Come i dati esistenti sui viaggi rendono più facile la rendicontazione e la riduzione delle emissioni
A differenza di molte altre fonti di emissioni indirette, i viaggi di lavoro sono già parte integrante delle attività quotidiane. I viaggi vengono prenotati attraverso canali gestiti, regolati da politiche e ripetuti migliaia di volte all’anno all’interno di un’organizzazione. Ciò significa che i dati di base, i punti di decisione e le strutture di responsabilità esistono già, anche se non sono ancora completamente collegati.
Questa combinazione di dati esistenti, processi decisionali visibili e chiara proprietà rende le emissioni dei viaggi d’affari diverse da quelle di categorie più distanti della catena di fornitura. I progressi si ottengono migliorando la coerenza, rendendo le emissioni più trasparenti al momento della decisione e collegando più direttamente la rendicontazione al modo in cui i programmi di viaggio sono progettati e gestiti.
Per questo motivo i viaggi d’affari sono sempre più considerati un frutto a portata di mano, perché le leve per una rendicontazione credibile e una riduzione significativa sono già a portata di mano.
Perché i viaggi d’affari si distinguono nell’ambito dello Scope 3?
La categoria 6 dell’Ambito 3 comprende le emissioni derivanti dai viaggi di lavoro: voli, treni, auto a noleggio, hotel e altre attività legate al viaggio che i dipendenti utilizzano per recarsi al lavoro. Queste emissioni sono considerate indirette perché l’azienda non possiede gli aerei, i veicoli o gli alberghi, ma gli spostamenti avvengono comunque a causa di decisioni aziendali.
Poiché le decisioni relative ai viaggi di lavoro vengono prese ogni giorno attraverso strumenti di prenotazione, processi di spesa e approvazioni di politiche, esse creano un livello di visibilità che manca a molte altre fonti di emissioni indirette.
Questo è uno dei motivi per cui i viaggi d’affari sono spesso considerati un frutto a portata di mano per la rendicontazione e la riduzione delle emissioni. La maggior parte delle organizzazioni acquisisce già i dati relativi ai viaggi attraverso i sistemi di prenotazione e di spesa, fornendo una base pratica per la misurazione delle emissioni che può essere migliorata nel tempo piuttosto che costruita da zero. Secondo la Global Business Travel Association (GBTA), i viaggi d’affari sono spesso una delle prime aree di cui le aziende si occupano perché si trovano all’intersezione tra emissioni, controllo dei costi e comportamento dei dipendenti e possono essere influenzati dalla progettazione del programma piuttosto che dalla sola divulgazione dei fornitori.
Anche i confini chiari sono utili. Il Protocollo GHG definisce ciò che è incluso nella categoria 6 dell’Ambito 3 e lo distingue dal pendolarismo dei dipendenti o dai veicoli di proprietà dell’azienda, riducendo l’ambiguità e rendendo più facile la rendicontazione delle emissioni dei viaggi d’affari in modo coerente tra le varie organizzazioni.
Perché le emissioni dei viaggi di lavoro sono più importanti di quanto possa sembrare
In molte organizzazioni, le emissioni dovute ai viaggi di lavoro non sono la voce più importante dell’Ambito 3. Questo può rendere facile la loro sottrazione. Per questo motivo è facile che vengano messe in secondo piano. Ma le dimensioni da sole non sono un indicatore sufficiente per capire dove si possono fare progressi significativi.
I viaggi di lavoro sono importanti perché sono molto visibili e attentamente controllati. I dipendenti ne fanno esperienza diretta e i leader e gli stakeholder si aspettano sempre più trasparenza sulle decisioni di viaggio. A differenza delle categorie più astratte dell’Ambito 3, le emissioni legate alle trasferte sono tangibili, perché generate da scelte quotidiane che le organizzazioni abilitano o limitano attivamente.
I programmi di viaggio sono già in grado di bilanciare produttività, dovere di diligenza e controllo dei costi, il che li rende un luogo naturale per incorporare considerazioni sulla sostenibilità senza creare nuove strutture di governance.
Questa visibilità è il motivo per cui le emissioni dei viaggi di lavoro diventano spesso un punto di prova per gli sforzi di sostenibilità più ampi.
Cosa blocca spesso i progressi
Se le emissioni dei viaggi d’affari sono un punto di partenza così pratico, perché molte organizzazioni fanno ancora fatica a fare progressi? Nella maggior parte dei casi, è perché le leve non sono ancora collegate.
I problemi più comuni sono la frammentazione dei dati nei sistemi di prenotazione e di spesa, l’incoerenza delle metodologie di emissione e la mancanza di chiarezza tra i team. Questi problemi possono far sì che la rendicontazione risulti laboriosa e che la riduzione si senta scollegata dalle decisioni quotidiane.
È fondamentale che queste sfide siano operative, non strutturali. A differenza delle categorie a monte dell’Ambito 3, che dipendono dalla divulgazione dei fornitori o dalla riprogettazione a lungo termine dei prodotti, le emissioni dei viaggi possono essere migliorate in modo incrementale. Le organizzazioni possono iniziare ad allinearsi su un approccio alla misurazione, per poi puntare a una migliore visibilità nel punto di prenotazione, a una guida politica più chiara e a legami più forti tra la rendicontazione e il processo decisionale.
Il GBTA osserva inoltre che le organizzazioni che compiono i maggiori progressi in materia di emissioni dei viaggi d’affari tendono a concentrarsi innanzitutto sulla coerenza dei dati e sulla governance, prima di inserire nel tempo il cambiamento dei comportamenti e il coinvolgimento dei fornitori.
Dai frutti facili da cogliere all’impatto duraturo
Ciò che rende le emissioni dei viaggi d’affari un frutto così efficace non è la facilità, ma il fatto che i progressi si accumulano rapidamente una volta che le basi sono state messe a punto. Quando i dati sulle emissioni sono coerenti, la proprietà è chiara e la rendicontazione è legata a decisioni reali, sia la rendicontazione che la riduzione diventano più realizzabili.
È qui che i viaggi d’affari iniziano a fare la differenza. Una migliore rendicontazione supporta conversazioni più forti con la finanza e gli acquisti, mentre gli sforzi di riduzione possono concentrarsi sui viaggi ad alta frequenza, sui voli a corto raggio, sul comportamento di prenotazione e sulle scelte dei fornitori già disciplinate dal programma di viaggio.
I viaggi d’affari offrono l’opportunità di trasformare i rapporti sulle emissioni in processi decisionali e i processi decisionali in progressi misurabili. Per questo motivo, molte organizzazioni lo utilizzano come punto di partenza per prendere slancio prima di affrontare le categorie più complesse dell’Ambito 3.