aumento tra i nostri clienti per quanto riguarda le campagne rivolte ai viaggiatori”, ha dichiarato John Palomino, senior vice president, Core Systems and Enterprise Development di BCD. “Tuttavia, molte organizzazioni perdono l’opportunità di trasmettere messaggi importanti quando sono più importanti e hanno poca visibilità sul fatto che questi messaggi stiano effettivamente cambiando il comportamento. Collegandoci a più sistemi e automatizzando gli avvisi su più canali, manteniamo i viaggiatori un passo avanti e diamo ai programmi il potere di influenzare istantaneamente il comportamento. Ogni programma è unico e noi permettiamo ai nostri clienti di inviare messaggi come e quando ne hanno bisogno”.

Ridurre il rischio attraverso una comunicazione più intelligente

Un’efficace gestione del rischio di viaggio si basa su informazioni rapide, accurate e attuabili. Il rischio aumenta quando i viaggiatori non sanno chi contattare, dove trovare indicazioni sulla sicurezza o come reagire durante un incidente.

Message hub aiuta a:

• Trasmettendo automaticamente informazioni sulla sicurezza e sulle destinazioni
• Avvisando i viaggiatori durante gli eventi emergenti
• Collegando i viaggiatori con i team di supporto quando necessario
• Rafforzando le procedure aziendali con suggerimenti chiari e attuabili.

Rafforza il dovere di diligenza senza aggiungere lavoro manuale agli organizzatori.

Programmi che influenzano il comportamento

La comunicazione ha sempre influenzato le scelte dei viaggiatori, ma in passato questo significava inviare e-mail manuali e seguire i viaggi. Con l’hub dei messaggi, queste spinte avvengono nel momento stesso, guidando i viaggiatori verso azioni che favoriscono il risparmio, la sostenibilità e la coerenza, come ad esempio:

• Prenotare i fornitori preferiti
• Ridurre le spese fuori programma
• Utilizzare gli strumenti digitali durante il viaggio
• Seguire i protocolli di sicurezza
• Scegliere opzioni di viaggio sostenibili

Il cambiamento dei comportamenti diventa più naturale ed efficace quando la comunicazione è tempestiva e contestuale.

Cosa dovrebbero fare gli organizzatori di viaggi in questo momento

Questo è il momento ideale per ricordare ai team e ai viaggiatori di:

• Scaricare TripSource prima del viaggio
• Attivare le notifiche per ricevere avvisi in tempo reale.
• Utilizzare TripSource come fonte centrale di verità per i dettagli dell’itinerario, gli aggiornamenti e le modifiche al viaggio.
• Rimanere al corrente delle condizioni locali attraverso avvisi automatici e messaggi relativi alle crisi.

Il risultato finale

L’esigenza di una messaggistica chiara e tempestiva non è destinata a scomparire. Con l’hub di messaggi basato su regole, gli organizzatori di viaggi ottengono un modo efficace per tenere informati i viaggiatori, sostenere il dovere di diligenza e migliorare le prestazioni del programma.