1. Fornire briefing sulla destinazione per le località a rischio
La maggior parte delle organizzazioni richiede l’approvazione preventiva dei viaggi verso destinazioni considerate ad alto rischio. Una volta approvati gli itinerari ad alto rischio, il reparto viaggi o sicurezza dovrebbe fornire un briefing sulla destinazione che copra i rischi e le vulnerabilità note, i consigli per la sicurezza personale, le informazioni rilevanti sulle minacce e le istruzioni per i contatti di emergenza. Il briefing potrebbe includere informazioni generali sul luogo e sulla cultura locale, sui fattori ambientali, sulle aree da evitare, sui vaccini necessari e sui consigli di viaggio. L’informazione è fondamentale per viaggiare in sicurezza.
2. Formazione sulla sicurezza dei viaggiatori
Uno dei principi fondamentali della formazione sulla sicurezza dei viaggi è la consapevolezza del viaggiatore. La formazione sulla sicurezza deve riguardare la consapevolezza della situazione, i comportamenti da tenere, i potenziali problemi a destinazione, le questioni specifiche dei viaggiatori (razza, sesso, sessualità, religione, età, ecc.) e istruzioni chiare su come seguire il piano di risposta alle crisi dell’organizzazione.
3. Usare solo fornitori di hotel, aerei e auto di fiducia
È importante che i viaggiatori si rivolgano solo a società che la vostra organizzazione ha controllato per quanto riguarda la sicurezza. Assicuratevi che i viaggiatori siano ben informati sulle politiche aziendali relative ai fornitori approvati per il trasporto aereo, alberghiero, ferroviario e terrestre, compresi i servizi di autista per le destinazioni in cui il noleggio di auto è sconsigliato o vietato per motivi di sicurezza.
4. Mettere in contatto i viaggiatori d’affari con l’ambasciata locale.
Incoraggiate i viaggiatori a registrare il proprio nome e numero di passaporto presso l’ambasciata locale prima della partenza. Questo è particolarmente importante nelle destinazioni in cui regna l’instabilità civile o politica.
Il vostro programma di viaggi d’affari è pronto per i rischi?
La vostra azienda è pronta a garantire la sicurezza dei vostri dipendenti quando viaggiano per conto dell’organizzazione? Per scoprirlo, partecipate al nostro Traveler Security Program Assessment. Durante una sessione di “scoperta” dal vivo della durata di un giorno, due esperti di gestione del rischio di BCD e i principali stakeholder della vostra azienda conducono un esame approfondito del vostro programma di gestione del rischio di viaggio per verificarne l’efficacia rispetto ai rischi di viaggio odierni. La valutazione completa esplora 11 aspetti chiave di un programma di gestione del rischio di viaggio, tra cui la politica, l’assistenza ai viaggiatori e la gestione degli incidenti, ed è pienamente allineata alla norma ISO 31030 – Gestione del rischio di viaggio, il primo standard globale per il rischio legato ai viaggi.
5. Pianificare i check-in per i viaggiatori d’affari
Stabilite un protocollo di check-in tra viaggiatori e datori di lavoro. I viaggiatori devono pianificare i check-in all’arrivo, quando cambiano sede e ad altri intervalli predefiniti. Stabilire il metodo di comunicazione e una copia di riserva: telefonate, e-mail, messaggi di testo o notifiche push. I clienti BCD che hanno abilitato le funzionalità di risposta alle emergenze nell’app TripSource®per i viaggiatori hanno il valore aggiunto di vedere chi ha effettuato il check-in come sicuro, in modo da potersi concentrare sui viaggiatori rimanenti.
6. Coinvolgere l’IT nei piani di sicurezza dei viaggiatori d’affari
Lacriminalità informatica è più diffusa in alcune destinazioni. Integrate i protocolli di sicurezza informatica nel vostro programma di sicurezza per i viaggiatori d’affari per combattere gli hackeraggi. Ai viaggiatori può essere richiesto o consigliato di portare con sé dispositivi puliti con dati e informazioni limitate o di applicare la tecnologia di crittografia ai dispositivi attuali.
7. Suggerite strumenti di sicurezza per le camere d’albergo
Incoraggiate i viaggiatori a considerare la possibilità di portare in valigia strumenti di sicurezza supplementari per la camera d’albergo. Tappi per porte, lucchetti da viaggio e coperture per spioncini offrono un ulteriore livello di sicurezza e tranquillità.
8. Incoraggiare i viaggiatori d’affari a mantenere un profilo basso
Incoraggiate i viaggiatori d’affari a rimuovere i loghi o le etichette identificative dai bagagli e dall’abbigliamento. I gioielli e gli altri oggetti di valore devono essere tenuti nascosti e riposti in modo sicuro quando non vengono utilizzati. In generale, i viaggiatori d’affari dovrebbero evitare comportamenti ostentativi che potrebbero attirare l’attenzione di malintenzionati.
Il dovere di diligenza è un esercizio di gruppo
Creare o rivedere il programma di sicurezza dei viaggiatori per coprire i viaggi ad alto rischio è un esercizio completo che dovrebbe coinvolgere gli stakeholder di diversi dipartimenti. Tra questi potrebbero esserci gli organizzatori dei viaggi, le risorse umane, la gestione del rischio, gli acquisti, gli esperti di comunicazione, le tecnologie informatiche e la società di gestione dei viaggi.
Prepararsi a partire
L’hub informativo COVID-19 all’interno della nostra pluripremiata piattaforma TripSource® aiuta a mantenere i viaggiatori al sicuro in ambienti a rischio elevato. Le caratteristiche includono:
- Livelli di rischio e requisiti del Paese COVID-19
- Informazioni su hotel e compagnie aeree, compresi i protocolli di pulizia, i requisiti per i test, le certificazioni sanitarie necessarie, le regole di quarantena e altro ancora.
- Funzionalità multilingue