Cómo los datos existentes sobre viajes facilitan la elaboración de informes y la reducción de emisiones
A diferencia de muchas fuentes de emisiones indirectas, los viajes de negocios ya están integrados en las operaciones cotidianas. Los viajes se reservan a través de canales gestionados, se rigen por políticas y se repiten miles de veces al año en toda la organización. Esto significa que los datos subyacentes, los puntos de decisión y las estructuras de responsabilidad ya existen, aunque todavía no estén totalmente conectados.
Esta combinación de datos existentes, toma de decisiones visible y propiedad clara hace que las emisiones de los viajes de negocios sean diferentes de otras categorías más distantes de la cadena de suministro. El progreso pasa por mejorar la coherencia, hacer que las emisiones sean más transparentes en el punto de decisión y vincular la información más directamente a la forma en que se diseñan y gestionan los programas de viajes.
Por este motivo, los viajes de negocios se consideran cada vez más una fruta al alcance de la mano, porque las palancas para una información creíble y una reducción significativa ya están al alcance de la mano.
¿Por qué los viajes de negocios destacan dentro del Alcance 3?
El Alcance 3 Categoría 6 cubre las emisiones de los viajes de negocios: los vuelos, trenes, coches de alquiler, hoteles y otras actividades relacionadas con los viajes que los empleados utilizan cuando viajan por trabajo. Estas emisiones se consideran indirectas porque la empresa no es propietaria de los aviones, vehículos u hoteles, pero los viajes siguen produciéndose debido a decisiones empresariales.
Como las decisiones sobre viajes de negocios se toman cada día a través de herramientas de reserva, procesos de gastos y aprobaciones de políticas, crean un nivel de visibilidad del que carecen muchas otras fuentes de emisiones indirectas.
Esta es una de las razones por las que los viajes de negocios se consideran a menudo como la fruta madura tanto para la información como para la reducción. La mayoría de las organizaciones ya recopilan datos de viajes a través de sistemas de reservas y gastos, lo que proporciona una base práctica para la medición de emisiones que puede mejorarse con el tiempo en lugar de partir de cero. Según la Global Business Travel Association (GBTA), los viajes de negocios suelen ser una de las primeras áreas que abordan las empresas porque se sitúan en la intersección de las emisiones, el control de costes y el comportamiento de los empleados, y se puede influir en ellos mediante el diseño de programas en lugar de sólo con la divulgación de información a los proveedores.
Los límites claros también ayudan. El GHG Protocol define lo que se incluye en la Categoría 6 del Alcance 3 y lo distingue de los desplazamientos de los empleados al trabajo o de los vehículos propiedad de la empresa, lo que reduce la ambigüedad y facilita la notificación coherente de las emisiones de los viajes de negocios en todas las organizaciones.
Por qué las emisiones de los viajes de negocios importan más de lo que parece
En muchas organizaciones, las emisiones de los viajes de negocios no son la partida más importante del Alcance 3. Eso puede hacer que sean fáciles de deducir. Por eso es fácil quitarles prioridad. Pero el tamaño por sí solo no es un buen indicador de dónde se pueden hacer progresos significativos.
Los viajes de negocios son importantes porque son muy visibles y se examinan muy de cerca. Los empleados lo experimentan directamente, y los líderes y las partes interesadas esperan cada vez más transparencia en torno a las decisiones sobre viajes. A diferencia de las categorías más abstractas del Alcance 3, las emisiones de los viajes son tangibles porque se generan a través de decisiones cotidianas que las organizaciones permiten o limitan activamente.
Los programas de viajes ya equilibran la productividad, el deber de diligencia y el control de costes, lo que los convierte en un lugar natural para integrar consideraciones de sostenibilidad sin crear nuevas estructuras de gobierno.
Esta visibilidad es la razón por la que las emisiones de los viajes de negocios se convierten a menudo en un punto de prueba para esfuerzos de sostenibilidad más amplios.
Lo que a menudo frena el progreso
Si las emisiones de los viajes de negocios son un punto de partida tan práctico, ¿por qué muchas organizaciones siguen luchando por progresar? En la mayoría de los casos, se debe a que las palancas aún no están conectadas.
Entre los problemas más comunes se encuentran la fragmentación de los datos en los sistemas de reservas y gastos, la falta de coherencia en las metodologías de emisiones y la falta de claridad en la propiedad entre los equipos. Estos problemas pueden hacer que la elaboración de informes resulte laboriosa y que la reducción se sienta desconectada de las decisiones cotidianas.
Lo más importante es que estos retos son operativos, no estructurales. A diferencia de las categorías de Alcance 3 que dependen de la divulgación de información por parte de los proveedores o del rediseño de productos a largo plazo, las emisiones de los viajes pueden mejorarse de forma gradual. Las organizaciones pueden empezar por alinearse con un enfoque de medición y, a continuación, avanzar hacia una mejor visibilidad en el punto de reserva, una orientación política más clara y unos vínculos más fuertes entre la información y la toma de decisiones.
La GBTA también señala que las organizaciones que más progresan en la reducción de las emisiones de los viajes de negocios tienden a centrarse primero en la coherencia de los datos y la gobernanza, antes de incorporar con el tiempo el cambio de comportamiento y el compromiso de los proveedores.
Del fruto fácil al impacto duradero
Lo que hace que las emisiones de los viajes de negocios sean tan eficaces no es que sean fáciles de conseguir, sino que los avances se acumulan rápidamente una vez que se han establecido las bases. Cuando los datos sobre emisiones son coherentes, la propiedad es clara y la información está vinculada a decisiones reales, tanto la información como la reducción son más factibles.
Aquí es donde los viajes de empresa empiezan a dar la talla. La mejora de los informes permite entablar conversaciones más sólidas con los departamentos financieros y de compras, mientras que los esfuerzos de reducción pueden centrarse en los viajes de alta frecuencia, los vuelos de corta distancia, el comportamiento en las reservas y las opciones de proveedores que ya se rigen a través del programa de viajes.
Los viajes de empresa ofrecen la oportunidad de convertir los informes sobre emisiones en toma de decisiones y la toma de decisiones en progresos cuantificables. Por eso muchas organizaciones lo utilizan como punto de partida para tomar impulso antes de abordar categorías de Alcance 3 más complejas.