1. Fornecer instruções de destino para locais de risco
A maioria das organizações exige a aprovação prévia de viagens para destinos que considerem de alto risco. Uma vez aprovados os itinerários de alto risco, o departamento de viagens ou de segurança deve fornecer um briefing sobre o destino, abrangendo os riscos e vulnerabilidades conhecidos, dicas de segurança pessoal, informações relevantes sobre ameaças e instruções de contato de emergência. O briefing pode incluir informações gerais sobre o local e a cultura local, factores ambientais, áreas a evitar, vacinas necessárias e conselhos de viagem. A informação é fundamental para uma viagem segura.
2. Realizar ações de formação sobre segurança dos viajantes
Um dos principais princípios em matéria de segurança das viagens é a sensibilização dos viajantes. A formação em segurança deve abordar a consciencialização situacional, os aspectos a ter em conta, potenciais problemas no destino, questões específicas do viajante (raça, gênero, sexualidade, religião, idade, etc.) e instruções claras sobre como seguir o plano de resposta a crises da organização.
3. Utilizar apenas fornecedores de hotéis, aviões e automóveis aprovados
É importante que os viajantes utilizem apenas empresas cuja segurança e proteção tenham sido avaliadas pela sua organização. Certifique-se de que os viajantes conhecem bem as políticas de viagem da empresa relativamente aos fornecedores aprovados para transporte aéreo, hoteleiro, ferroviário e terrestre, incluindo serviços de motorista para destinos onde o aluguer de automóveis é desaconselhado ou proibido por questões de segurança.
4. Ligar os viajantes corporativos à embaixada local
Incentivar os viajantes a registarem o seu nome e número de passaporte na embaixada local antes da partida. Isto é especialmente importante em destinos com instabilidade civil ou política.
O seu programa de viagens está preparado para os riscos?
A sua empresa está preparada para garantir a segurança e proteção dos seus colaboradores quando estes viajam em nome da organização? Para descobrir, faça a nossa Avaliação do Programa de Segurança do Viajante. Durante uma sessão de “descoberta” de um dia, dois especialistas em gestão de riscos da BCD e as principais partes interessadas da sua empresa realizam uma análise aprofundada do seu programa de gestão de riscos de viagens para verificar a eficácia em relação aos riscos de viagens atuais. A avaliação abrangente explora 11 aspectos-chave de um programa de gerenciamento de riscos de viagens, incluindo políticas, suporte ao viajante e gerenciamento de incidentes, e está totalmente alinhada com o ISO 31030 – Gerenciamento de riscos de viagens, a primeira norma global para riscos relacionados a viagens.
5. Planejar os check-ins dos viajantes
Estabelecer um protocolo de check-in entre os viajantes e os empregadores. Os viajantes devem planejar os check-ins à chegada, quando mudam de local e noutros intervalos pré-definidos. Estabelecer o método de comunicação e uma cópia de segurança – isto pode envolver chamadas telefônicas, e-mails, mensagens de texto ou notificações push. Quando ocorre um incidente, os gestores de viagens e de segurança podem utilizar o BCDAlert para contactar os viajantes afetados diretamente a partir dp app, através de SMS, e-mail ou “click-to-call”. Os clientes da BCD que ativaram as capacidades de resposta a emergências na aplicação TripSource®para viajantes têm a vantagem de saber quem fez o check-in como seguro, para se poderem concentrar nos restantes viajantes.
6. Envolver a equipa de TI nos planos de segurança dos viajantes
O crime cibernético é mais prevalente em determinados destinos. Integre protocolos de segurança informática no seu programa de segurança dos viajantes para combater a pirataria informática. Os viajantes podem ser aconselhados a transportar dispositivos limpos com dados e informações limitados ou podem ter de aplicar tecnologia de encriptação aos dispositivos atuais.
7. Sugerir ferramentas de segurança para os quartos de hotel
Incentive os viajantes a considerar a possibilidade de levar ferramentas de segurança suplementares para o quarto de hotel. Os batentes de porta, as fechaduras de viagem e as coberturas para os buracos das portas proporcionam uma camada extra de segurança e paz de espírito.
8. Incentivar os viajantes a manterem-se discretos
Incentive os viajantes de negócios a retirarem o logótipo ou as etiquetas de identificação da bagagem e do vestuário. As jóias e outros objetos de valor devem ser mantidos escondidos e guardados de forma segura quando não estão sendo utilizados. De um modo geral, os viajantes devem evitar comportamentos ostensivos que possam chamar a atenção.
O duty of care é um exercício de grupo
Criar ou rever o seu programa de segurança dos viajantes para abranger as viagens de alto risco é um exercício abrangente que deve envolver intervenientes de vários departamentos. Estes podem incluir organizadores de viagens, recursos humanos, gestão de riscos, aquisições, especialistas em comunicação, tecnologias de informação e a empresa de gestão de viagens.
Prepare-se para partir
O Centro de Informações COVID-19 da nossa premiada plataforma TripSource® ajuda a manter os viajantes seguros em ambientes de risco elevado. Os recursos incluem:
- Níveis e requisitos de risco de COVID-19 por país
- Informações sobre hotéis e companhias aéreas, incluindo protocolos de limpeza, requisitos de testes, certificações de saúde necessárias, regras de quarentena e muito mais
- Funcionalidade em vários idiomas
