L’impact des grands événements sur les voyages d’affaires

Les grands événements sportifs modifient les schémas de voyage. Ils n’entraînent pas toujours une augmentation du nombre de voyages, mais ils créent une demande inégale, une capacité plus restreinte et des poches de volatilité des prix qui peuvent perturber les voyages d’affaires.

En s’appuyant sur l’analyse permanente de BCD des voyages effectués à l’occasion des Jeux olympiques et de la Coupe du monde de la FIFA, nous avons examiné les horaires de vol, les prix des hôtels et les données historiques afin de transformer les modèles en conseils clairs pour les programmes de voyages d’affaires. Notre recherche a révélé que les grands événements mondiaux déplacent souvent la demande (et parfois la suppriment localement), tout en poussant les tarifs hôteliers à la hausse pendant les semaines de compétition.

Ci-dessous, Mike Eggleton, directeur de la recherche et de l’intelligence, partage une analyse de l’impact de l’événement en termes pratiques pour les programmes de voyage dont les voyageurs seront à Atlanta, New York, Dallas, Toronto, Vancouver, Los Angeles ou Mexico, ou dans les environs, pendant la Coupe du monde de la FIFA 2026, du 11 juin au 19 juillet.

Ce que les données nous apprennent

La demande aérienne n’augmente pas toujours.
Les événements sportifs mondiaux peuvent coïncider avec une baisse du trafic aérien, car les habitants reportent leurs déplacements et certains visiteurs évitent les perturbations. Pendant les Jeux olympiques de Londres en 2012, le nombre de passagers aériens a baissé en juillet (-2,5 %) et en août (-1,0 %), alors que la tendance générale était à la croissance mensuelle cette année-là.

Les transporteurs et les tarifs varient selon les marchés.
Pour la Coupe du Monde de la FIFA 2026, les changements de capacité prévus varient selon les pays, créant une pression potentielle sur les tarifs lorsque la croissance du nombre de sièges internationaux est limitée. Le Mexique affiche une capacité internationale d’environ +1% contre +5% pour les vols intérieurs, tandis que les États-Unis affichent une dynamique similaire. La croissance de +5% de la capacité internationale au Canada pourrait contribuer à modérer la pression sur les prix pour certaines liaisons.

Les hôtels se mettent au diapason de l’événement.
Pendant les Jeux Olympiques de Paris 2024, les tarifs journaliers moyens (ADR) des hôtels ont augmenté d’environ 31 à 52% pendant les deux semaines de compétition par rapport aux trois semaines précédant les Jeux. Les catégories supérieures ont connu les plus fortes augmentations. Le taux d’occupation a connu un pic pendant ces semaines, avant de se normaliser rapidement par la suite. Les cycles olympiques précédents ont suivi des schémas similaires.

La géographie des matchs est importante.
La phase de groupe de la Coupe du monde de la FIFA (11-27 juin 2026) répartit 72 matchs dans 16 villes, dont 11 aux États-Unis. La finale est prévue le 19 juillet 2026 à New York. Atlanta, Dallas, Los Angeles et New York devraient connaître la demande la plus soutenue pendant toute la durée du tournoi. La pression en matière d’hébergement pourrait être plus prononcée dans les petites villes voisines.

Ce que cela signifie : Il n’y aura peut-être pas d’augmentation nette de l’ensemble des voyages, mais des contraintes localisées et des pics de prix autour de villes et de dates spécifiques. Cette combinaison peut perturber la planification des voyages, les budgets et l’expérience des voyageurs si les programmes ne sont pas planifiés intentionnellement.

Un guide pratique : Avant, pendant et après les semaines d’événement

60-120 jours avant l’événement : Consolider les éléments fondamentaux

Cartographier l’exposition : identifier les voyageurs et les fournisseurs clés qui se rendent dans les villes hôtes pendant la durée de l’événement. Pour la Coupe du monde de la FIFA, il s’agit d’Atlanta, Dallas, Los Angeles, New York, Toronto, Vancouver, Mexico, Monterrey et Guadalajara. Examiner le volume par semaine.

Rééquilibrer la stratégie hôtelière là où des pics d’ADR sont probables :

• Diversifier les fournisseurs préférés en fonction des niveaux de service et des quartiers.
• Établir des « barrières » tarifaires (directives minimales/maximales ou plafonds spécifiques au marché).
• En accord avec votre politique de voyage, donnez la priorité aux hôtels offrant des fenêtres d’annulation flexibles pour les voyages importants.
• Ajouter des messages à l’intention des voyageurs dans les canaux OBT ou en ligne afin qu’ils évitent de manière proactive de se rendre sur certains marchés en cas de chevauchement avec ces événements.

Liste de surveillance des capacités aériennes : Pour les marchés où la croissance du nombre de sièges internationaux est limitée (par exemple, le Mexique et certains itinéraires américains), il est conseillé de réserver plus tôt et de faire preuve de souplesse en ce qui concerne les itinéraires, conformément aux lignes directrices de votre politique de voyage. La plus grande capacité internationale du Canada peut permettre de soulager certains itinéraires.

Plan de communication au bon moment : Utilisez le programme de messagerie TripSource® pour programmer des messages avant le voyage, tels que des conseils de réservation, des conseils sur la localisation des hôtels ou un rappel rapide de la politique, puis activez des alertes automatisées basées sur l’itinéraire à l’approche de la date du voyage.

14 à 30 jours avant le voyage : Affiner les conseils là où cela compte

La clarté dans l’hôtellerie l’emporte sur les fuites: Dans les canaux de réservation, mettez en évidence les signaux de la meilleure valeur, y compris le respect des politiques, le coût total incluant les taxes et les frais, la proximité des bureaux ou des stades, et la flexibilité. Des indications claires permettent d’éviter les réservations hors programme lorsque les ADR montent en flèche.

Stratégie de transport terrestre: Fournissez des options de transport approuvées et partagez des conseils pour le ramassage dans les zones très fréquentées du stade.

Itinéraires de secours: Les jours de match, proposez des départs anticipés ou des itinéraires alternatifs. Communiquez clairement sur la manière dont les voyageurs doivent effectuer une nouvelle réservation en cas de perturbations, y compris les canaux approuvés et l’assistance en dehors des heures de bureau.

Pendant le voyage : Automatiser l’assistance, réduire le bruit

• Alertes au bon moment: N’envoyez que ce qui est pertinent pour l’itinéraire actuel du voyageur, comme les changements de porte d’embarquement, les avis locaux ou les goulets d’étranglement dans les transports. Les messages automatisés et adaptés à l’itinéraire sont plus efficaces que les courriels généraux.
• Transfert humain: Lorsque les conditions changent, le centre de messagerie de BCD peut refléter les alertes des voyageurs afin que les équipes d’assistance voient les mêmes communications et soient plus consultatives et proactives.

Après le voyage : Apprendre et s’adapter rapidement

Examinez l’engagement des messages, les schémas de rebooking et la capture des tarifs hôteliers par rapport aux plafonds. Utilisez ces informations pour affiner les conseils au niveau de la ville pour les prochains matchs et autres événements de grande envergure.

Ce que les parties prenantes peuvent faire maintenant

Acheteurs de voyages / achats

• Établir un scénario de planification des budgets par ville hôte et par semaine de match.
• Fixer des plafonds tarifaires spécifiques au marché lorsque des pics historiques le justifient.
• Confirmer les clauses de flexibilité avec les fournisseurs privilégiés.

Organisateurs

• Encourager les réservations anticipées pour les vols touchant des marchés restreints.
• Donner la priorité aux hôtels offrant des conditions d’annulation souples.
• Définir les attentes des voyageurs par le biais de communications programmées avant le voyage.

Risque / RH

• Aligner les étapes du devoir de diligence pendant la semaine de l’événement, telles que les itinéraires adaptés aux foules, les points de rendez-vous et les voies d’escalade.
• Veiller à ce que les voyageurs sachent à qui s’adresser pour obtenir de l’aide.

Programme d’opérations

• Permettre l’automatisation du centre de messages en fonction du moment, de la langue et du contexte politique.
• Veiller à ce que les analyses permettent de recueillir des données sur l’engagement en vue d’une amélioration continue.

Les résultats

Les événements majeurs ne doivent pas faire dérailler votre programme. Grâce à une planification adaptée au marché, à des stratégies hôtelières flexibles et à une communication au bon moment qui informe les voyageurs sans les submerger, les organisations peuvent limiter les coûts, protéger leur personnel et offrir une meilleure expérience de voyage – pendant la Coupe du monde de la FIFA 2026 et au-delà.