1. Priorité au bien-être
La fatigue due aux longs trajets en avion et aux sauts de fuseaux horaires peut affecter le bien-être du voyageur et nuire à sa productivité lors d’un voyage d’affaires. Pour atténuer le décalage horaire, les voyageurs doivent réserver les meilleurs horaires de vol et la meilleure classe de service autorisés par leur politique de voyage. Les horaires des vols doivent correspondre aux rythmes habituels de réveil et de sommeil – et éviter les escales dans la mesure du possible. Si une escale est inévitable, profitez-en. Demandez aux employés de la compagnie aérienne ou de l’aéroport quels sont les meilleurs endroits pour manger, se reposer ou travailler. De nombreux aéroports abritent des installations artistiques, des concerts, voire des mini-jardins ou des parcs d’attractions (nous vous regardons, aéroport Changi de Singapour). Pendant l’escale, surveillez l’horloge et prévoyez suffisamment de temps pour atteindre la porte d’embarquement du vol de correspondance.
2. Préparez vos passeports et visas à l’avance
Passeports
La demande d’un nouveau passeport ou d’un renouvellement peut prendre des semaines, voire des mois, en particulier dans les pays qui reprennent les voyages et le tourisme à la suite de la fermeture. Selon le pays, le passeport doit être valable pendant une période déterminée après la date de départ, généralement trois ou six mois. Les règles varient selon le pays de destination et la nationalité du voyageur.
Visas
Procurez-vous les visas et les passeports nécessaires suffisamment à l’avance. Certains pays proposent des visas à l’arrivée, d’autres exigent des demandes préalables. La plupart des pays utilisent un portail e-visa pour les demandes de visa en ligne. Le passeport doit comporter suffisamment de pages vierges pour satisfaire aux exigences du pays de destination. En cas de doute, vérifiez les informations de voyage sur le site web officiel du gouvernement du pays de destination ou contactez l’agence gouvernementale désignée dans le pays de citoyenneté du voyageur.
3. Tenir compte des conseils et avertissements aux voyageurs
Les voyageurs doivent consulter les sources gouvernementales officielles pour prendre connaissance des conseils et avis aux voyageurs susceptibles d’avoir une incidence sur leur voyage. Il peut s’agir de risques, de conditions météorologiques ou d’événements sanitaires.
TripSource® de BCD fournit aux clients et aux voyageurs des informations et des alertes pour les aider à assurer leur sécurité avant, pendant et après le voyage. Les voyageurs peuvent recevoir des alertes concernant la sécurité, la météo et les transports.
4. Planifier les vaccinations et les tests obligatoires
Les voyageurs doivent connaître les conditions d’entrée spécifiques à chaque destination en ce qui concerne les tests, la quarantaine, les médicaments et les vaccins. Il incombe aux voyageurs de contacter les prestataires de soins de santé pour obtenir des informations et prendre les rendez-vous nécessaires. Prévoyez suffisamment de temps pour vous faire vacciner ou prendre les médicaments nécessaires. Les vaccins peuvent nécessiter plusieurs doses au fil du temps. Certains médicaments préventifs, comme ceux utilisés pour traiter le paludisme, doivent être pris avant le voyage. Faites part de vos préoccupations en matière de santé, de vos itinéraires et des activités prévues à votre prestataire de soins, afin qu’il puisse vous donner des conseils et des recommandations pour rester en bonne santé pendant votre voyage. Veillez à obtenir les documents nécessaires pour les tests, les vaccinations et les médicaments.
5. Faites vos valises correctement
Les règles en matière de bagages pour les vols internationaux peuvent être plus strictes que pour les voyages nationaux. En général, un bagage personnel (sac à main, porte-documents ou sacoche d’ordinateur portable) et un bagage à main sont autorisés à bord. La quantité et le poids autorisés pour les bagages enregistrés varient. Consultez la compagnie aérienne pour connaître les frais, les règles et les restrictions spécifiques.
S’informer avant de partir
Les risques et les exigences en matière de voyage semblant changer à chaque minute, les informations en temps réel sont indispensables pour prendre des décisions en toute confiance. Notre centre d’information primé aide les voyageurs et les gestionnaires de voyages à prendre des décisions intelligentes et sûres dans un environnement de voyages d’affaires en constante évolution.
6. Échanger de l’argent
De combien d’argent aurez-vous besoin pour un voyage d’affaires international ? Et nous ne pouvons pas y répondre. Il est cependant conseillé de garder de l’argent liquide à portée de main. Lorsque vous décidez de la quantité d’argent dont vous avez besoin, tenez compte de la facilité avec laquelle vous pouvez accéder aux banques locales et aux guichets automatiques en cas de besoin. Gardez la sécurité à l’esprit. Il n’est jamais bon de montrer de grandes quantités d’argent liquide à tout moment ; prévoyez un bon mélange de dénominations.
Décidez si vous changerez vos devises chez vous ou à votre destination. Les frais de change sont généralement moins élevés dans les institutions financières que dans les aéroports, les gares ou les hôtels.
S’agira-t-il d’un débit ou d’un crédit ?
Les voyageurs peuvent se retrouver dans un souk, un café ou un autre magasin et se demander quel type de carte utiliser pour payer. Faire le meilleur choix entre une carte de crédit et une carte de débit (bancaire) peut signifier moins de tracas, une meilleure tenue des dossiers et des économies – pour les voyageurs et leurs employeurs.
Avant de partir
- Informez les fournisseurs de cartes de crédit, de téléphones portables et d’autres services concernés de vos projets de voyage afin d’éviter toute interruption ou tout blocage des services dans le cadre d’enquêtes sur des fraudes.
- Profitez des programmes officiels de sécurité des voyageurs, comme le Smart Traveler Enrollment Program (STEP) des États-Unis, un service gratuit permettant aux citoyens et ressortissants américains voyageant et vivant à l’étranger d’inscrire leur voyage auprès de l’ambassade ou du consulat des États-Unis le plus proche.
- En cas d’urgence : Utilisez le TripSource Document Vault pour stocker des copies numériques de vos documents de voyage importants. Il s’agit notamment du passeport, des pièces d’identité délivrées par l’État ou le gouvernement, de l’itinéraire du voyage, des documents relatifs aux vaccins, des coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence et des informations relatives à l’ambassade locale. Si vous préférez les copies imprimées, conservez-les séparément des documents originaux dans un endroit sûr.
- Protégez vos appareils connectés à Internet contre les cyberattaques. Mettez à jour les logiciels antivirus, sauvegardez les informations importantes et ne vous connectez qu’à des réseaux que vous jugez raisonnablement sûrs.
