Reporting und Analyse von Reisekosten mit BCD Travel

Nur wer alle Zahlen und Daten genau kennt, behält den Überblick und ist in der Lage, ein effizientes Controlling durchzuführen und Kosten gezielt zu steuern. Das gilt auch im Bereich Geschäftsreisen. Gerade hier fallen häufig vergleichsweise hohe Kosten an. Nur eine präzise, komplette und detaillierte Übersicht über sämtliche Reiseausgaben, ermöglicht Ihnen ein professionelles Travel Management in Ihrem Unternehmen. Dazu gehören:

  • die gezielte Steuerung der Reiseaktivitäten
  • Senkung der Reisekosten
  • Überwachung und Einhaltung der Reiserichtlinien
  • Benchmarking
  • erfolgreiches Führen von Einkaufsverhandlungen mit Leistungsträgern

Mit einem umfassenden Reporting bekommen Arbeitgeber einen detaillierten Überblick über die Reisekosten ihrer Mitarbeiter. Mithilfe eines professionellen Berichtswesens wird es möglich, die Kosten für Geschäftsreisen gezielt zu steuern und zu optimieren, ohne, dass Einsparungen zulasten der Reisenden oder des Geschäftserfolgs gehen.

Doch gerade die Erhebung der benötigten Daten gestaltet sich im Unternehmensalltag oft schwierig. Die erforderlichen Kennzahlen sind häufig unvollständig, uneinheitlich oder über mehrere Systeme verteilt. Die Daten aus der Finanzbuchhaltung oder dem Reisebüro sind teilweise nicht ausreichend oder überschneiden sich. Häufig führen Abweichungen zum Beispiel durch unterschiedliche Mehrwertsteuersätze oder eine unzureichende Abgrenzung einzelner Kostenarten zu Fehlinterpretationen. Eine manuelle Erfassung kann hingegen sehr zeitaufwendig und mühsam sein.

Besser und schneller entscheiden mit DecisionSource

Das Geschäftsreiseprogramm DecisionSource unterstützt Travel Manager nicht nur bei der Planung und Buchung von Geschäftsreisen, es bietet auch die passenden Lösungen bei der Bewältigung weiterer Anforderungen. Mit DecisionSource verwandeln Sie Daten in Erkenntnisse, die Ihnen dabei helfen, schnelle und sichere Entscheidungen zu treffen. Sie können alle benötigten Informationen vor, während und nach der Reise direkt abrufen, sodass Sie stets schnell und gezielt handeln können. Detaillierte Erhebungen lassen sich nach individuellen Anforderungen erstellen und werden mithilfe von Berichten, Dashboards und Benchmarks übersichtlich, vergleichbar und repräsentativ.

Übersicht Reisekosten Dienstreise

Welche Kosten entstehen auf Dienstreisen? Grundsätzlich gehören zu Reisekosten, die anlässlich von Dienstreisen anfallen die folgenden:

  • Fahrtkosten für Transportmittel wie Flugzeug, Eisenbahn, Auto oder Schiff
  • Übernachtungskosten für Übernachtungen im Hotel, Fremdenzimmer, Appartement oder ähnlichem
  • Verpflegungsmehraufwand und Spesen für Mehraufwendungen, die für die Verpflegung von Arbeitnehmern auf Geschäftsreisen entstehen
  • Reisenebenkosten, wie Parkgebühren, Trinkgelder, Telefonkosten, Eintrittsgelder, aber auch Unfall- und Wertverluste

Key Performance Indicators für Ihr Unternehmen

Mit DecisionSource erhalten Sie Informationen zu diesen Kosten schnell und genau. So haben Sie die Kontrolle über Ihre Kosten und behalten den Überblick über die richtigen Daten. Mithilfe von Analysen und intelligenten Reportings identifizieren Sie Lücken in Ihrer Reiserichtlinie und erkennen Probleme bei der Umsetzung. Dazu erfolgt eine Verarbeitung der Daten zu speziellen KPIs (Key Performance Indicators). Mit diesen Kennzahlen ermitteln Sie die Leistung von Aktivitäten im Unternehmen sowie den Fortschritt und den Erfüllungsgrad Ihrer Zielsetzungen. Wichtig ist es, geeignete KPIs zu identifizieren. Diese müssen immer individuell auf das jeweilige Unternehmen ausgerichtet sein und sind abhängig von der Reisestruktur, dem Unternehmensbedürfnis und den Anforderungen des Controllings. Um Strategien für die Entwicklung eines erfolgreichen Travel Management Programms festzulegen, können beispielsweise die folgenden KPIs zielführend sein:

  • Reiseausgaben: Alle fakturierten reiserelevanten Ausgaben unterteilt in Zeitraum/ Region/ Geschäftsbereich/ Kostenstelle.
  • Erzielte Einsparungen aus Verträgen mit Leistungsträgern gegenüber dem Marktpreis.
  • Erstattungsdauer Reisekostenabrechnung: Die durchschnittliche Anzahl der Tage zwischen Einreichung einer Abrechnung und dem Tag der Auszahlung.
  • Top Airlines: Welche Fluggesellschaften werden bevorzugt genutzt?
  • Top Hotels: Welche Hotels bzw. Hotelketten werden bevorzugt gebucht?
  • Mietwagenbuchungsliste: Welche Mietwagen wurden gebucht?
  • Umbuchungsraten: Wie viele Ticketänderungen erfolgten, im Vergleich zur Gesamtsumme aller ausgestellten Tickets?
  • Reisendenzufriedenheit: Ergebnisse aus Befragungen der reisenden Mitarbeiter in Prozent.
  • Nichteinhaltung des niedrigsten Flugpreises: Ticketpreis minus dem niedrigsten Flugpreis im Verhältnis zu den gesamten Flugausgaben.

Ziele und Vorteile von Dienstreise-Reportings mit DecisionSource

Mit DecisionSource erfolgt das Erstellen von KPIs quasi auf Knopfdruck. Wichtig ist es, diese Kennzahlen aufzubereiten und in einer Datenbank einheitlich zu konsolidieren. Sinnvoll sind Vergleiche im Zeitablauf, bei gleichbleibender Erhebungsmethode und einheitlicher Datenbasis. Durch umfangreiche Analyse der Daten, lassen sich Kostenänderungen erkennen und bewerten. Ebenso erstellen Sie mit DecisionSource intelligente Reportings, mit denen Sie Möglichkeiten zur Verbesserung des Geschäftsreiseprogramms identifizieren. Dank anschaulicher Visualisierung der Daten und Darstellung in aussagekräftigen Grafiken teilen Sie auch komplexe Datenmengen schnell mit wichtigen Beteiligten. So schaffen Sie optimale Transparenz, bekommen eine klare Kommunikationsgrundlage und erhalten eine wichtige Entscheidungshilfe.

Zusammenfassend noch einmal die Ziele und Vorteile des Dienstreise-Reportings mit DecisionSource im Überblick:

  • Erhalten Sie verlässliche Daten als Ausgangsbasis.
  • Ziehen Sie wichtige Erkenntnisse aus dem Datenkontext.
  • Beeinflussen Sie das Reiseverhalten der Mitarbeiter zielgerichtet.
  • Überwachen Sie die Reiserichtlinie genauer und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.
  • Schaffen Sie eine klare Kommunikationsgrundlage und Argumentationshilfe.
  • Treffen Sie Entscheidungen, die zum Erfolg führen.

Reportings und Reisekostenabrechnung – Services bei BCD Travel

BCD Travel unterstützt Unternehmen bei der Planung und Buchung von Geschäftsreisen. Bei uns erhalten Sie alle wichtigen Reisedienstleistungen aus einer Hand, bei voller Kostenkontrolle. Das Tool DecisionSource für Reisende und Travel Manager bietet seinen Anwendern:

Optimierte Reiseplanung

Sicherheit für reisende Mitarbeiter

Auswertung, Reporting und Analyse

Zahlungs- und Kostenmanagement

Sicherer Kostenüberblick

Gerade im Bereich der Geschäftsreisen macht sich in vielen Unternehmen ein hoher Kostendruck bemerkbar. Das führt dazu, dass in den Reiserichtlinien hohe Einsparungen festgelegt werden. BCD Travel unterstützt Sie dabei, Prozesse ganzheitlich zu betrachten und Sparpotenziale aufzudecken. Mit unseren innovativen Reisekostenmanagement-Lösungen, Tools und Software-Lösungen optimieren Sie die Prozesse im Bereich der Geschäftsreisen. Mit langjähriger Erfahrung auf dem Reisemarkt und unseren engagierten Mitarbeitern in über 100 Ländern sorgen wir dafür, dass Ihre Geschäftsreisen sicherer und produktiver verlaufen. Erfahren Sie jetzt mehr über unsere Leistungen. Gerne stehen wir Ihnen für eine ausführliche Beratung zur Verfügung.