Hotel programma hack: Meer tarieven toevoegen om “beter” boekingsgedrag te krijgen

Voor veel zakenreisprogramma’s is de hotelstrategie lang opgebouwd rond één idee: het onderhandelde tarief is het beste tarief. Als het zakelijk is, moet het het beste zijn. Zo niet, dan is het verdacht.Die logica weerspiegelt niet langer hoe reizigers hotelkamers boeken of prijzen.

Hier is de hack: Om uw hoteluitgaven te optimaliseren, biedt u meer tarieven aan-niet minder

Reizigers van vandaag werken in een consumer-first omgeving. Ze vergelijken instinctief prijzen, verwachten standaard transparantie en merken het meteen wanneer een “zakelijk” tarief meer kost en minder voordelen biedt. Als dat gebeurt, gaan ze gewoon op zoek en boeken ze ergens anders. Dit is waar het lekken van hotelprogramma’s begint. Reizigers willen het beleid niet negeren, maar het programma laat hen niet het volledige plaatje zien.

Waarom één hoteltarief niet altijd wint

Onderhandelde bedrijfstarieven zijn nog steeds waardevol. Ze zijn gebaseerd op volume, relaties met voorkeursleveranciers en een langetermijnstrategie. Maar ze zijn ook ontworpen voor gemiddelden, niet voor elk verblijf, elke stad of elke nacht.

Op een bepaalde reis kan een onderhandeld tarief:

• Meer kosten dan andere beschikbare opties
• Voorzieningen zoals ontbijt, Wi-Fi of parkeren uitsluiten
• Strengere annuleringsregels hebben
• Minder waarde bieden voor het verblijf

Dat maakt het nog geen slecht tarief. Het betekent alleen dat het niet altijd de beste is.

Als reizigers een aantrekkelijkere optie zien op consumentensites zoals Booking.com of Expedia, ligt de keuze voor de hand. Ze zijn getraind om te vergelijken en te kiezen. Het probleem is dat er vaak niets vergelijkbaars te vinden is in de zakelijke booking tool.

Lekkage is geen nalevingsprobleem, maar een ontwerpprobleem

We zullen het blijven zeggen: een van de grootste misvattingen over boekingen buiten het programma is dat ze gebeuren omdat reizigers er niets om geven. In werkelijkheid gebeuren ze wanneer de opties beperkt lijken. Als een programma geen concurrerende hotelprijzen weergeeft, zullen reizigers de gewenste prijzen buiten het programma vinden.

De laagste logischehoteltarieven

Moderne hotelprogramma’s gaan niet over het afdwingen van één type tarief. Ze leiden reizigers naar het laagste logische hoteltarief. Dat wil zeggen, de optie die de juiste balans biedt tussen prijs, voorzieningen, flexibiliteit en naleving van het beleid.

Het laagste logische tarief:

• Is concurrerend geprijsd
• Omvat de diensten en voordelen die de reiziger echt nodig heeft
• Voldoet aan het programmabeleid
• Is beschikbaar binnen het beheerde programma

Het tarief kan een vooraf onderhandelde optie zijn zoals BCD Great Rates, een door het bedrijf onderhandeld tarief of een GDS-tarief. Het kan zelfs een tarief zijn van derden, zoals Booking.com of Expedia.

Het gaat er niet om waar het tarief vandaan komt. Het gaat om het resultaat: de beste waarde voor het verblijf, geboekt in het programma.

Meer tarieven verminderen de controle niet – ze vergroten de controle

De angst bestaat dat het toevoegen van meer hoteltarieven het beleid zal verzwakken of reizigers in verwarring zal brengen. In de praktijk gebeurt het tegenovergestelde. Als reizigers meerdere, relevante tarieven naast elkaar kunnen zien in de boekingstool, zijn ze geneigd om niet meer elders te boeken.

En er is een voordeel voor travel managers. Door alle soorten tarieven samen te tonen, wordt in realtime duidelijk hoe concurrerend de onderhandelde hoteltarieven zijn:

• Waar onderhandelde tarieven consistent winnen
• Waar ze inconsistent presteren
• Waar ze zelden de beste waarde bieden

Na verloop van tijd kunnen deze gegevens worden gebruikt om:

• Toekomstige hotelonderhandelingen te onderbouwen
• Reismanagers te helpen hun inkoopinspanningen te richten
• Gesprekken met leveranciers te versterken met bewijzen

Consumentenverwachtingen zijn geen trend – ze zijn een basislijn

Reizigers verwachten al prijskeuze en transparantie. Dat negeren maakt programma’s niet sterker, maar ouderwets. Als reizigers het gevoel hebben dat het programma hen helpt om slimme beslissingen te nemen, stoppen ze met zoeken naar oplossingen. Dat is de winst: Boekingen blijven in het programma. Travel managers behouden zichtbaarheid, invloed en inzicht. Iedereen profiteert.

Keuze en duidelijke richtlijnen

Het uitbreiden van hoteltariefopties alleen is niet genoeg. Succesvolle reisprogramma’s investeren ook in doelgerichte communicatie, zodat reizigers begrijpen:

• Waarom ze verschillende opties zien
• Hoe ze het laagste logische tarief kunnen herkennen
• Waar het programma voor optimaliseert

Dit kan bestaan uit duidelijke berichten in de online booking tool, beleidstaal die gericht is op resultaten en gerichte communicatie met reizigers die de intentie van het programma versterken: betere beslissingen, geen strengere beperkingen.

De toekomst van hotelboekingen is logica, niet loyaliteit

Bedrijfstarieven zijn nog steeds belangrijk en dat zal altijd zo blijven. Maar ze zijn niet langer het automatische antwoord. De sterkste programma’s zijn niet de meest beperkende, maar de meest transparante. Door het juiste tarief aan te bieden met de juiste voorzieningen en de juiste mate van flexibiliteit, verdienen ze vertrouwen, blijven de uitgaven geoptimaliseerd en wordt de compliance verhoogd.