1. Informieren Sie über risikoreiche Reiseziele
Die meisten Organisationen verlangen vor der Reise eine Genehmigung für Reiseziele, die sie als risikoreich einstufen. Sobald risikoreiche Reiserouten genehmigt sind, sollte die Reise- oder Sicherheitsabteilung eine Zielgebietseinweisung durchführen, die bekannte Risiken und persönliche Sicherheitstipps, relevante Informationen über Bedrohungen und Anweisungen für den Notfall enthält. Das Briefing könnte allgemeine Informationen über den Ort und die lokale Kultur, Umweltfaktoren, zu meidende Gebiete, erforderliche Impfungen und Reisehinweise enthalten. Informationen sind entscheidend für eine sichere Reise.
2. Führen Sie ein Sicherheitstraining für Reisende durch
Einer der wichtigsten Grundsätze der Sicherheitsschulung für Reisende ist die Sensibilisierung der Reisenden. In den Sicherheitsschulungen sollte das Situationsbewusstsein geschult werden, worauf zu achten ist, welche Probleme am Zielort auftreten können, welche Besonderheiten für Reisende gelten (Rasse, Geschlecht, Sexualität, Religion, Alter usw.) und wie der Krisenreaktionsplan der Organisation zu befolgen ist.
3. Verwenden Sie nur geprüfte Hotel-, Flug- und Autovermieter
Es ist wichtig, dass Reisende nur mit Unternehmen zusammenarbeiten, die von Ihrer Organisation auf ihre Sicherheit überprüft wurden. Vergewissern Sie sich, dass die Reisenden mit den Reiserichtlinien des Unternehmens hinsichtlich der zugelassenen Anbieter von Flug-, Hotel-, Bahn- und Bodentransportmitteln vertraut sind, einschließlich Chauffeurdiensten für Reiseziele, an denen die Anmietung von Autos aus Sicherheitsgründen entweder nicht empfohlen oder verboten ist.
4. Verbindung der Geschäftsreisenden mit der örtlichen Botschaft
Ermutigen Sie die Reisenden, ihren Namen und ihre Passnummer vor der Abreise bei der örtlichen Botschaft zu registrieren. Dies ist besonders wichtig bei Reisezielen, die von ziviler oder politischer Instabilität betroffen sind.
Ist Ihr Geschäftsreiseprogramm auf Risiken vorbereitet?
Ist Ihr Unternehmen in der Lage, die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten, wenn diese im Namen des Unternehmens reisen? Um das herauszufinden, nehmen Sie an unserem Traveler Security Program Assessment teil. Während einer eintägigen Live-Sitzung führen zwei BCD-Risikomanagement-Experten zusammen mit den wichtigsten Interessenvertretern Ihres Unternehmens eine gründliche Überprüfung Ihres Risikomanagementprogramms für Geschäftsreisen durch, um die Wirksamkeit im Hinblick auf die heutigen Reiserisiken zu überprüfen. Die umfassende Bewertung untersucht 11 Schlüsselaspekte eines Programms zum Management von Reiserisiken, einschließlich Richtlinien, Unterstützung von Reisenden und Management von Zwischenfällen, und ist vollständig auf die ISO 31030 – Travel Risk Management, die erste globale Norm für reisebezogene Risiken, abgestimmt.
5. Planen Sie Check-Ins für Geschäftsreisende
Richten Sie ein Check-in-Protokoll zwischen Reisenden und Arbeitgebern ein. Die Reisenden sollten Check-Ins bei der Ankunft, beim Wechsel des Standorts und in anderen vordefinierten Abständen planen. Legen Sie eine Kommunikationsmethode und ein Backup fest – dazu können Telefonanrufe, E-Mails, SMS oder Push-Benachrichtigungen gehören. Wenn ein Zwischenfall eintritt, können Reise- und Sicherheitsmanager BCDAlert nutzen, um betroffene Reisende direkt von der App aus per SMS, E-Mail oder Click-to-Call zu kontaktieren. BCD-Kunden, die die Emergency Response-Funktionen in der TripSource®-Reise-App aktiviert haben, haben den zusätzlichen Vorteil, dass sie sehen können, wer als sicher eingecheckt hat, so dass sie sich auf die übrigen Reisenden konzentrieren können.
6. Einbindung der IT-Abteilung in die Sicherheitspläne für Geschäftsreisende
Cyberkriminalität ist an bestimmten Reisezielen häufiger anzutreffen. Integrieren Sie IT-Sicherheitsprotokolle in Ihr Sicherheitsprogramm für Geschäftsreisende, um Hackerangriffe zu bekämpfen. Möglicherweise wird von den Reisenden verlangt oder ihnen geraten, saubere Geräte mit einer begrenzten Anzahl von Daten und Informationen mit sich zu führen, oder sie müssen Verschlüsselungstechnologien auf die vorhandenen Geräte anwenden.
7. Empfehlen Sie Sicherheitstools für Hotelzimmer
Ermutigen Sie die Reisenden, zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen für das Hotelzimmer einzupacken. Türstopper, Reiseschlösser und Gucklochabdeckungen sorgen für zusätzliche Sicherheit und Seelenfrieden.
8. Ermuntern Sie Geschäftsreisende, sich unauffällig zu verhalten
Ermuntern Sie Geschäftsreisende, erkennbare Logos oder Anhänger von Gepäck und Kleidung zu entfernen. Schmuck und andere Wertgegenstände sollten versteckt und sicher verstaut werden, wenn sie nicht gebraucht werden. Generell sollten Geschäftsreisende ostentatives Verhalten vermeiden, das die Aufmerksamkeit böswilliger Akteure auf sich ziehen könnte.
Fürsorgepflicht ist eine Gruppenaufgabe
Die Erstellung oder Überarbeitung Ihres Sicherheitsprogramms für Geschäftsreisende im Hinblick auf Reisen mit hohem Risiko ist eine umfassende Aufgabe, an der Beteiligte aus verschiedenen Abteilungen mitwirken sollten. Dazu können Reise-Bucher, Personalabteilung, Risikomanagement, Beschaffung, Kommunikationsexperten, Informationstechnologie und das Reisemanagementunternehmen (TMC) gehören.
Bereit für den Einsatz
Der COVID-19 Information Hub innerhalb unserer preisgekrönten TripSource®-Plattform hilft, Reisende in Umgebungen mit erhöhtem Risiko zu schützen. Die Funktionen umfassen:
- COVID-19-Länderrisikostufen und -anforderungen
- Informationen zu Hotels und Fluggesellschaften, einschließlich Reinigungsprotokollen, Testanforderungen, erforderlichen Gesundheitszertifikaten, Quarantänevorschriften und mehr
- Mehrsprachige Funktionalität