Qué significan los grandes acontecimientos para los viajes de negocios

Los grandes acontecimientos deportivos modifican los patrones de viaje. No siempre generan más viajes en general, pero sí crean una demanda desigual, una capacidad más reducida y bolsas de volatilidad de precios que pueden perturbar los viajes de negocios.

Basándonos en el análisis que BCD está realizando de los viajes realizados en las pasadas Olimpiadas y en la Copa Mundial de la FIFA, examinamos los horarios de los vuelos, los precios de los hoteles y los datos históricos para convertir los patrones en una guía clara para los programas de viajes corporativos. Nuestra investigación reveló que los grandes acontecimientos mundiales suelen desplazar la demanda (y a veces la suprimen a nivel local), al tiempo que elevan considerablemente las tarifas hoteleras durante las semanas centrales de competición.

A continuación, Mike Eggleton, Director de Investigación e Inteligencia, comparte un análisis del impacto del evento en términos prácticos para los programas de viajes cuyos viajeros estarán en Atlanta, Nueva York, Dallas, Toronto, Vancouver, Los Ángeles o Ciudad de México, o en sus alrededores, durante la Copa Mundial de la FIFA 2026, del 11 de junio al 19 de julio.

Qué nos dicen los datos

La demanda aérea no siempre aumenta.
Los acontecimientos deportivos mundiales pueden coincidir con un tráfico aéreo más débil, ya que la población local pospone sus viajes y algunos visitantes evitan las interrupciones. Durante los Juegos Olímpicos de Londres 2012, el volumen de pasajeros aéreos cayó en julio (-2,5%) y agosto (-1,0%) en comparación con las tendencias generales de crecimiento mensual de ese año.

Las aerolíneas y las tarifas cambian según el mercado.
Para la Copa Mundial de la FIFA 2026, los cambios de capacidad programados varían según el país, creando una presión potencial sobre las tarifas donde el crecimiento de asientos internacionales es limitado. México muestra aproximadamente un +1% de capacidad internacional frente a un +5% nacional, mientras que EE.UU. refleja una dinámica similar. El crecimiento de la capacidad internacional de Canadá (+5%) puede ayudar a moderar la presión sobre los precios en algunas rutas.

Durante los Juegos Olímpicos de París 2024,lastarifas medias diarias (ADR) de los hoteles aumentaron entre un 31% y un 52% durante las dos semanas centrales de la competición, en comparación con las tres semanas anteriores a los Juegos. Las categorías superiores registraron los mayores aumentos. La ocupación se disparó durante esas semanas y se normalizó rápidamente después. Ciclos olímpicos anteriores siguieron pautas similares.

La geografía de los partidos importa.
La fase de grupos de la Copa Mundial de la FIFA (11-27 de junio de 2026) reparte 72 partidos entre 16 ciudades, 11 de ellas en Estados Unidos. La final está programada para el 19 de julio de 2026 en Nueva York. Se espera que Atlanta, Dallas, Los Ángeles y Nueva York registren la demanda más sostenida durante el periodo del torneo. La presión del alojamiento puede ser más pronunciada en las ciudades cercanas más pequeñas.

Lo que esto significa: Es posible que no se produzca un aumento neto de los viajes en general, pero sí restricciones localizadas y picos de precios en torno a ciudades y fechas concretas. Esta combinación puede alterar la planificación de los viajes, los presupuestos y la experiencia de los viajeros si los programas no se planifican intencionadamente.

Un manual práctico: Antes, durante y después de las semanas del evento

60-120 días antes: Fijar los aspectos fundamentales

Mapa de exposición: Identificar a los viajeros y proveedores clave que estén en contacto con las ciudades anfitrionas durante el periodo de celebración del acontecimiento. Para la Copa Mundial de la FIFA, esto incluye Atlanta, Dallas, Los Ángeles, Nueva York, Toronto, Vancouver, Ciudad de México, Monterrey y Guadalajara. Revisar el volumen por semanas.

Reequilibrar la estrategia hotelera allí donde sea probable que se produzcan picos de ADR:

• Diversificar los proveedores preferidos por niveles de servicio y barrios.
• Establecer «vallas» de tarifas (orientación mínima/máxima o límites específicos del mercado).
• De acuerdo con su política de viajes, dé prioridad a los hoteles que ofrezcan plazos de cancelación flexibles para viajes críticos.
• Añada mensajes a los viajeros en el OBT o en los canales en línea para evitar proactivamente los viajes a determinados mercados en función de la coincidencia con estos eventos.

Lista de vigilancia de la capacidad aérea: Para los mercados con un crecimiento limitado de plazas internacionales (por ejemplo, México y algunas rutas de EE.UU.), aconseje reservar con antelación y flexibilizar las rutas, de acuerdo con las directrices de su política de viajes. La mayor capacidad internacional de Canadá puede suponer un alivio para determinados itinerarios.

Plan de comunicación a tiempo: Utilice el programa de mensajería TripSource® para programar avisos previos al viaje, como orientación para la reserva, consejos sobre la ubicación de hoteles o un rápido repaso de la política, y luego active alertas automáticas basadas en el itinerario a medida que se acerquen las fechas del viaje.

A 14-30 días vista: Perfeccione la orientación cuando sea necesario

La claridad hotelera vence a la filtración: En los canales de reserva, destaque las señales de mejor valor, como el cumplimiento de las políticas, el coste total con impuestos y tasas incluidos, la proximidad a zonas de oficinas o estadios y la flexibilidad. Una orientación clara ayuda a evitar reservas fuera de programa cuando aumentan las ADR.

Estrategia de transporte terrestre: Ofrezca opciones de transporte verificadas y comparta orientaciones sobre la recogida en las zonas del estadio más transitadas.

Rutas de contingencia: En los días de máxima afluencia, sugiera salidas más tempranas o rutas alternativas. Comunique claramente cómo deben volver a reservar los viajeros si se producen interrupciones, incluidos los canales aprobados y la asistencia fuera del horario de oficina.

Durante el viaje: Automatice la asistencia, reduzca el ruido

• Alertas en el momento adecuado: Envíe sólo lo que sea relevante para el itinerario actual del viajero, como cambios en las puertas de embarque, avisos locales o atascos en el transporte. Los mensajes automatizados que tienen en cuenta el itinerario funcionan mejor que los correos electrónicos generalizados.
• Traspaso humano: Cuando las condiciones cambian, el centro de mensajes de BCD puede reflejar las alertas de los viajeros para que los equipos de asistencia vean las mismas comunicaciones y sean más consultivos y proactivos.

Después del viaje: Aprenda y ajústese rápidamente

Revise la participación en los mensajes, los patrones de cambio de reserva y la captura de tarifas hoteleras con respecto a los límites. Utilice estos datos para perfeccionar la orientación a nivel de ciudad para los próximos partidos y otros eventos a gran escala.

Qué pueden hacer ahora las partes interesadas

Compradores de viajes / adquisiciones

• Planificar los presupuestos por ciudad anfitriona y semana de partido.
• Establecer topes de tarifas específicos para cada mercado cuando los picos históricos lo justifiquen.
• Confirmar las cláusulas de flexibilidad con los proveedores preferidos.

Organizadores

• Fomentar la reserva anticipada de vuelos que afecten a mercados con restricciones.
• Dar prioridad a los hoteles con condiciones de cancelación flexibles.
• Fijar las expectativas del viajero mediante comunicaciones programadas antes del viaje.

Riesgos / RRHH

• Alinear los pasos del deber de atención durante la semana del evento, como las rutas de control de multitudes, los puntos de encuentro y las rutas de escalada.
• Garantizar que los viajeros sepan a quién dirigirse para obtener ayuda.

Operaciones del programa

• Habilite la automatización del centro de mensajes para el contexto de tiempo, idioma y política.
• Garantizar que los análisis recogen los datos de participación para una mejora continua.

Lo esencial

Los grandes acontecimientos no tienen por qué hacer descarrilar su programa. Con una planificación específica para cada mercado, estrategias hoteleras flexibles y una comunicación oportuna que mantenga informados a los viajeros sin abrumarlos, las organizaciones pueden contener los costes, proteger a su personal y ofrecer una mejor experiencia de viaje, durante la Copa Mundial de la FIFA 2026 y más allá.