Der Leitfaden für Notfälle: ISO 31030

Was ist ISO 31030?

Die ISO 31030 ist ein Leitfaden für Organisationen zum Risikomanagement von Reisen. Ziel ist es, die Sensibilität für reisebedingte Risiken zu fördern. Die ISO 31030 wird wegen der weltweiten Anwendbarkeit als Leitfaden bezeichnet, ist aber nicht für die Zertifizierung vorgesehen. Sie bietet einen strukturierten Ansatz für die Entwicklung, Umsetzung, Bewertung und Überprüfung von Richtlinien, Programmentwicklung, Identifizierung von Gefahren, Chancen und Stärken, Risikobewertung und -minimierung sowie Präventionsstrategien.

Wie Unternehmen mit dem Management von Reiserisiken umgehen

Die Umfrageergebnisse zeigen, wie Unternehmen die wichtigsten Bereiche eines Reiserisikomanagementprogramms handhaben: Reiseplanung, Unterstützung während der Reise und Überprüfungsprozess. Unternehmen fördern die Einhaltung von TRM-Initiativen, indem sie ihren Mitarbeitenden die Bedeutung der Einhaltung von Sicherheitsmaßnahmen vermitteln (63 %). Sie fördern auch die Verantwortung der Mitarbeitenden für ihre persönliche Sicherheit auf Reisen (56 %). Bei der Bewertung von Reiserisiken berücksichtigen die Unternehmen vor allem das Reiseziel, das Verkehrsmittel, die Verfügbarkeit medizinischer Versorgung und die möglichen Auswirkungen auf das Unternehmen..

Für den Ernstfall

Ein wichtiger Schritt bei der Reisevorbereitung von Mitarbeitenden ist die Bereitstellung von Kontaktinformationen für Notfälle. Die meisten Einkäufer (80 %) tun dies über ihr Intranet. Die Hälfte der Befragten gab an, dass Kontaktinformationen für Notfälle in Reiseplänen, Reiserichtlinien und in ihrer mobilen App aufgeführt sind. Unser preisgekröntes TripSource® ist eine solche Plattform, die zur Unterstützung der Fürsorgepflicht eingesetzt wird. Sie vereinfacht Geschäftsreisen und sorgt dafür, dass Reisende organisiert und informiert sind und die Unternehmensrichtlinien einhalten. Sie gibt den Nutzern die Kontrolle mit sofortigem Zugriff auf Reisedetails, Risikowarnungen, Notfallkontakte, Buchungsoptionen, Check-in-Erinnerungen, Echtzeit-Flugbenachrichtigungen, gemeinsame Nutzung von Reiseplänen und mehr.

Die Umfrage ergab auch, dass 45 % der Unternehmen keinen Support nach der Reise anbieten. Warum ist das wichtig? Fürsorgepflicht, Wohlbefinden und bewährte Verfahren für Vielfalt, Gleichberechtigung und Integration (DE&I) machen deutlich, dass Sie sich vor, während und nach einer Reise um Ihre Mitarbeitenden kümmern müssen. Wenn Ihre Geschäftsreisenden auf einer Reise auf ein Risiko, eine Gefahr oder eine Störung stoßen, haben sie dann eine Möglichkeit, den Vorfall zu melden? Und wie wird Ihr Unternehmen reagieren, wenn der Vorfall gemeldet wurde? Fast 30 % der Befragten gaben an, dass ihr Unternehmen bei einem Mitarbeitenden nachfassen würde, wenn während der Reise ein Sicherheitsvorfall oder ein medizinischer Zwischenfall aufgetreten ist.

7 Tipps zur Anwendung der ISO 31030

Basierend auf den Ergebnissen der Umfrage hat das Global Crisis Management Team von BCD die folgenden Ratschläge im Einklang mit der ISO 31030:

1. Die Risiken einer Reise hängen nicht nur mit dem Reiseziel und dem Verkehrsmittel zusammen. Außerdem sind auch noch die vorhandene Infrastruktur und persönliche Faktoren zu berücksichtigen. So müssen Unternehmen beispielsweise bedenken, dass ein Reiseziel mit hoher Luftverschmutzung für einen Asthmatiker ein hohes, für einen anderen Reisenden aber ein geringeres Risiko darstellen kann.
2. Da der Online-Zugang bei Großschadensereignissen oder in ländlichen Gebieten nicht immer möglich ist, sollten Sie den Mitarbeitenden die Kontaktdaten für Notfälle sowohl digital als auch in gedruckter Form zur Verfügung stellen, damit sie im Krisenfall leicht verfügbar sind.
3. Um sicherzustellen, dass die Bemühungen, die Mitarbeitenden mit Um sicherzustellen, dass die Bemühungen, die Mitarbeitenden mit wichtigen Informationen zu versorgen, nicht ignoriert werden, sollten Sie eine Bestätigung von ihnen verlangen, wenn Sie das TRM-Programm und Aktualisierungen vermitteln.
4. Versicherungen werden zwar häufig eingesetzt, um die Auswirkungen von Risiken zu verringern, sie sind jedoch kein Ersatz für ein umfassendes TRM-Programm.
5. Unternehmen müssen berücksichtigen, wie sich Reisen auf die Gesundheit ihrer Mitarbeitenden auswirken können, und ihnen nach einer Reise angemessene Ruhe- und Erholungszeiten einräumen. Das Überqueren mehrerer Zeitzonen, Schlafmangel, veränderte Essgewohnheiten, die Verwicklung in einen Sicherheitsvorfall, persönliche gesundheitliche Notfälle, Serviceunterbrechungen, schlechte Erfahrungen mit Dienstleistern usw. können die körperliche und geistige Gesundheit eines Reisenden nachhaltig beeinträchtigen.
6. Unternehmen sollten die verschiedenen Verfahren ihres TRM-Programms regelmäßig bewerten, prüfen und analysieren, vor allem, wenn es Änderungen bei den Anbietern oder der Organisation gibt.
7. Das Risikoprofil eines Reiseziels kann sich schnell ändern. Berücksichtigen Sie dies bei der Entscheidung, wie oft die Liste der Hochrisikoreiseziele im Verhältnis zu den betrieblichen Erfordernissen überprüft werden soll.

„Ein gutes Risikomanagementprogramm für Reisen hat eine komplexe Struktur. Die Umfrageergebnisse zeigen, dass viele Organisationen noch Verbesserungspotenzial haben“, sagte Jorge Mesa, Direktor von Global Crisis Management. „Die ISO-Norm 31030 ist ein hervorragender Ratgeber für Travel Manager, Sicherheitsbeauftragte, Einkäufer und Personalabteilungen von Unternehmen, um Risiken zu minimieren und ihre Fürsorgepflicht zu erfüllen. Sie enthält praktische Richtlinien und kann weltweit angewendet werden.“