Come prepararsi ai viaggi d’affari internazionali

1. Privilegiare il benessere

La stanchezza da viaggio dovuta a lunghe distanze e al salto di fuso orario può influire sul benessere del viaggiatore e ostacolare la produttività durante un viaggio di lavoro. Per ridurre il jet lag, i viaggiatori dovrebbero prenotare i voli con gli orari e la classe di servizio migliori consentiti dalla loro polizza di viaggio. Programmate i voli in modo che coincidano con le abitudini di veglia e sonno ed evitate gli scali quando possibile. Se lo scalo è inevitabile, approfittatene. Chiedete al personale della compagnia aerea o dell’aeroporto quali sono i posti migliori per mangiare, riposare o recuperare il lavoro. Molti aeroporti ospitano installazioni artistiche, spettacoli di musica dal vivo e persino mini-giardini o parchi di divertimento (stiamo guardando l’aeroporto Changi di Singapore). Durante lo scalo, guardate l’orologio e lasciatevi tutto il tempo necessario per raggiungere il gate per la coincidenza.

2. Gestite in anticipo passaporti e visti

Passaporti

La richiesta di un passaporto nuovo o rinnovato può richiedere settimane o mesi, soprattutto nei Paesi che stanno riprendendo i viaggi e il turismo dopo la chiusura. A seconda del Paese, il passaporto deve essere valido per un periodo di tempo specifico dopo la data di partenza, in genere tre o sei mesi. Le regole variano a seconda del Paese di destinazione e della nazionalità del viaggiatore.

Visti

Procuratevi i visti e i passaporti necessari con largo anticipo. Alcuni Paesi offrono il visto all’arrivo, altri richiedono una richiesta anticipata. La maggior parte dei Paesi utilizza un portale di visti elettronici per le richieste di visto online. Il passaporto deve avere un numero di pagine vuote per il visto sufficiente a soddisfare i requisiti del Paese di destinazione. In caso di dubbio, controllate le informazioni di viaggio sul sito web ufficiale del governo del Paese di destinazione o contattate l’agenzia governativa designata nel Paese di cittadinanza del viaggiatore.

3. Seguire gli avvisi e le avvertenze di viaggio

I viaggiatori devono consultare le fonti governative ufficiali per verificare la presenza di avvisi di viaggio e avvisi che potrebbero influenzare il viaggio. Questi possono includere eventi di rischio, meteorologici o sanitari.

TripSource® di BCD fornisce ai clienti e ai viaggiatori informazioni e avvisi per garantire la sicurezza prima, durante e dopo il viaggio. I viaggiatori possono ricevere avvisi sulla sicurezza, sulle condizioni meteorologiche e sui trasporti.

4. Programmare le vaccinazioni e i test obbligatori

I viaggiatori devono essere a conoscenza dei requisiti di ingresso specifici per ogni destinazione per quanto riguarda test, quarantena, farmaci e vaccinazioni. I viaggiatori hanno la responsabilità di contattare gli operatori sanitari per ottenere informazioni e fissare gli appuntamenti necessari. Lasciare il tempo necessario per sottoporsi ai vaccini o ai farmaci richiesti. I vaccini possono richiedere più dosi nel tempo. Alcuni farmaci preventivi, come quelli usati per trattare la malaria, devono essere somministrati prima del viaggio. Condividete con il medico le preoccupazioni per la salute, gli itinerari e le attività programmate, in modo da poter fornire consigli e raccomandazioni per mantenersi in salute durante il viaggio. Assicuratevi di ottenere la documentazione adeguata per gli esami, le vaccinazioni e i farmaci.

5. Preparare i bagagli in modo adeguato

Le regole sul bagaglio per i voli internazionali possono essere più rigide rispetto a quelle per i viaggi nazionali. Di solito è consentito portare a bordo un oggetto personale (come una borsa, una valigetta o un computer portatile) e un oggetto a mano. Le quantità e il peso consentiti per il bagaglio registrato variano. Consultare la compagnia aerea per conoscere le tariffe, le regole e le restrizioni specifiche.

6. Scambio di denaro

Di quanto denaro avrete bisogno per un viaggio d’affari internazionale? È una bella domanda. E non possiamo rispondere. È comunque una buona idea tenere a portata di mano del denaro contante. Quando decidete quanto, considerate la facilità di accesso ai fondi presso le banche locali e gli sportelli bancomat in caso di necessità. Tenete presente la sicurezza. Non è mai una buona idea mostrare grandi quantità di contanti in qualsiasi momento; procuratevi un buon mix di tagli di valuta.

Decidete se cambierete la valuta a casa o a destinazione. Le commissioni di cambio valuta sono solitamente meno costose presso gli istituti finanziari rispetto agli aeroporti, alle stazioni ferroviarie o agli hotel.

Prima di partire

1. Informate i fornitori di carte di credito, di telefoni cellulari e di altri servizi pertinenti sui piani di viaggio per evitare interruzioni dei servizi o blocchi per indagini sulle frodi.
2. Approfittate dei programmi governativi ufficiali per la sicurezza dei viaggiatori, come lo Smart Traveler Enrollment Program (STEP), un servizio gratuito che consente ai cittadini statunitensi che viaggiano e vivono all’estero di iscrivere il proprio viaggio presso l’Ambasciata o il Consolato degli Stati Uniti più vicino.
3. In caso di emergenza: Utilizzate il TripSource Document Vault per conservare le copie digitali dei vostri documenti di viaggio più importanti. Questi includono il passaporto, i documenti di identità rilasciati dallo Stato o dal governo, l’itinerario di viaggio, i documenti per il vaccino, i contatti di emergenza e le informazioni sull’ambasciata locale. Se preferite le copie stampate, conservatele separatamente dai documenti originali in un luogo sicuro.
4. Proteggete i vostri dispositivi connessi a Internet dagli attacchi informatici. Aggiornate il software antivirus, fate il backup delle informazioni importanti e collegatevi solo a reti che ritenete ragionevolmente sicure.