Por que a comunicação no momento certo é mais importante do que nunca nas viagens de negócios

Com as interrupções se tornando mais comuns, os orçamentos sob pressão e os viajantes esperando mais apoio, fornecer uma comunicação clara e oportuna é essencial para proteger os viajantes e manter os programas funcionando sem problemas. As viagens de negócios sempre exigiram coordenação, mas o ambiente atual aumenta os riscos de alcançar as pessoas quando isso é mais importante.

O hub de mensagens da BCD foi projetado especificamente para isso. Parte essencial da plataforma de viagens TripSource da BCD, ele oferece às organizações uma maneira mais precisa e poderosa de manter os viajantes informados, engajados e confiantes nas viagens de trabalho.

Um mecanismo de comunicação desenvolvido para as realidades das viagens de negócios

O Message Hub é mais do que uma ferramenta de notificação. Ele é inteligente e orientado por regras, conectando viajantes, organizadores, gerentes de viagens e agentes da BCD em um espaço unificado. Cada mensagem é adaptada de acordo com o itinerário, o horário, o idioma e a política, garantindo que os viajantes recebam apenas o que é importante para sua viagem específica.

Isso significa menos suposições, menos sobrecarga de informações e menos oportunidades perdidas de oferecer suporte durante interrupções.

Diferentemente das soluções de mensagens independentes, o hub de mensagens da BCD oferece vantagens distintas que permitem às equipes

• Alcançar os viajantes certos no momento certo: a integração com sistemas centrais, como gerenciamento de pedidos e gerenciamento global de crises, garante que apenas as mensagens relevantes sejam enviadas, reduzindo o ruído e a confusão e garantindo o dever de cuidado.
• Adaptar as comunicações às prioridades do programa: além das mensagens de viagem automatizadas e em tempo real, os clientes podem orientar proativamente o comportamento do viajante por meio de campanhas programadas que se alinham às metas do programa.
• Obtenha visibilidade abrangente: as equipes de viagens têm visibilidade clara do desempenho das mensagens e do envolvimento dos viajantes, o que lhes permite medir o impacto, refinar as comunicações e melhorar continuamente os resultados.
• Receber suporte humano coordenado: as mensagens são compartilhadas em paralelo com os agentes da BCD, quando apropriado, permitindo uma ação coordenada. Isso garante que os viajantes recebam suporte consistente, especialmente durante mudanças inesperadas ou interrupções de viagem.

Ajudar os viajantes a se sentirem preparados, apoiados e confiantes

A incerteza é um dos maiores fatores de estresse dos viajantes. Eventos climáticos, condições locais, novos procedimentos e mudanças de itinerário podem se desenvolver rapidamente – e os viajantes nem sempre sabem onde encontrar informações confiáveis. O Message Hub ajuda a fechar essa lacuna fornecendo:

• Atualizações antes da partida
• Orientação durante interrupções
• Alertas vinculados às condições da viagem em tempo real
• Lembretes alinhados com os requisitos da empresa
• Garantia de que alguém está cuidando deles

Pontos de contato pequenos e oportunos podem fazer uma grande diferença na experiência geral do viajante.

“Vemos uma clara tendência de crescimento entre nossos clientes nas campanhas para viajantes”, disse John Palomino, vice-presidente sênior de Sistemas Principais e Desenvolvimento Empresarial da BCD. “No entanto, muitas organizações perdem oportunidades de transmitir mensagens importantes quando elas são mais importantes e têm pouca visibilidade sobre se essas mensagens estão realmente mudando o comportamento. Ao nos conectarmos a vários sistemas e automatizarmos alertas em vários canais, mantemos os viajantes um passo à frente e damos aos programas o poder de influenciar o comportamento instantaneamente. Cada programa é único, e estamos permitindo que nossos clientes enviem mensagens como e quando precisarem.”

Redução de riscos por meio de uma comunicação mais inteligente

O gerenciamento eficaz de riscos de viagem depende de informações rápidas, precisas e acionáveis. O risco aumenta quando os viajantes não sabem com quem entrar em contato, onde encontrar orientações de segurança ou como reagir durante um incidente.

O Message Hub ajuda com:

• Envio automático de informações sobre segurança e destino
• Alertar os viajantes durante eventos emergentes
• Conectar os viajantes às equipes de suporte quando necessário
• Reforçar os procedimentos da empresa com avisos claros e práticos

Reforça o dever de cuidado sem acrescentar trabalho manual para os organizadores.

Capacitação de programas para influenciar o comportamento

A comunicação sempre moldou as escolhas dos viajantes, mas no passado isso significava e-mails manuais e acompanhamento pós-viagem. Com o hub de mensagens, esses estímulos acontecem no momento, orientando os viajantes para ações que apoiam a economia de custos, a sustentabilidade e a consistência, tais como

• Reservar fornecedores preferenciais
• Reduzir gastos fora da política
• Usar ferramentas digitais durante a viagem
• Seguir protocolos de segurança
• Escolher opções de viagem sustentáveis

A mudança de comportamento se torna mais natural e eficaz quando a comunicação é oportuna e contextual.

O que os organizadores de viagens devem fazer agora mesmo

Este é o momento ideal para lembrar as equipes e os viajantes de:

• Fazer o download do TripSource antes da viagem
• Ativar as notificações para que recebam alertas em tempo real
• Usar o TripSource como sua fonte central de informações sobre detalhes do itinerário, atualizações e alterações na viagem
• Ficar ciente das condições locais por meio de alertas automáticos e mensagens relacionadas a crises

O resultado final

A necessidade de mensagens claras e oportunas não está desaparecendo. Com o hub de mensagens baseado em regras, os organizadores de viagens ganham uma maneira poderosa de manter os viajantes informados, apoiar o dever de cuidado e elevar o desempenho do programa.