1. Ofrezca sesiones informativas sobre destinos riesgosos
Muchas organizaciones exigen autorizaciones previas cuando se trata de viajes a destinos considerados de alto riesgo. Una vez aprobados los itinerarios, los departamentos de viajes o seguridad deben ofrecer una sesión informativa sobre el destino en la que se traten vulnerabilidades y riesgos conocidos; consejos de seguridad personal; consejos para viajar a dichos lugares; información relevante sobre amenazas, e instrucciones sobre contactos en caso de emergencia. La sesión podría incluir información sobre: generalidades del lugar, cultura local, factores medioambientales, zonas a evitar, vacunas necesarias y consejos de viaje. Los datos son fundamentales para viajar con seguridad.
2. Brinde formación en seguridad a los viajeros
Uno de los principales principios de la formación sobre seguridad en los viajes es la sensibilización del viajero. La formación en seguridad debe abordar: conocimiento del entorno, aspectos a tener en cuenta, posibles problemas en el lugar de destino, características específicas del viajero (raza, género, sexualidad, religión, edad, entre otras) e instrucciones claras sobre cómo seguir el plan de respuesta a crisis de la organización.
3. Recurra sólo a proveedores autorizados de hoteles, vuelos y autos
Este es uno de los consejos para viajar más relevantes. Es importante que los viajeros solo acudan a empresas cuya seguridad haya sido comprobada por su organización. Asegúrese de que conozcan bien las políticas de viaje respecto a proveedores autorizados de transporte aéreo, hoteles, trenes y desplazamiento por tierra, incluidos los servicios de chófer en destinos donde se desaconseja o prohíbe el alquiler de autos por motivos de seguridad.
4. Contacte a sus viajeros con embajadas locales
Anime a los viajeros a registrar su nombre y número de pasaporte en la embajada local antes de partir. Esto es especialmente importante en destinos con inestabilidad civil o política.
¿Está preparado su programa de viajes de negocios para afrontar los riesgos?
¿Su empresa puede garantizar la seguridad de sus empleados cuando viajan en nombre de la organización? Para averiguarlo, realice nuestra Evaluación de programa de seguridad del viajero. Durante una sesión de descubrimiento en vivo, de un día de duración, dos expertos en gestión de riesgos de BCD y los principales interesados de su empresa revisan en profundidad su programa para la gestión de riesgos en los viajes, con el fin de comprobar su eficacia frente a riesgos actuales. La exhaustiva evaluación explora 11 aspectos clave de un programa de gestión de riesgos en los viajes, incluidas política, asistencia al viajero y gestión de incidentes. Está alineada con la norma ISO 31030 – Gestión de riesgos en los viajes, la primera normativa mundial sobre este tema.
5. Planifique el check-in de sus viajeros corporativos
Establezca un protocolo de check-in entre viajeros y empleadores. Los viajeros deben planificar su registro al llegar, al cambiar de destino y en otros intervalos predefinidos. Establezca un método de comunicación y un mecanismo alternativo: llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes de texto o notificaciones automáticas. Cuando se produce un incidente, los gestores de viajes y seguridad pueden usar BCD Alert para contactar a los viajeros afectados desde la aplicación, a través de SMS, correo electrónico o click-to-call. Los clientes de BCD que habilitaron las funciones de respuesta ante emergencias, en la aplicación para viajeros TripSource®, tienen el valor agregado de ver quiénes reportan estar a salvo. De esa manera, pueden concentrarse en el resto de los viajeros.
6. Involucre a TI en los planes de seguridad de los viajeros
La ciberdelincuencia es más frecuente en determinados destinos. Integre protocolos de seguridad informática en su programa de seguridad del viajero para combatir el hacking. Es posible que se exija o aconseje, entre otros consejos para viajar, llevar dispositivos limpios, con datos e información limitados, o que se deba aplicar tecnología de cifrado a los dispositivos actuales.
7. Sugiera herramientas de seguridad para las habitaciones de hotel
Invite a sus viajeros a empacar herramientas de seguridad adicionales para la habitación del hotel. Topes para puertas, cerraduras de viaje y tapas para mirillas ofrecen seguridad y tranquilidad adicionales.
8. Anime a los viajeros a mantener un perfil bajo
Entre los consejos para viajar que brinde a sus empleados, recomiéndeles retirar de su atuendo o equipaje cualquier logotipo o etiqueta de identificación. Las joyas y otros objetos de valor deben mantenerse ocultos y guardados de forma segura cuando no se usen. En general, los viajeros de negocios deben evitar comportamientos ostentosos que puedan llamar la atención de delincuentes.
El deber de cuidado es un ejercicio colectivo
Crear o revisar el programa de seguridad del viajero para cubrir los viajes de alto riesgo es un ejercicio exhaustivo en el que deben participar las partes interesadas de múltiples departamentos: organizadores de viajes, recursos humanos, gestión de riesgos, compras, expertos en comunicación, tecnologías de la información y la compañía de gestión de viajes.
Prepárese para viajar
El COVID-19 Information Hub, de nuestra galardonada plataforma TripSource®, ayuda a mantener a salvo a los viajeros en entornos de alto riesgo. Entre sus funciones se incluyen:
- Requisitos y niveles de riesgo de COVID-19, por países
- Información sobre hoteles y aerolíneas, incluidos protocolos de limpieza, requisitos de pruebas, certificaciones sanitarias necesarias, normas de cuarentena y mucho más
- Funcionalidad en varios idiomas
